Vous vous demandez peut-être pourquoi la digitalisation des processus est si importante ?
Pour bien comprendre, imaginez avoir dans votre entreprise des processus lents, des flux de travail inefficaces et des opérations gourmandes en papier.
Cela semble frustrant, n’est-ce pas ?
Dans cet article, nous vous présenterons le but de la digitalisation, comment mettre en place un processus de digitalisation et quelles sont les notions clé à prendre en compte pour mener à bien votre projet.
Après cette lecture, vous serez non seulement en mesure de comprendre la digitalisation, mais aussi de l’implémenter efficacement dans votre entreprise.
Alors, préparez-vous à transformer vos processus et à rejoindre le mouvement de l’innovation numérique ! Maintenant, sans plus tarder, explorons ensemble le premier aspect de la digitalisation des processus et comment elle peut révolutionner votre manière de travailler.
1) La digitalisation des processus : définition.
La digitalisation des processus est une transformation globale où les entreprises intègrent les technologies numériques (BPM, ERP, ioT, etc.) dans leurs opérations.
Cette transformation touche à la fois les processus métiers, la gestion des données, et le mode de travail.
Elle s’inscrit donc dans une démarche de transformation numérique et peut concerner :
- La digitalisation des processus comptables.
- La digitalisation des processus documentaires.
- La digitalisation des processus industriels.
- La digitalisation des processus métiers.
- La digitalisation des processus RH.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive, car le concept peut concerner tout type d’organisation.
2) La clé de la digitalisation : le workflow et la modélisation des processus métiers.
a) Le workflow : le fondement de la digitalisation.
La modélisation des processus métiers pour une vision plus claire
Le cœur de la digitalisation des processus réside dans la notion de workflow.
Il s’agit de la modélisation précise des processus métiers, illustrant chaque tâche, étape et ressource nécessaire à leur fonctionnement optimal.
2. L’objectif du workflow : fluidité et automatisation.
Amélioration et rationalisation des processus
L’objectif principal du workflow est de fluidifier ces processus métiers.
Cela inclut l’identification des goulots d’étranglement et des inefficacités, afin de les rendre plus agiles et opérationnels.
Parallèlement, une part importante de cette démarche est la mise en œuvre de l’automatisation des processus métiers, pour augmenter la productivité et réduire les tâches répétitives.
3) Quel est le but de la digitalisation ?
Le principal objectif de la digitalisation est d’améliorer les performances des entreprises en optimisant leurs processus et en tirant parti des technologies numériques.
Quels sont les avantages du digital ?
Et bien, cette transformation présente les avantages ci-dessous :
- La productivité et l’automatisation : la digitalisation booste la productivité en automatisant les processus répétitifs. Cela simplifie les tâches, améliore la fluidité des opérations et minimise les erreurs humaines. L’automatisation devient un levier majeur pour l’efficacité opérationnelle.
- La qualité de service et la gestion des informations : elle améliore également la qualité de service. Avec un accès facilité aux données, la gestion devient plus agile, contribuant à une expérience client enrichie. Le workflow numérique assure une meilleure traçabilité et optimise la gestion des processus métiers.
- La réduction des coûts et l’innovation : la transformation numérique aide à réduire les coûts, en éliminant notamment les processus manuels onéreux et l’utilisation excessive de papier. Elle encourage aussi l’innovation, ouvrant la voie à de nouvelles méthodes de travail et à l’émergence de produits ou services inédits.
- L’adaptabilité et la réactivité : la digitalisation rend les entreprises plus adaptatives face aux évolutions du marché. Elle permet une réaction rapide aux besoins des clients, grâce à des processus flexibles et modulables. L’agilité devient un facteur clé dans la compétitivité et la croissance.
- L’intégration des technologies avancées : intégrant des technologies comme l’IA, la digitalisation transforme les systèmes d’information. Elle encourage l’utilisation de nouveaux outils digitaux, du big data aux solutions cloud, améliorant ainsi les processus d’affaires.
- L’implication collaborative et le management agile : elle favorise un environnement collaboratif. La dématérialisation et l’automatisation des processus facilitent le partage d’informations et renforcent le management par les processus. Les décideurs peuvent ainsi piloter efficacement, tout en impliquant activement les collaborateurs.
Finalement, la digitalisation n’est pas juste une tendance, mais une véritable nécessité stratégique.
Son utilisation transforme radicalement les processus d’entreprise, donnant accès à une multitude d’avantages allant de la productivité à l’innovation.
De ce fait, adopter ces changements signifie se préparer pour un avenir où la compétitivité et la réussite sont définies par la capacité à évoluer avec le monde numérique.
4) Quelle est la notion de digitalisation ?
La digitalisation est un concept large qui englobe l’ensemble des transformations liées à l’utilisation des technologies numériques.
Elle regroupe notamment :
- La digitalisation : la digitalisation, c’est bien plus qu’une simple tendance. C’est une transformation globale, impliquant l’intégration des technologies numériques dans tous les aspects d’une entreprise. Cette mutation numérique touche aussi bien les processus internes que la relation avec les clients.
- La dématérialisation (le passage au numérique) : le passage au numérique commence avec la dématérialisation. Exit le papier, bonjour le numérique ! Les documents et données s’envolent vers le cloud, rendant l’accès et le partage plus aisés et sécurisés. C’est la première étape vers un environnement de travail plus agile et moins encombré.
- L’automatisation : grâce à des logiciels sophistiqués ou à la robotique, les tâches répétitives sont prises en charge, libérant les employés pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
- La connectivité : dans notre monde numérisé, tout est interconnecté : objets, systèmes, personnes. Internet et les réseaux sans fil tissent un réseau dynamique, facilitant la communication et la collaboration, aussi bien en interne qu’avec le monde extérieur.
- La mobilité (l’accès sans limites) : la mobilité, c’est la liberté d’accéder et d’utiliser les ressources numériques, peu importe où l’on se trouve. Travailler depuis un café ou lors d’un déplacement n’a jamais été aussi facile. La frontière entre le bureau et l’extérieur s’estompe, offrant flexibilité et réactivité.
- L’interopérabilité (l’harmonie des systèmes) : enfin, l’interopérabilité est essentielle. Elle assure que divers systèmes d’information communiquent et échangent des données sans accroc. Cela permet une cohérence dans le flux de travail, une vue d’ensemble claire et une prise de décision rapide et informée.
5) Comment mettre en place un processus de digitalisation ?
La mise en place d’un processus de digitalisation nécessite une approche structurée et méthodique.
Ainsi, pour réussir dans votre projet, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
1. La définition des objectifs et du périmètre du projet.
Pour bien démarrer vous devez déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la digitalisation, ainsi que le périmètre du projet.
Et donc, un bon point de départ serait de vous poser ces deux questions :
- 1️⃣ Quels processus métier seront digitalisés.
- 2️⃣ Dans quelles parties de l’entreprise.
2. L’analyse des processus existants.
Pour optimiser vos processus, il faut d’abord comprendre comment ils fonctionnent actuellement.
Il est donc important de réaliser une cartographie des processus existants et d’identifier les points d’amélioration possibles.
Cette étape serait donc comme une sorte d’état des lieux avant d’entreprendre les travaux.
Réaliser cet audit vous permettra d’être sûr de rien oublier !
3. L’évaluation des technologies disponibles.
La digitalisation s’appuie sur différentes technologies telles que l’intelligence artificielle, et les logiciels BPM comme Pickaform.
Il convient d’évaluer les solutions disponibles sur le marché et de choisir celles qui répondent le mieux à vos besoins.
Ainsi, pour bien préparer votre projet Pickaform vous propose de réserver un créneau et d’assister à une démonstration de sa solution.
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4. La conception du nouveau processus.
Une fois les technologies sélectionnées, il faut concevoir le nouveau processus en tenant compte des contraintes techniques, organisationnelles et réglementaires.
5. L’implémentation et le déploiement.
Ça y est, vous y êtes !
Maintenant, le jeu consiste à mettre en œuvre le nouveau processus au sein de l’entreprise.
Ceci implique généralement la modification des systèmes d’information, la formation des collaborateurs et la communication autour du projet.
6. La mesure des résultats et l’ajustement des actions.
Enfin, vous devez mesurer les résultats obtenus grâce à la digitalisation et ajuster le processus si nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.
Pour atteindre la perfection, des ajustements devront être faits de façon itérative.
6) Comment la digitalisation des processus améliore la performance ?
En intégrant les technologies numériques dans ses processus, une entreprise peut réaliser des gains importants en termes de performance.
Ces gains de performance sont identifiés et passent par plusieurs leviers.
- La rationalisation des opérations : la digitalisation des processus d’entreprise entraîne une rationalisation significative des opérations. En supprimant les étapes superflues, les processus deviennent plus fluides.
- L’exploitation optimale des données : un autre avantage majeur est l’amélioration de l’exploitation des données. La digitalisation permet une collecte, une analyse et un partage d’informations simplifiés. Cela offre un pilotage plus précis de l’entreprise, grâce à des tableaux de bord et des systèmes d’information performants.
- Une agilité organisationnelle renforcée : l’agilité organisationnelle est à prendre en compte. La digitalisation rend les entreprises plus agiles, leur permettant de s’adapter rapidement aux changements du marché et de répondre efficacement aux besoins des clients.
- L’accélération de la prise de décision : avec des informations disponibles en temps réel, la prise de décision s’accélère. Les décideurs peuvent réagir promptement, s’appuyant sur des données actualisées pour orienter l’entreprise dans la bonne direction.
- La stimulation de l’Innovation : enfin, la digitalisation stimule l’innovation. Elle ouvre la porte à de nouvelles opportunités, encourageant le développement de produits ou services uniques. Cela permet aux entreprises de se démarquer dans un marché compétitif.
La digitalisation des processus est donc un levier stratégique pour rester compétitif sur son marché.
Ainsi, en adoptant les technologies numériques, les entreprises peuvent non seulement optimiser leurs opérations, mais aussi gagner en compétitivité et en innovation.
7) Les processus les plus couramment digitalisés entreprise.
Chaque entreprise a son mode de fonctionnement et ses spécificités en fonction de l’industrie dans laquelle elle se trouve.
Toutefois, on note que certains processus sont couramment digitalisés, voyons voir maintenant lesquels.
a) La production.
L’objectif : l’optimisation du suivi et le contrôle de la production.
Dans les industries, la digitalisation va jouer un rôle central.
En effet, elle facilite la planification, le suivi, et le contrôle de l’ensemble du cycle de production.
Grâce à des logiciels dédiés, le suivi en temps réel, la détection de problèmes et la mise en œuvre de mesures correctives deviennent plus aisés.
b) L’optimisation de la gestion des stocks.
L’objectif : l’amélioration de la gestion des stocks.
La gestion des stocks digitalisée permet d’ajuster les niveaux de stock pour et donc de minimiser les coûts.
Les logiciels spécialisés offrent une surveillance en temps réel des stocks, facilitent les réapprovisionnements et gèrent efficacement les mouvements de stock.
c) La gestion des achats.
L’objectif : l’automatisation des procédures d’achat.
La digitalisation transforme également la gestion des achats.
Les logiciels automatisent les processus d’achat, de la gestion des demandes à celle des fournisseurs, en passant par le suivi des commandes et la gestion des réceptions.
d) l’optimisation de la maintenance par le numérique.
L’objectif : l’efficacité et la réduction des coûts de maintenance.
Les outils numériques facilitent la planification de la maintenance préventive, le suivi des interventions et la gestion des pièces de rechange.
e) Assurance qualité via la digitalisation.
L’objectif : la conformité et une gestion des risques de qualité.
En matière de gestion de la qualité, la digitalisation aide à maintenir la conformité aux normes de qualité.
Les logiciels permettent de surveiller les non-conformités, d’implémenter des actions correctives et préventives, et de suivre les indicateurs de qualité.
f) Le support client
L’objectif : assister ses clients au mieux
Cela peut concerner la collecte et le traitement de leurs réclamations, le traitement d’un SAV, ou l’assistance dans le domaine du service.
g) Le suivi de l’activité commerciale
L’objectif : fluididier sa prospection et mieux connaître ses clients
Ici, on va plutôt tracer toutes les actions mises en oeuvre dans le cadre de la prospection commerciale, et également historiser tout ce qui concerne le client pour en faire un « dossier » synthétique contenant tout ce qui le concerne : commandes, projets, missions, interventions, facturation, etc…
h) Le suivi des projets et tâches
L’objectif : organiser et planifier mieux
En digitalisant vos processus de gestion de projets, vous garantissez que vous saurez à chaque instant toutes les tâches à réaliser, ce qui est en cours, ce qui est en retard, ainsi que les ressources humaines ou matérielles utiles à la réalisation du projet. In fine, cela favorise la coordination entre les acteurs et permet d’améliorer la qualité de vos réalisations.
8) Comment promouvoir la digitalisation ?
Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, la digitalisation est un outil redoutable pour rester compétitif dans son marché.
Toutefois, si le sujet est mal mené, il peut être rejeté par les acteurs censés intégrer le projet.
Alors maintenant, voyons quelques étapes à respecter afin de promouvoir la digitalisation dans votre entreprise.
a) La sensibilisation et la formation des acteurs.
Objectif : éduquer et engager les équipes.
Une des premières étapes pour promouvoir la digitalisation est la sensibilisation.
En effet, il est ultra important d’éduquer les employés sur les avantages de la digitalisation.
Des formations régulières sur l’utilisation des outils numériques et sur les meilleures pratiques en matière de transformation numérique sont recommandées.
b) Du leadership et des exemples.
Objectif : manager par l’exemple.
Le management doit montrer l’exemple en adoptant et en valorisant les outils digitaux.
L’engagement des directions dans le processus de digitalisation est un levier puissant pour encourager toute l’entreprise à suivre.
c) Une communication clé en main.
Objectif : mettre en lumière les avantages concrets.
Ici, il s’agit de présenter les avantages concrets de la digitalisation, tels que la réduction des coûts, l’agilité accrue et l’amélioration de l’expérience client.
L’utilisation d’études de cas réelles et de témoignages peut être très persuasive.
d) Facilitation de l’accès aux outils.
Objectif : offrir les ressources nécessaires.
Pour encourager l’adoption, il est important de fournir un accès facile aux outils numériques nécessaires.
Cela peut inclure l’investissement dans des logiciels de gestion, des plateformes collaboratives ou des technologies de l’information.
e) Reconnaissance et incitation.
Objectif : valoriser les initiatives numériques.
La reconnaissance des efforts des employés dans la mise en œuvre de solutions digitales est un véritable moteur.
En effet, des incitations, comme des récompenses ou des promotions, pour ceux qui adoptent activement la digitalisation peuvent stimuler l’engagement général.
9) Quels sont les avantages et les inconvénients de la digitalisation ?
1. Les avantages.
Les avantages ayant déjà été développés en amont, nous allons ici simplement les résumer en quelques points.
- Une augmentation de la productivité.
- Optimisation des processus.
- Amélioration de l’expérience client.
- Agilité et compétitivité accrue.
2. Les inconvénients.
Un risque pour la sécurité des données.
La dépendance aux systèmes numériques augmente les risques liés à la sécurité des données.
Les entreprises doivent investir davantage dans la protection des données.
Un coût initial élevé.
La mise en place de solutions numériques peut s’avérer coûteuse initialement, notamment en matière d’achat de logiciels, de matériel et de formation des employés.
La résistance au changement.
Certains employés peuvent résister au changement, surtout s’ils ne sont pas familiers avec les nouvelles technologies.
Cela peut ralentir le processus de digitalisation.
La dépendance technologique.
Une forte dépendance aux outils numériques peut poser des problèmes en cas de panne ou de dysfonctionnements informatiques, affectant les opérations de l’entreprise.
10) Qui sont les acteurs de la digitalisation ?
Les acteurs sont différents et leurs rôles varient en fonction de leurs niveaux de responsabilité.
Étudions maintenant quel est le rôle de chaque acteur.
a) La direction et le management.
Type d’acteur : Pilotes stratégiques de la transformation.
La direction et le management jouent un rôle crucial dans la digitalisation.
Ils définissent la vision stratégique, pilotent le projet, et fournissent les ressources nécessaires.
b) Les employés et les collaborateurs.
Type d’acteur : utilisateurs et ambassadeurs du changement.
Les employés de tous les niveaux sont des acteurs essentiels.
Ils utilisent les outils numériques au quotidien et contribuent activement à la transformation des processus métiers.
c) Les équipes IT et les spécialistes du numérique.
Type d’acteur : architectes techniques et supports.
Les équipes informatiques et les spécialistes de la digitalisation, tels que les consultants en technologies de l’information, sont les architectes techniques.
Ils déploient et maintiennent les solutions numériques.
d) Fournisseurs de solutions numériques.
Type d’acteur : les partenaires dans l’innovation.
Les fournisseurs de logiciels et de solutions numériques, tels que les entreprises de logiciels ERP, BPM, et SaaS, sont des partenaires clé.
Ils offrent les outils et le support nécessaire pour la digitalisation, telle que notre société Pickaform.
e) Les clients et les partenaires.
Type d’acteur : participants actifs à l’écosystème numérique.
Les clients et les partenaires commerciaux sont également influents.
Leur feedback et leur interaction avec les processus digitalisés contribuent à l’évolution et à l’amélioration des stratégies numériques.
f) Les Formateurs et les éducateurs.
Type d’acteur : facilitateurs de compétences numériques.
Les formateurs et les éducateurs, internes ou externes, sont indispensables pour développer les compétences numériques des employés, assurant ainsi une transition fluide vers les processus digitalisés.
11) Conclusion.
La digitalisation des processus est une révolution stratégique pour les entreprises.
Pour cela, elle englobe l’intégration de technologies comme les BPM, ERP et l’IA, transformant les processus métiers, la gestion des données et les modes de travail.
Les avantages clés incluent une productivité accrue, une meilleure gestion de l’information, une réduction des coûts et une agilité organisationnelle renforcée.
Cette transformation n’est pas un simple changement technique, mais une mutation profonde de la culture d’entreprise.
Elle crée un écosystème où agilité, innovation et efficacité sont les maîtres-mots.
Les entreprises qui embrassent cette évolution se positionnent pour réussir dans un monde numérique en constante évolution.
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Foire aux questions
1) Qui utilise la digitalisation ?
La digitalisation des processus se décline en plusieurs types :
- Comptabilité : automatisation pour une gestion plus efficace.
- Documentaire : passage du papier au numérique pour un traitement agile.
- Industriel : IoT et autres technologies pour optimiser la production.
- Métiers : ERP et BPM pour améliorer les flux de travail.
- RH : digitalisation pour une gestion moderne des ressources humaines.
- Commerce : amélioration du processus de prospection ou de connaissance de la clientèle
2) Quels sont les outils du digital ?
Dans le vaste univers de la digitalisation, divers outils se démarquent pour révolutionner les processus d’entreprise.
Parmi eux, le BPM (Business Process Management) et l’ERP (Enterprise Resource Planning) jouent un rôle clé dans la modélisation et l’optimisation des processus métiers.
Ils favorisent l’automatisation, rendant les tâches opérationnelles plus fluides et agiles.
Les solutions de CRM (Customer Relationship Management) transforment la gestion de la relation client, offrant une expérience client enrichie et personnalisée.
Les systèmes de gestion documentaire et les outils de workflow numérique garantissent une gestion efficace des documents et des processus, facilitant la dématérialisation et le partage d’informations.
Enfin, l’intégration des technologies avancées comme l’intelligence artificielle et le big data, propulse les entreprises vers une agilité et une compétitivité accrues, tout en offrant des insights précieux via des tableaux de bord sophistiqués.
Ces outils digitaux, essentiels à la transformation numérique, aident à piloter avec efficacité les processus d’entreprise, favorisant ainsi une amélioration continue et une valeur ajoutée significative.
3) C’est quoi une stratégie digitale ?
Une stratégie digitale, c’est un plan d’action global, élaboré pour booster la digitalisation d’une entreprise.
L’objectif est d’intégrer harmonieusement les outils numériques dans tous les processus. L’idée, c’est de rendre les opérations plus agiles, d’améliorer la productivité, et de transformer l’expérience client.