Les 7 étapes du management par les processus.
Étape 1 – Procéder à un audit du système existant.
Étape 2 – La construction de la stratégie.
Étape 3 – Déterminer la responsabilité de chaque acteur du processus.
Étape 4 – Création est mise en place d’un plan de transformation.
Étape 5 – Modéliser, valider et diffuser le processus créé.
Étape 6 – Phase d’évaluation et d’amélioration du processus.
Étape 7 – Mettre en place une démarche de logique d’amélioration continue.
Voilà le sujet que nous allons développer dans cet article!
Alors lisez bien tout ce qui suit.
1) Mais d’abord, c’est quoi un processus ?
Un processus est un ensemble structuré d’activités coordonnées, conçu pour atteindre un objectif spécifique et apporter de la valeur ajoutée.
Il s’appuie sur des entrées, qui sont transformées en sorties, grâce à une série d’actions maîtrisées.
Ainsi, chaque processus doit être piloté par des indicateurs de performance, conformément à un référentiel défini.
L’objectif de la démarche est de s’assurer l’efficacité et l’amélioration continue.
En adoptant une approche par les processus, les organisations structurent leur fonctionnement, optimisent leur efficience et visent l’excellence opérationnelle.
2) Définissons maintenant le management par les processus.
Le management par les processus, axé sur l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client, structure l’organisation en pilotant chaque activité de manière systémique et transversale.
Cette approche, enracinée dans la formalisation et dans l’optimisation des processus, s’appuie sur des audits internes, des indicateurs de performance, et la mise en œuvre de processus d’entreprise.
Le pilotage du processus nécessite une cartographie détaillée, assignant des rôles clairs aux acteurs et intégrant les processus dans une vision d’ensemble pour atteindre les objectifs de qualité.
Ainsi, le management par les processus, également connu sous le nom de management transversal, s’engage dans une démarche continue d’amélioration pour renforcer la performance globale et la collaboration au sein de l’entreprise.
3) À quel moment mettre en place cette démarche ?
Et bien le meilleur moment, c’est maintenant !
En effet, pour toute organisation, l’adoption précoce d’une démarche processus est un gain de temps considérable, surtout en cas de changements structurels.
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4) Voici les 7 étapes essentielles d’un bon système de management par les processus.
Étape 1 – Procéder à un audit du système existant.
Les trois briques à prendre en compte pour piloter la mise en place du système sont : l’organisation, la communication, et le relationnel.
1) L’organisation.
Dans le cadre du management par les processus, vous devez examiner minutieusement les problématiques organisationnelles.
Cela inclut la définition claire des missions, l’identification précise des responsabilités et la délimitation des périmètres d’intervention.
Cette analyse permet de structurer efficacement l’organisation, de clarifier les rôles et responsabilités, et d’établir des processus opérationnels cohérents, alignés sur les objectifs de l’entreprise.
2) La communication.
Les problématiques de communication sont primordiales et elles doivent être traitées.
Il convient de s’interroger sur :
1️⃣ la fluidité de la circulation de l’information,
2️⃣ l’identification des responsables de la communication de chaque information clé,
3️⃣ la définition des stratégies pour réguler efficacement cette communication.
Cela implique donc de mettre en place des processus clairs pour le transfert d’informations.
Vous garantissez ainsi que les messages essentiels atteignent les bonnes parties prenantes et que le flux d’informations soit optimal pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Le relationnel.
Voyons maintenant la gestion des problématiques relationnelles.
Il est nécessaire d’examiner les dynamiques de pouvoir entre les fonctions ou directions aux enjeux et objectifs différents.
De plus, il faut être attentif aux interactions psychologiques moins évidentes entre les collaborateurs, notamment ceux qui travaillent régulièrement ensemble.
Identifier et résoudre ces tensions ou conflits sont un aspect clé pour maintenir une collaboration harmonieuse et efficace.
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Étape 2 – La construction de la stratégie.
La stratégie d’une organisation repose sur la définition claire de sa mission, vision, et valeurs.
Ces éléments fondamentaux guident les décisions stratégiques et sont soutenus par trois piliers :
1️⃣ Le processus
2️⃣ Les moyens
3️⃣ L’organisation
Les processus doivent être alignés avec la chaîne de valeur de l’entreprise, les moyens doivent efficacement soutenir les activités, et l’organisation doit être structurée pour réaliser la stratégie.
Chaque aspect doit être soigneusement évalué pour garantir que la stratégie globale soit mise en œuvre de manière efficace et cohérente.
Étape 3 – Déterminer la responsabilité de chaque acteur du processus.
Dans cette partie, plusieurs acteurs sont impliqués.
Le Responsable Qualité, souvent l’animateur principal, nécessite le soutien de la direction et la désignation de pilotes d’activité.
Ces pilotes doivent être engagés et motivés pour diriger et améliorer continuellement les processus.
Un référent systématique est aussi essentiel pour une mise en place technique efficace et pour l’amélioration continue.
La cartographie des processus doit commencer par la documentation de l’existant, une étape fondamentale pour la réussite du projet.
Étape 4 – Création est mise en place d’un plan de transformation.
Pour mettre en place un plan de transformation, quatre étapes sont essentielles.
1️⃣ La première consiste à définir l’organisation cible et à élaborer une stratégie, utilisant une approche processus pour une vision claire de l’organisation actuelle et future.
2️⃣ La deuxième étape mobilise les équipes autour du projet, avec une collaboration pour définir les procédures.
3️⃣ La troisième étape analyse les impacts organisationnels de la transformation, en identifiant les rôles les plus impactés.
4️⃣ Enfin, la quatrième étape consiste à informer et à former les employés, facilitant la compréhension de la situation cible et la visualisation concrète du changement.
Étape 5 – Modéliser, valider et diffuser le processus créé.
1) Définir une organisation et élaborer une stratégie.
La première étape d’un projet de transformation consiste à définir l’organisation cible et à développer une stratégie.
Cette démarche fournit un cadre structuré pour la réflexion, s’appuyant sur une analyse approfondie de l’état actuel de l’organisation (méthode « as is ») et de l’état souhaité futur (méthode « to be »).
Ce processus permet une compréhension claire et précise des changements nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques, guidant ainsi efficacement la transformation de l’entreprise.
2) La mobilisation des équipes autour du projet défini.
La deuxième phase essentielle du projet est la mobilisation des équipes.
Cette étape vise à impliquer activement chaque membre du personnel dans la définition collaborative des procédures et des instructions de travail.
L’adoption d’outils logiciels avancés et collaboratifs, comme Pickaform, joue un rôle déterminant.
Cet outil facilite non seulement la communication et la participation de tous les employés, mais garantit également leur engagement actif dans le processus de transformation de l’entreprise.
3) L’analyse des impacts organisationnels.
La troisième étape dans l’implémentation d’une démarche de management par les processus concerne l’analyse approfondie des impacts organisationnels de la transformation.
Cette analyse permet d’identifier avec précision quels rôles et fonctions au sein de l’entreprise seront les plus affectés par les changements apportés.
Elle offre une meilleure compréhension des modifications induites à chaque niveau de l’organisation, assurant ainsi une transition harmonieuse et efficace vers la nouvelle structure opérationnelle.
4) Informer et former.
La quatrième étape met l’accent sur l’information et la formation.
Cette démarche vise à clarifier et à concrétiser la vision de l’organisation future, facilitant ainsi la compréhension et l’adaptation au changement par tous les acteurs concernés.
Une communication efficace est cruciale pour assurer que tous les membres de l’organisation comprennent clairement les objectifs et les méthodes du nouveau système de gestion par processus.
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Étape 6 – Phase d’évaluation et d’amélioration du processus.
Pour évaluer et améliorer les processus, il est essentiel d’analyser les processus existants, évaluer leur maturité et identifier les priorités.
Cette démarche comprend six étapes clé :
1️⃣ Identifier le produit et les clients du processus.
2️⃣ Définir les exigences de ces clients.
3️⃣ Établir des objectifs et indicateurs de pilotage.
4️⃣ Analyser les ressources nécessaires.
5️⃣ Identifier les exigences en amont.
5️⃣ Détecter les non-conformités.
La maturité des processus est évaluée à travers cinq niveaux, allant d’un fonctionnement de base à l’amélioration continue.
L’approche PDCA (Plan-Do-Check-Act) est centrale dans ce processus, permettant une amélioration continue et efficace.
Étape 7 – Mettre en place une démarche de logique d’amélioration continue.
La dernière étape permet de consolider tout le travail accompli jusqu’à présent.
En effet, pour pérenniser une démarche processus dans une logique d’amélioration continue, la collaboration et la contribution de toutes les personnes impliquées sont essentielles.
En fait, cette phase vise à identifier et à traiter les non-conformités de chaque processus de manière collaborative, en encourageant les remontées terrain et la recherche de solutions communes.
Ainsi, la pérennisation assure que les changements apportés sont maintenus dans le temps et que les bénéfices obtenus perdurent, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation.
Notez que l’automatisation de la démarche, notamment à travers un Système de Management Intégré, joue un rôle clé dans cette pérennisation.
5) Exemple de bonnes pratiques dans la mise en place d’un projet de management par le processus.
Impliquer tous les acteurs du projet.
Chacun doit trouver sa place dans cette nouvelle organisation.
L’implication des équipes est la base dans ce type de projet, car elle permet de créer de la valeur à plusieurs niveaux.
Cette implication peut avoir un impact positif sur :
l’optimisation de l’expérience et de la satisfaction client,
une meilleure efficience,
et optimiser les objectifs stratégiques de l’entreprise.
La transparence de la démarche processus et la compréhension de sa valeur ajoutée par tous les salariés sont donc importants.
De ce fait, les messages liés à cette approche doivent souligner comment elle facilite l’atteinte des objectifs et améliore la performance de tous les métiers de l’entreprise.
6) Quelle est l’utilité d’un tel projet ?
Ici, l’accent est mis sur la décomposition d’une entreprise en entités plus petites, les processus.
Cette approche facilite ainsi l’identification et la résolution des problèmes, permettant ainsi une gestion plus efficace de la qualité.
En fait, chaque processus est traité individuellement et leur combinaison conduit à une amélioration globale de l’ensemble de l’entreprise.
Cette méthode peut intégrer diverses activités de l’entreprise, telles que les opérations commerciales, la conception, et la fabrication, optimisant ainsi leur fonctionnement.
7) Conclusion.
Le management par les processus est une approche stratégique essentielle pour toute organisation visant l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client.
Grâce à une cartographie détaillée, une communication efficace et une collaboration transversale, cette méthode permet de structurer les activités de l’entreprise de manière systémique.
En se concentrant sur l’amélioration continue et en intégrant des systèmes de management intégrés, les entreprises peuvent optimiser leurs processus, garantir la qualité et atteindre leurs objectifs stratégiques de manière cohérente et durable.
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8) Foire aux questions.
1) Comment un audit interne contribue-t-il au management par les processus ?
Les audits internes évaluent et améliorent l’efficacité des processus en identifiant les écarts par rapport aux normes établies.
2) Quelle est l’importance des indicateurs de performance dans cette approche ?
Ils permettent de mesurer et de piloter l’efficacité des processus pour atteindre les objectifs stratégiques.
3) Comment le management par les processus influence-t-il la satisfaction des clients ?
En améliorant les processus, la qualité des produits ou services est améliorée, augmentant ainsi la satisfaction client.
4) Quel est le rôle d’un pilote de processus ?
Il est responsable de la gestion, du suivi et de l’amélioration d’un processus spécifique.
5) Comment l’approche par les processus améliore-t-elle l’efficacité organisationnelle ?
En se concentrant sur chaque processus, l’organisation peut optimiser ses opérations et sa performance globale.
6) En quoi consiste un processus de cartographie ?
Il s’agit de la représentation visuelle des processus pour comprendre leur fonctionnement et leurs interactions.
7) Comment structurer efficacement un processus d’entreprise ?
En définissant clairement les étapes, les responsabilités et en établissant des contrôles et des mesures.
8) Quelle est l’importance de la formalisation des processus ?
Elle aide à standardiser les opérations, à réduire les erreurs et à améliorer la communication.
9) Quels sont les principaux défis du management par les processus ?
Cela inclut l’alignement avec les objectifs stratégiques, la résistance au changement et la nécessité d’une formation continue.