Un moteur de workflow, mais à quoi ça sert ?
Si vous êtes sur cette page, cela signifie que vous cherchez une réponse à cette question.
C’est exactement le sujet sur lequel nous nous sommes penchés dans cet article.
Dans cet article, vous allez :
- Avoir une définition exacte de l’expression moteur de workflow.
- Comment cela fonctionne-t-il ?
- Quels sont les avantages à utiliser cet outil
- Et bien d’autres réponses aux questions que vous ne vous êtes pas encore posées.
Donc si vous allez jusqu’au bout de votre lecture, vous allez parfaitement maîtriser tous ces concepts et pouvoir les utiliser pour atteindre vos objectifs.
Maintenant, nous entrons directement dans le vif du sujet avec une définition.
1) Définition : moteur de workflow.
Le moteur de workflow ou moteur de flux de travail en français est un outil utilisé pour la gestion des processus métier (BPM).
Sa principale fonction est de faciliter la modélisation et l’automatisation de certains processus d’entreprise.
Cet outil informatique s’intègre généralement aux logiciels de BPM comme Pickaform pour optimiser et fluidifier les processus métiers.
Ce logiciel de workflow favorise l’automation des processus métier, offrant une solution de gestion efficiente.
a) La modélisation des processus métiers.
La fonctionnalité principale d’un moteur de workflow réside dans sa capacité à créer une représentation détaillée des processus de l’organisation.
En fait, c’est un outil de cartographie, permettant de tracer chaque étape d’un processus avec des directives précises et des balises pour chaque collaborateur impliqué dans la chaîne.
Cette modélisation facilite la compréhension et le suivi des flux de travail et ainsi vos formulaires progressent de façon fluide et efficace.
Ainsi, visualiser le processus devient aisé grâce à une gestion électronique de documents intégrée, qui facilite au passage l’amélioration continue.
b) Exemple pratique : la gestion d’un Service Après Vente.
Dans un SAV, le rôle du moteur sera de créer un schéma détaillé du processus à suivre pour chaque utilisateur, de la réception du matériel à la résolution finale de la demande du client.
Ici, le moteur de workflow gère le processus de bout en bout, permettant une optimisation des processus et une expérience utilisateur fluide.
Chaque étape du parcours est paramétrable et clairement définie, ce qui permet une gestion efficace et ordonnée des tâches, depuis l’accueil de la réclamation jusqu’à sa clôture.
Enfin, s’il est parfaitement utilisé, ce circuit de validation permet de piloter et de réduire les délais de traitement de chaque dossier du SAV et ainsi augmenter la satisfaction client.
Après avoir vu comment le moteur de workflow cartographie et simplifie la gestion des processus, notamment dans un SAV, explorons maintenant son fonctionnement détaillé.
Comment cette technologie transforme-t-elle les étapes complexes en un flux de travail cohérent et efficace ?
Cette question nous mène au cœur du moteur de workflow, où l’automatisation et la précision règnent en maître.
2) Comment fonctionne un moteur de workflow ?
a) Automatisation et rationalisation des tâches par le workflow.
Le rôle du moteur est de manager une série de tâches et de les acheminer efficacement d’une étape à l’autre.
Pour cela, il va se concentrer sur l’automatisation des tâches, mais aussi sur la fluidification des processus décisionnels.
Pour y arriver, il va guider le flux de travail vers l’étape la plus efficace.
Ainsi, le processus métier est rationalisé grâce à l’automation, transformant les flux de travail en systèmes agiles et réactifs.
b) Microservices et exécution parallèle.
Conçu comme un ensemble de microservices, un moteur de workflow permet à plusieurs processus de se dérouler simultanément.
Cette structuration en microservices permet la flexibilité et l’efficacité du système.
c) Les types de moteurs de workflow et la modélisation BPMN.
La majorité des moteurs de workflow utilisent la notation BPMN (Business Process Modeling Notation) pour structurer les diagrammes.
Ainsi, il peut d’être utilisé pour :
- Des tâches de serveur.
- Des workflows d’applications.
- Des processus d’approbation des employés.
- Du traitement de données ou une intégration.
Cette technologie permet une personnalisation adaptée à chaque cas d’utilisation.
d) Exemple vidéo avec le SAAS de Pickaform.
Dans cet exemple vidéo, vous allez comprendre comment utiliser et optimiser votre moteur de workflow et découvrir ses nombreux avantages.
Nous avons vu la manière dont les moteurs de workflow gèrent l’automatisation et la rationalisation des tâches, ainsi que leur capacité à exécuter plusieurs processus simultanément grâce à une structure basée sur les microservices.
Intéressons-nous maintenant aux bénéfices de leur intégration dans les entreprises.
Comment ces systèmes transforment-ils les processus métiers et quels avantages concrets offrent-ils ?
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3) Les avantages de l’intégration d’un moteur de workflow.
a) Un gain de temps et l’industrialisation des processus.
C’est indéniable, l’utilisation d’un moteur de workflow dans votre organisation apporte une amélioration significative en termes de gestion du temps.
Ce système automatise et industralise les processus de ce fait, chaque demande client est traitée de manière uniforme, avec un niveau de qualité constant et dans des délais optimisés.
Aussi, l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée libère vos équipes pour se concentrer sur leur cœur de métier.
L’intégration de solutions de gestion comme un moteur de workflow améliore significativement la productivité et la traçabilité.
b) La concentration sur les activités principales.
Gardez vos équipes focus grâce à l’automatisation.
Les utilisateurs d’outils de gestion comme Pickaform se trouvent déchargés des tâches répétitives.
Ils peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leur expertise, plutôt que de perdre du temps dans la manipulation complexe de logiciels.
c) Une simplicité d’implémentation et d’évolution.
Un des atouts majeurs d’un moteur de workflow réside dans sa facilité de mise en place et sa capacité d’adaptation aux changements.
Vos processus peuvent évoluer en toute simplicité : un éditeur visuel intuitif permet de les ajuster rapidement, en seulement quelques clics.
b) L’amélioration de l’efficacité organisationnelle.
L’utilisation d’un moteur de workflow augmente l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.
En déléguant les tâches chronophages à un système automatisé, les employés disposent de plus de temps pour se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
e) Une responsabilisation et une satisfaction accrue.
Ce système offre une visibilité claire sur les responsabilités et les échéances ce qui conduit à une meilleure gestion du travail et une satisfaction accrue au sein de l’équipe.
Chacun sait exactement ce qu’il doit faire et quand les tâches importantes doivent être accomplies.
f) La transparence et la visibilité sont améliorées.
Avec un moteur de workflow, les employés et la direction bénéficient d’une transparence sur toutes les activités.
La traçabilité des tâches et la clarté des responsabilités sont assurées, rendant le suivi des processus plus simple et plus efficace.
g) Conformité et traçabilité.
Enfin, un moteur de workflow contribue à améliorer la conformité réglementaire.
Il aide à maintenir des pistes d’audit claires et fiables, essentielles pour le respect des normes et la gestion des risques au sein de l’entreprise.
Explorons maintenant la différence entre les moteurs de workflow et les moteurs de règles.
Alors que nous avons vu comment un moteur de workflow optimise et automatise les processus métiers, il est essentiel de comprendre comment cela se distingue des moteurs de règles, qui eux se concentrent davantage sur la logique décisionnelle.
Cette compréhension est importante pour choisir la bonne technologie en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
4) Moteur de workflow vs moteur de règles : comprendre la différence.
a) Définition et rôle du moteur de workflow.
Le moteur de workflow agit comme un routeur, guidant les différentes étapes d’un workflow, que ce soit de manière séquentielle ou en suivant des chemins conditionnels.
Ce système est capable de gérer des règles simples, comme l’utilisation d’opérateurs booléens ou la manipulation de champs de données spécifiques au processus.
b) Quand intervient le moteur de règles ?
C’est simple !
Lorsqu’il s’agit de gérer des processus plus complexes, avec des règles sophistiquées ou en constante évolution, le moteur de workflow s’appuie sur un moteur de règles.
Ce dernier est conçu pour traiter un large éventail de règles, y compris celles exprimées en langage naturel, offrant ainsi une flexibilité et une précision accrues.
c) Qui fait quoi ? Le convoyeur et l’aiguilleur ?
Pour bien distinguer ces deux outils, il serait pratique de voir le moteur de workflow comme un convoyeur, qui achemine le processus d’étape en étape.
Le moteur de règles, quant à lui, joue le rôle d’aiguilleur, décidant du chemin que le processus doit suivre en fonction de règles complexes et diversifiées.
Le moteur de workflow et le moteur de règles, bien qu’ils soient complémentaires, ont des rôles distincts dans la gestion des processus.
Le premier orchestre le flux des activités, tandis que le second apporte une couche supplémentaire de sophistication dans la prise de décision basée sur des règles avancées.
Cette synergie entre les deux permet une automatisation efficace et intelligente des processus métiers.
Prenons un exemple concret : imaginons une demande d’achat qui parvient à une étape du workflow intitulée « Validation par le responsable N+1 ». Le rôle du moteur de workflow est de proposer automatiquement à l’acteur de cette étape les décisions qu’il pourra prendre : par exemple, « Accepter la demande », « Refuser la demande », ou bien « Demander des informations complémentaires ».
Le moteur de règles, lui, pourra aiguiller automatiquement la demande achat vers la prochaine étape en fonction de certaines règles liées à la demande. Par exemple, si notre « Reponsable N+1 » prend la décision « Accepter la demande », le moteur de règle pourra par exemple évaluer le montant total de la demande d’achat : si la demande dépasse un certain montant, il enverra automatiquement la demande à une étape supplémentaire de « Validation par la Direction », alors que si le montant est dans les pouvoir du Responsable N+1, la demande pourra être acceptée de manière finale.
Foire aux questions
1) C’est quoi un outil de workflow ?
Un outil de workflow, c’est un logiciel conçu pour optimiser et automatiser les processus métiers de votre entreprise.
Il facilite la modélisation et la gestion des flux de travaux, en vous permettant de structurer et de piloter les différentes étapes d’un processus métier.
Que vous soyez expert en systèmes d’information ou non, cet outil offre une interface intuitive pour modéliser facilement les processus opérationnels.
2) Comment faire un bon workflow ?
Pour créer un workflow efficace, voici une démarche structurée et collaborative :
1️⃣ Attribution des rôles et responsabilités : commencez par définir clairement les rôles et responsabilités de chaque acteur impliqué. Utilisez des représentations visuelles comme des « lignes d’eau » et des « piscines » pour illustrer les interactions entre différents départements ou collaborateurs.
2️⃣ Définition du point de départ : identifiez clairement le déclencheur ou l’événement qui initie le processus. Cela peut être un formulaire à remplir, une notification, ou une action spécifique.
3️⃣ Établissement des tâches et des flux : détaillez chaque tâche, événement et possible déviation au sein du processus. Utilisez des diagrammes pour modéliser les étapes, en indiquant les flux de travaux et les décisions à prendre.
4️⃣ Marquer la fin du processus : définissez clairement la conclusion du workflow. Cela peut être l’atteinte d’un objectif spécifique, la production d’un document final, ou une validation.
5️⃣ Révision et amélioration : une fois le diagramme de workflow établi, révisez-le avec les parties prenantes pour vous assurer de sa pertinence et de son efficacité. Soyez ouvert aux suggestions d’amélioration et ajustez le workflow pour qu’il réponde au mieux aux exigences des processus métiers.
3) Comment mettre en place un workflow ?
Pour mettre en place un workflow de validation efficace en 5 étapes, suivez ces conseils :
1️⃣ Réalisation d’un audit : commencez par examiner en détail les processus existants. Analysez les étapes actuelles, identifiez les goulets d’étranglement et les inefficacités. Cela vous aidera à comprendre où et comment le workflow peut être amélioré.
2️⃣ Découpage des processus : décomposer chaque processus en tâches plus petites et gérables. Cela clarifie le flux de travail et facilite la compréhension de chaque étape pour tous les acteurs impliqués.
3️⃣ Définition des règles de validation : établissez des critères clairs et précis pour la validation à chaque étape du processus. Cela garantit la cohérence et la qualité tout au long du workflow.
4️⃣ Attribution des responsabilités : désignez des responsables pour chaque étape du processus. Cela inclut qui est chargé de l’exécution, de la revue, et de l’approbation à chaque étape. Assurez-vous que chaque personne impliquée comprend son rôle et ses responsabilités.
5️⃣ Automatisation des processus : utilisez un outil de workflow dédié pour automatiser les processus. Cela réduit les tâches manuelles, augmente l’efficacité et améliore la traçabilité. Choisissez un outil qui offre flexibilité et facilité d’utilisation pour adapter le workflow à vos besoins spécifiques.
4) Quel est l’intérêt d’automatiser le workflow ?
1️⃣ Gain de productivité : en automatisant les workflows, les tâches répétitives et fastidieuses sont prises en charge par le système. Cela libère le personnel pour se concentrer sur des tâches nécessitant plus de réflexion stratégique et de créativité.
2️⃣ Focus sur la valeur ajoutée : avec moins de temps consacré aux processus routiniers, les collaborateurs peuvent se recentrer sur des activités génératrices de valeur pour l’entreprise, comme l’innovation, le service client, ou la stratégie de développement.
3️⃣ Automatisation intelligente : l’utilisation d’outils de workflow permet d’automatiser intelligemment les processus. Ces outils peuvent modéliser des processus métier complexes, gérer les flux de travail de manière efficace, et s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.
5) Comment dessiner un workflow ?
Pour dessiner un workflow efficace, voici quelques étapes clé à suivre :
1️⃣ Identifier le public cible et l’objectif du diagramme : avant de commencer, déterminez qui utilisera votre diagramme de workflow et dans quel but. Cela peut être pour illustrer le processus actuel ou envisager un processus futur amélioré.
2️⃣ Définir les points de départ et de fin : commencez par identifier le début et la fin de votre processus. Sur une toile vierge ou en utilisant un modèle, placez un symbole pour marquer le point de départ du flux de travail.
3️⃣ Ajouter les étapes et les connecter : Pour chaque étape du processus, ajoutez un symbole correspondant. Utilisez des lignes pour relier ces symboles, en veillant à ce que les flèches indiquent la direction du flux.
4️⃣ Mise en forme du diagramme : utilisez la mise en forme conditionnelle pour différencier les étapes ou les éléments. Intégrez des couleurs, des polices et des styles pour rendre votre diagramme plus clair et plus engageant. Groupez les étapes connexes en utilisant des couloirs et des conteneurs.
5️⃣ Collaboration et partage : Travaillez en collaboration avec d’autres membres de votre équipe en temps réel.
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