Voici les 7 étapes pour améliorer vos processus métiers :
- Étape 1 : analyse des processus existants pour identifier les problèmes.
- Étape 2 : désigner un pilote pour le projet.
- Étape 3 : identifier les goulots d’étranglement et les problèmes à traiter.
- Étape 4 : réfléchir aux meilleures solutions pour résoudre les problèmes.
- Étape 5 : communiquer, préparer et former les employés aux nouveaux processus.
- Étape 6 : surveiller les résultats et ajuster les processus en fonction des retours du terrain et des performances.
- Étape 7 : encourager une culture d’amélioration continue pour maintenir l’efficacité et la pertinence des processus.
Voilà, vous avez en main les 7 étapes clés.
Maintenant, voici notre meilleur conseil pour réussir votre projet !
Poursuivez votre lecture de ce guide pour comprendre comment mettre en place une véritable machine à améliorer les processus et booster vos performances.
Allez, on y va !
1) Pourquoi vouloir améliorer vos processus métiers ?
L’amélioration des processus métier est utile pour augmenter l’efficacité opérationnelle, la productivité et la valeur ajoutée de votre entreprise.
En optimisant ces derniers, vous pouvez non seulement automatiser et simplifier les tâches répétitives, mais aussi améliorer la qualité du service client et la performance globale.
En effet, si chaque brique de votre processus a été correctement posé et que les problèmes ont été traités de façon itérative vos résultats seront automatiquement boostés.
2) Détaillons les 7 étapes pour améliorer vos processus métiers.
1) Analyse des processus existants pour identifier les problèmes.
Pour optimiser la gestion de vos processus métier, commencez par identifier précisément les parties à améliorer, en tenant compte des aspects internes et externes de votre organisation.
Puis, évaluez les processus selon leur impact sur l’entreprise, leur durée d’exécution, leur fréquence d’utilisation, leur obsolescence et leur potentiel d’amélioration.
Cela permettra de déterminer les parties à améliorer en priorité, en se concentrant sur l’automatisation, l’optimisation, et l’efficacité opérationnelle pour une meilleure productivité et une meilleure valeur ajoutée.
2) Désigner un pilote pour le projet.
Désignez un membre spécifique pour piloter le projet, idéalement quelqu’un directement impliqué dans le processus concerné, grâce à sa connaissance approfondie.
Bien que l’analyse et la décision sur les modifications nécessaires puissent impliquer plusieurs personnes, confier la supervision globale à une seule personne assure une gestion cohérente et continue.
Cette personne devient le point de référence pour toute question post-transformation.
Dans les grandes entreprises ou les PME, la personne désignée peut être le Directeur Administratif et Financier ou le responsable informatique.
Et pour une très petite entreprise (TPE), cette responsabilité peut être attribuée au directeur lui-même.
Le pilote chargé du projet doit posséder une compréhension transversale des différentes activités de l’entreprise, ce qui permet de modéliser efficacement les changements à apporter.
3) Identifiez les goulots d’étranglement et les problèmes à traiter.
Pour maximiser l’efficacité des processus existants, vous devez identifier et résoudre les obstacles qui entravent leur bon fonctionnement.
Cela implique une évaluation minutieuse des performances actuelles, en identifiant les aspects qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations.
4) Réfléchir aux meilleures solutions pour résoudre les problèmes.
Après avoir identifié les obstacles dans vos processus, vous devez envisager de les éliminer afin de créer une véritable gestion intelligente des processus métiers.
Voici une piste de travail intéressant :
- Formez un groupe pour explorer de nouvelles approches aux problèmes rencontrés.
- Analysez en profondeur les outils en usage et réfléchissez à leur optimisation.
- Interrogez-vous sur l’utilité de créer un modèle ou d’intégrer un outil automatisé pour supprimer les tâches répétitives et chronophages.
5) Communiquez, préparez et formez les employés aux nouveaux processus.
Assurez-vous de maintenir une communication transparente avec les employés et la direction concernant l’identification des problèmes et la recherche de solutions.
Les changements, tels que la mise à jour des logiciels, la réaffectation des employés, et la formation, nécessitent toujours une communication claire.
6) Surveillez les résultats et ajustez les processus en fonction des retours et des performances.
Documentez et testez le nouveau processus pour évaluer sa clarté et son efficacité.
Impliquez des personnes extérieures au processus dans les tests pour un regard neuf et impartial.
Prenez le temps nécessaire pour détecter toute exception et analysez les données associées pour mesurer les améliorations.
Notez que pour réussir cette étape, vous devez disposer d’un outil avec une vue d’ensemble des processus, permettant de suivre les durées et de recueillir des données quantitatives pour évaluer les performances par rapport aux objectifs fixés.
7) Encouragez une culture d’amélioration continue pour maintenir l’efficacité et la pertinence des processus.
Une fois, votre nouveau processus métier formalisé et partagé avec votre équipe, gardez à l’esprit que l’optimisation d’un processus est un travail en continu.
Surveillez les performances, intégrez les retours d’équipe, et soyez prêt à ajuster votre processus, surtout en cas de changements externes comme les mises à jour logiciels.
Ces 7 étapes sont comme une chaîne qui permet de mettre en œuvre le projet, mais au final quand initier un tel chantier ?
C’est justement le point que nous allons aborder dans le prochain chapitre.
3) Quand envisager une amélioration des processus ?
Comme expliqué un peu plus tôt, une amélioration devrait être envisagée quand vous cherchez à renforcer l’efficacité opérationnelle, augmenter la productivité et maximiser la valeur ajoutée.
Mais pas seulement !
Cela inclut aussi des situations où vous identifiez des goulots d’étranglement, des processus obsolètes ou inefficaces, ou lorsque vous souhaitez intégrer des technologies d’automatisation pour simplifier et accélérer les opérations.
Ainsi, vous comprenez qu’il n’y a pas de moment opportun pour initier une démarche d’amélioration.
De plus, installer cette culture dans l’entreprise permet d’être constamment dans l’anticipation et d’avoir une bonne visibilité sur l’avenir et non dans la réaction en faisant appel aux pompiers !
Mais avant de crier au feu, voyons qui fait quoi.
4) Qui est chargé de mettre en place la planification ?
La responsabilité de la planification et de la mise en place de l’amélioration des processus métier incombe généralement aux décideurs et aux gestionnaires de l’entreprise.
Ce sont souvent des personnes occupant des postes de direction ou de management, telles que des chefs de projet, des responsables qualité, ou des directeurs opérationnels.
Pour cela, ils utilisent un système de gestion des processus métier comme Pickaform pour concevoir, formaliser et optimiser les processus.
Donc, le responsable de la planification collecte toutes les informations nécessaires et prépare son projet.
Mais où trouver ces informations, la suite ci-dessous.
5) Où trouver les informations pour identifier les problèmes ?
Pour identifier les problèmes dans vos processus métiers, vous pouvez recueillir des informations à partir de diverses sources internes et externes.
Voyons d’abord comment faire en interne.
Dans l’entreprise, vous devez examiner les retours d’expérience des employés, analyser les données de performance à travers des systèmes tels que les ERP, et utiliser des diagrammes de flux de processus pour visualiser les circuits d’information.
En fait, une bonne communication avec les personnes clé et un bon système de recueil des informations sera nécessaire pour être efficace.
Ensuite voici comment procéder en externe.
En externe, vous pouvez consulter des experts en gestion des processus comme Pickaform pour vous aider dans cette quête d’information.
Aussi, les feedbacks des clients et les analyses de marché peuvent également révéler des pistes d’amélioration précieuses.
Allez, on poursuit en passant à l’action et on planifie le tout !
6) La planification de l’amélioration des processus.
La planification de l’amélioration des processus métier implique plusieurs étapes.
D’abord, il faut cartographier les processus actuels pour comprendre leur fonctionnement.
Ensuite, une analyse approfondie permet d’identifier les zones à optimiser.
La redéfinition des processus vient après, en intégrant des solutions comme l’automatisation et l’optimisation.
Enfin, l’allocation adéquate des ressources est essentielle pour mettre en œuvre efficacement ces améliorations et garantir une meilleure performance.
Dans la suite de l’article, nous allons étudier les avantages d’un tel chantier.
7) Les avantages de l’amélioration des processus métier.
Bien que le processus itératif d’amélioration puisse parfois sembler lourd à gérer, ce dernier présente en réalité plusieurs avantages.
1) Vous gagnez du temps.
L’automatisation des processus métier représente un gain de temps significatif.
En réduisant la nécessité de tâches manuelles, elle libère les équipes pour se concentrer sur des activités plus stratégiques, augmentant ainsi la productivité.
Un seul processus automatisé peut économiser plusieurs heures de travail par jour.
2) L’optimisation de l’efficacité opérationnelle.
Elle élimine la nécessité pour les équipes de surveiller constamment les processus, permettant ainsi une gestion plus fluide et efficace.
Cette approche est également bénéfique pour identifier et résoudre rapidement les problèmes et les goulots d’étranglement dans les flux de travail.
3) L’optimisation des opérations.
Le Business Process Automation (BPA) est donc un facteur déterminant dans l’augmentation de la productivité en entreprise.
Il permet d’accélérer les processus, réduisant ainsi les délais d’exécution des tâches.
L’optimisation des processus est donc un levier efficace pour améliorer les performances opérationnelles.
4) La réduction des coûts.
La chasse aux coûts doit être une véritable obsession pour les organisations.
Ainsi, en remplaçant les tâches manuelles par des processus automatisés, les entreprises minimisent les dépenses opérationnelles et améliorent leurs marges bénéficiaires.
Cette approche assure également une utilisation plus efficace des ressources et réduit les gaspillages.
5) La réduction des erreurs humaines.
L’automatisation des workflows est un moyen efficace de réduire les erreurs humaines.
Les tâches monotones et répétitives sont particulièrement sujettes aux erreurs quand elles sont exécutées manuellement, mais l’utilisation de systèmes informatisés, qui ne souffrent pas de fatigue ou de distraction, permet de minimiser ce risque.
Ainsi, l’automatisation apporte une plus grande précision et fiabilité dans l’exécution des tâches.
6) L’optimisation de la gestion des documents.
Les processus manuels rendent souvent la gestion des documents complexe et chronophage, avec un risque accru d’erreur.
L’utilisation d’une solution de gestion des processus métiers, comme Pickaform, transforme et rationalise la gestion des documents.
Cette solution facilite l’organisation, la récupération des données et renforce la sécurité grâce à un accès basé sur les rôles.
Ce qui conduit à une circulation fluide et sans erreur des informations entre les différents acteurs.
Même si souhaiter améliorer ses processus présente des avantages cela représente certains défis.
8) Défis et meilleures pratiques en bpm.
Certains défis incluent la gestion des problèmes d’intégration, la résistance au changement et le maintien de l’engagement des employés.
Alors, pour surmonter ces obstacles, une solution est d’adopter les pratiques ci-dessous :
1️⃣ La gestion des problèmes d’intégration : assurer une intégration fluide des nouvelles technologies et processus en planifiant soigneusement et en communiquant clairement avec toutes les parties prenantes au projet.
2️⃣ La résistance au changement : aborder la résistance en impliquant activement les employés dans le processus de changement, en fournissant une formation adéquate et en communiquant les avantages de ces changements.
3️⃣ L’engagement des employés : renforcer l’engagement en reconnaissant les contributions des employés et en promouvant une culture d’appropriation des processus.
4️⃣ La culture d’amélioration continue : mettez en place une culture où l’amélioration continue est valorisée, encouragez les feedbacks réguliers et impliquez les employés dans les initiatives d’amélioration.
Une fois ces meilleures pratiques mises en place, voyons avec quel outil optimiser ses processus métier.
9) Quel logiciel de gestion des processus métier utilisé ?
Pour aboutir à des résultats satisfaisants, vous devez utiliser des outils adaptés.
Et à ce titre, Pickaform est un outil de gestion des processus métier qui correspond parfaitement à votre besoin.
Son système de formulaire avancé et son moteur de workflow vous faciliteront la tâche et vous donneront une meilleure visibilité.
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Choisissez simplement une date dans le calendrier ci-dessous et on s’occupe du reste.
10) Conclusion
Améliorer ses processus métiers est une démarche itérative avec beaucoup de bon sens.
En effet, entreprendre un tel chantier où chacun est impliqué a pour objectif de gagner en efficacité opérationnelle et de réduire les coûts.
L’engagement des employés, la gestion des problèmes d’intégration et la résistance au changement sont des aspects importants à considérer.
En fin de compte, une approche stratégique et une culture d’amélioration continue sont les clés du succès dans la gestion optimale des processus métier.
Foire aux questions
1) Quels sont les processus métiers ?
Les processus de pilotage, ou de management, définissent et propagent la culture, les objectifs et la stratégie d’une entreprise, favorisant l’émergence d’intelligence collective et le sens du travail pour les équipes.
Les processus opérationnels sont directement impliqués dans la création et dans la livraison des produits ou services de l’entreprise, tandis que les processus de support fournissent les ressources et le soutien nécessaires pour le bon fonctionnement des autres processus.
2) Quels sont les trois types de processus ?
Dans le domaine de l’amélioration des processus métier, on distingue généralement trois grandes catégories de processus :
- Les processus de management, qui définissent la stratégie et les objectifs de l’entreprise,
- Les processus de réalisation, qui sont directement impliqués dans la création et dans la livraison des produits ou services,
- Et les processus de support, qui fournissent les ressources et le soutien nécessaires aux autres processus pour fonctionner efficacement.
3) Quel est l’objectif principal d’un processus métier ?
L’objectif de la modélisation des processus métier (BPM) est d’accroître l’efficacité et la productivité des activités d’une entreprise.
Cela passe par la modélisation et la structuration des workflows, le BPM vise à rendre les opérations plus fluides et performantes.
4) Quel est le rôle d’un pilote dans l’amélioration des processus métier ?
Un pilote, souvent un membre impliqué dans le processus concerné, supervise le projet d’amélioration, assurant une gestion cohérente et servant de point de référence post-transformation.
5) Quelles sont les meilleures pratiques pour résoudre les problèmes dans les processus métiers ?
Après l’identification des problèmes, envisagez leur élimination en formant un groupe pour explorer de nouvelles approches et optimiser les outils existants.
6) Pourquoi est-il important de surveiller les résultats après la mise en œuvre des nouveaux processus ?
Surveiller les résultats permet d’évaluer l’efficacité des nouveaux processus, de détecter les exceptions, et d’ajuster les processus en fonction des performances et des retours.
7) Quels sont les avantages de l’automatisation des processus métier ?
L’automatisation conduit à un gain de temps, une optimisation de l’efficacité opérationnelle, une réduction des coûts, une diminution des erreurs humaines, et une gestion documentaire optimisée.