Vous souhaitez savoir comment créer un workflow efficace afin d’optimiser la productivité de votre entreprise ?
Parfait, car c’est exactement le sujet de cet article !
En effet, dans les prochaines minutes, vous allez apprendre comment mettre en place un workflow en suivant les 5 étapes ci-dessous :
- L’audit des processus éligibles.
- L’analyse des étapes du processus.
- La définition des règles de validation du processus.
- L’attribution des responsabilités aux acteurs.
- La conception du workflow électronique.
Et donc, à la fin de votre lecture vous allez maîtriser ces cinq étapes et être capable de mettre en place un véritable tableau de bord de validation de workflow.
Maintenant, si vous êtes d’accord avec le programme, on démarre tout de suite avec l’étape d’audit.
Créer un workflow, étape 1 : auditer les processus internes et identifier ceux qu’il serait judicieux d’automatiser.
Dans cette partie, il s’agit de cartographier et d’identifier les processus utiles à automatiser.
Ainsi, l’automatisation de la gestion des processus métier peut inclure :
– La gestion des demandes de congés : automatisation des formulaires de demande l’approbation et archivage des congés des employés.
Cela inclut la soumission des demandes, la vérification des soldes de congés disponibles, et l’approbation ou le refus par les supérieurs hiérarchiques.
– Le traitement des notes de frais : mise en place d’un circuit de validation pour la soumission, la vérification, et le remboursement des notes de frais.
Ce processus peut par exemple inclure l’envoi par email de reçus, la validation par les managers, et le traitement comptable des remboursements.
– Le suivi des projets et tâches : automatisation du suivi de l’avancement des projets, de la répartition des tâches, et de la gestion des délais.
Cela permet une meilleure visibilité sur le progrès des équipes et aide à maintenir les projets dans les délais impartis.
– La gestion des approvisionnements : optimisation du processus d’achat de fournitures ou de services, comprenant la demande d’achat, l’approbation budgétaire, la sélection des fournisseurs, et le suivi de la livraison.
– La gestion de la maintenance et des ressources matérielles : création d’un process management pour la gestion des demandes de maintenance, l’attribution des ressources matérielles et le suivi de leur utilisation.
– La gestion et le suivi de dossier en général : pour suivre tout ce qui concerne un dossier client avec tous les documents associés, comme des interventions, commandes, livraisons, factures, courriers, relances, contentieux, recouvrement, etc..
– La gestion et le suivi de votre activité commerciale : pour suivre vos contacts, vos leads, vos affaires, vos contrats…
Bien évidemment, chaque entreprise est unique et a un mode de fonctionnement qui lui est propre.
Ainsi, auditer leurs processus leur permet de trouver des points d’amélioration et d’y travailler.
Toutefois, il est pertinent de différencier les workflows nécessaires de ceux qui ne le sont pas.
Alors, faites le tri !
Investir du temps pour mettre en place une gestion électronique de documents inutile peut être contre productif !
Par exemple, si l’audit révèle que la validation d’un processus ne concerne qu’un ou deux acteurs, il n’est pas toujours judicieux de mettre en place un workflow complexe avec de multiples étapes.
Maintenant, nous allons morceler le processus afin d’y extraire chaque étape.
Créer un workflow, étape 2 : découper le processus afin d’identifier chaque étape, les acteurs et les objectifs de l’étape.
La création d’un workflow efficace, ou flux opérationnel, nécessite une approche minutieuse.
Cette étape consiste à décomposer chaque processus de l’entreprise en une série d’étapes successives.
Il s’agit de modéliser avec précision chaque tâche impliquée, en vue d’atteindre une validation structurée et conforme.
Pour cela, l’identification et le détail des différentes tâches sont essentiels.
Chaque action doit être clairement définie et intégrée dans le circuit de validation.
Penser ainsi à bien définir les déclencheurs qui vont initier le workflow ou lancer une étape suivante.
Bien piloter ces opérations implique souvent l’utilisation de logiciels de gestion de business process management (BPM) comme le saas Pickaform.
En effet, ce dernier permet de formaliser l’enchaînement des actions, et générer automatiquement des diagrammes de flux (flowchart).
En découpant ainsi les processus, on assure une traçabilité et une meilleure gestion des flux.
Maintenant, que nous avons isolé et identifié chaque partie du processus, définissons les règles du jeu.
Créer un workflow, étape 3 : la définition des règles du processus de validation.
La définition claire des règles de validation est un élément pilier dans la structuration d’un workflow efficace.
Cette étape consiste à établir un ensemble de normes et de procédures qui doivent être uniformément appliquées par tous les collaborateurs.
L’objectif est de garantir la fiabilité et la conformité du flux de travaux (= workflow) au sein de l’entreprise.
Pour ce faire, il est essentiel de formaliser des directives précises.
Par exemple, il peut être nécessaire d’instaurer une étape de validation de documents incontournable, telle que la validation du chef de service, avant de permettre la progression du processus.
Ces règles contribuent à la traçabilité et à l’optimisation des processus métier, assurant au passage une gestion des flux cohérente et efficace.
Mais qui applique ces règles ? Poursuivons…
Créer un workflow, étape 4 : qui valide l’étape d’un processus ?
L’étape suivante dans la création d’un workflow électronique efficace consiste à définir précisément « qui fait quoi« .
C’est un travail collaboratif qui implique d’assigner à chaque tâche ou étape du processus les acteurs concernés et d’établir un niveau de validation adapté.
Voici quelques exemples à considérer :
– La validation des commandes d’achat : identifier les personnes chargées de valider les commandes d’achat en fonction de critères prédéfinis comme le budget ou l’urgence.
– La gestion des réclamations clients : assigner des équipes ou des individus spécifiques pour traiter les réclamations clients, en fonction de la nature et de la gravité de la réclamation.
– Automatiser le processus de traitement de la facturation fournisseurs : définir qui est responsable de la vérification et de l’approbation des factures fournisseurs, en s’assurant de leur exactitude et de leur conformité aux accords contractuels.
– Le suivi des projets : attribuer des chefs de projet pour superviser les différentes phases d’un projet, en s’assurant que les délais et les objectifs sont respectés.
Cette approche structurée garantit une meilleure traçabilité, une gestion des flux plus efficace et une optimisation des processus métier.
Elle permet également une collaboration plus fluide entre les différents acteurs impliqués, en utilisant des outils de workflow et des logiciels de BPM adaptés comme Pickaform.
Voyons maintenant comment créer concrètement et appliquer un workflow.
Créer un workflow, étape 5 : intégration et modélisation dans un moteur de workflow.
Cette ultime phase matérialise toutes les étapes préparatoires.
Le workflow est désormais intégré et opérationnel grâce au moteur de workflow du logiciel.
La vidéo suivante, présentée par Pickaform, illustre un exemple pratique : un workflow dédié à la gestion d’incidents.
Notre astuce : l’utilisation des couleurs pour optimiser la clarté et l’esthétique des workflows
L’emploi de couleurs distinctes est un moyen efficace pour catégoriser les informations, accentuer des éléments clé, et personnaliser l’apparence de votre workflow.
Par exemple, attribuer des couleurs variées aux différentes décisions possibles dans processus peut non seulement aider les utilisateurs à mémoriser les informations plus aisément, mais aussi à améliorer la lisibilité et l’interprétation des actions présentées.
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Foire aux questions
1) Quel est le but du workflow ?
Le workflow représente un ensemble structuré de tâches, qu’elles soient automatisées ou gérées manuellement, conçues pour renforcer l’efficacité et accroître la productivité au sein d’une entreprise.
2) Quel est l’intérêt d’automatiser le workflow ?
L’automatisation des workflows présente des bénéfices significatifs, notamment un accroissement de la productivité.
En déléguant les tâches répétitives et laborieuses à un système automatisé, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités plus stratégiques et créatives, apportant une valeur ajoutée plus importante à l’entreprise.
3) Qu’est-ce qu’un workflow de validation ?
Un workflow, souvent appelé circuit de validation électronique, désigne le système d’approbation de documents orchestré à travers l’exécution de diverses tâches par les acteurs concernés dans un processus métier spécifique.
4) Quelle est la fonction des éléments visuels comme les couleurs dans la conception de workflows dans un système de gestion documentaire ?
Le paramétrage des éléments visuels, comme les couleurs ou icônes, est utilisé pour améliorer la lisibilité et la compréhension des décisions possibles à chaque étape d’un workflow.
Ils permettent de distinguer rapidement différentes phases ou types de tâches, facilitant ainsi le suivi et la traçabilité dans le système.
5) Quels critères définissent les processus à automatiser lors de l’audit des processus métiers ?
Lors de l’audit, il faut identifier les processus qui sont chronophages, sujets à erreurs, ou critiques pour l’activité.
L’objectif est la dématérialisation et la priorisation de l’automatisation des processus qui auront le plus grand impact sur l’efficacité et la réduction des coûts.
6) Pourquoi est-il vital de définir clairement les règles de validation dans un processus de gestion de workflow ?
Des règles de validation bien définies garantissent que toutes les étapes du processus sont exécutées conformément aux normes établies.
Cela assure la conformité, la qualité et la cohérence du processus, en plus de faciliter la traçabilité et l’audit.
7) Comment les responsabilités sont-elles attribuées et gérées dans un workflow automatisé ?
Les responsabilités sont attribuées en fonction des rôles et compétences des employés.
Un système de workflow automatisé assure que les tâches appropriées sont automatiquement assignées aux bonnes personnes, avec des mécanismes de suivi et d’alerte pour garantir que les tâches sont effectuées en temps voulu.
8) Quels outils de workflow sont recommandés pour la création et la gestion efficace de workflows documentaires ?
L’implémentation de solutions logicielles comme Pickaform, est recommandée.
Ce logiciel offre des fonctionnalités telles que la modélisation de processus, et la gestion électronique des documents.
9) Quels bénéfices offre la modélisation dans un moteur de workflow?
La modélisation dans un moteur de workflow permet une visualisation claire du processus, facilite les modifications et les ajustements, et assure un suivi efficace tout au long du cycle de vie du processus.
Cela permet une meilleure compréhension, une gestion plus agile, et une amélioration continue des processus d’affaires.