1) Comprendre le BPM.

a) Qu’est-ce que le BPM et pourquoi est-il important ?

Le Business Process Management (BPM) est une approche qui permet de modéliser, d’analyser, d’optimiser et automatiser les processus métiers d’une entreprise. 

Par exemple, une entreprise qui doit traiter des demandes clients peut utiliser le BPM pour optimiser la réponse apportée aux clients, réduire les délais et les coûts associés.

b) Quels sont les composants d’une solution de BPM ?

Une solution de BPM se compose généralement de plusieurs éléments : 

Les principaux sont : 

• Un outil de modélisation pour créer des diagrammes de processus, 
• Un moteur de workflow pour fluidifier le traitement des tâches, 
• Des tableaux de bord pour surveiller les performances 
• Un système d’intégration pour connecter divers systèmes d’information. 

Par exemple, une plateforme comme Pickaform offre un éditeur de formulaires intégré et des fonctionnalités à la carte, ce qui permet à l’utilisateur de personnaliser et d’automatiser les workflows selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

2) Identifier les besoins de l’entreprise.

a) Quels sont les signes indiquant qu’une entreprise a besoin d’une solution de BPM ?

1) Certains de vos processus sont inefficaces.

Lorsque les processus métiers deviennent inefficaces, c’est un signe évident que l’entreprise a besoin d’une solution de BPM. 

Les signes incluent des délais de traitement longs, des tâches redondantes, des erreurs fréquentes, ou des difficultés à avoir une vision d’ensemble sur les tâches ou les dossiers en cours. 

2) Il y a un manque de traçabilité et de transparence.

Un manque de traçabilité et de transparence dans les processus métiers indique également la nécessité d’une solution de BPM. 

Vous devez pouvoir suivre et auditer vos processus pour améliorer la gestion globale de votre entreprise.

3) Vos équipes ont des difficultés à collaborer ensemble.

Les difficultés de collaboration entre les équipes peuvent être un autre indicateur. 

Si les départements de l’entreprise ont du mal à partager des informations ou à coordonner leurs activités, cela peut entraîner des retards et des erreurs. 

Par exemple, dans un service de support client, le manque de communication entre les équipes techniques et commerciales peut entraîner des résolutions de problèmes inefficaces. 

4) Une croissance non gérée.

Une croissance rapide non gérée peut également signaler le besoin d’une solution de BPM. 

Lorsque l’entreprise se développe rapidement, les processus existants peuvent devenir obsolètes et inefficaces. 

Ainsi, si une startup technologique passe de 10 à 100 employés, elle peut voir ses processus de gestion se compliquer.

Le BPM permet d’adapter et de standardiser les processus pour gérer correctement cette croissance.

5) Il y a de l’insatisfaction chez vos clients.

L’insatisfaction des clients due à des services lents ou de mauvaise qualité est un signe clair. 

Si les clients se plaignent régulièrement des délais de réponse ou de la qualité des produits et services, cela peut être dû à des processus internes défaillants. 

Ainsi, lorsqu’une entreprise a des clients qui se plaignent de la lenteur des réponses à leurs demandes, elle pourrait bénéficier du BPM pour automatiser et améliorer la réactivité de son service client.

b) Comment évaluer les besoins de l’entreprise en termes de BPM ?

Pour évaluer les besoins de l’entreprise en termes de BPM, commencez par une analyse détaillée des processus existants. 

Ainsi cela vous permettra d’identifier les étapes critiques, leurs flux de travail actuels et les points de friction. 

Par exemple, dans une entreprise de services financiers, examinez le processus de traitement des demandes de prêt, en repérant les étapes où des retards ou des erreurs se produisent fréquemment.

1) Par l’identification des Problèmes.

Listez les problèmes spécifiques rencontrés. 

En effet, si les délais de traitement des commandes dans une entreprise de logistique sont trop longs, cela peut indiquer un besoin d’automatisation et de simplification des processus.

2) En recueillant les feedbacks des parties prenantes.

Pour cela, vous devez interroger les parties prenantes, y compris les employés et les clients, pour obtenir des retours pertinents dans votre quête d’information. 

Leurs commentaires peuvent révéler des problèmes et des frustrations non détectées lors de l’analyse initiale. 

Cela se vérifie si les employés du service client signalent des difficultés à accéder rapidement aux informations nécessaires pour résoudre les requêtes des clients.

3) Par l’évaluation de la conformité et de la traçabilité.

Vérifiez si les processus actuels respectent les exigences réglementaires et offrent une traçabilité adéquate. 

En effet, un manque de conformité ou de traçabilité peut entraîner des sanctions ou des pertes financières. 

Par exemple, dans le secteur pharmaceutique, une traçabilité insuffisante dans le processus de production peut conduire à des rappels de produits coûteux.

4) En analysant les coûts et les ressources.

Évaluez les coûts associés aux processus actuels, notamment les ressources humaines et matérielles, et identifiez les domaines où des économies peuvent être réalisées. 

Par exemple, si un processus de gestion des stocks dans une entreprise de commerce de détail nécessite beaucoup de main-d’œuvre pour des tâches répétitives, l’automatisation via le BPM peut réduire ces coûts.

5) Par la définition des objectifs.

Définissez clairement les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre avec l’implémentation d’une solution de BPM. 

Ainsi, un objectif pourrait être de réduire le temps de traitement des commandes de 20 % dans les six mois suivant l’implémentation.

6) Par la sélection des processus prioritaires.

Les processus sont souvent nombreux dans une entreprise : identifiez les processus prioritaires qui bénéficieront le plus de l’optimisation par le BPM. 

Ces processus doivent être critiques et avoir un impact direct sur la performance. 

Par exemple, dans une entreprise de fabrication, le processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement peut être prioritaire pour réduire les coûts et améliorer les délais de livraison.

7) Par la simulation et la modélisation.

Vous devez utiliser des outils de modélisation pour simuler les processus actuels et proposer des améliorations. 

En effet, la simulation permet de visualiser les impacts des changements proposés sans perturber les opérations réelles. 

3) Analyser les bénéfices du BPM.

a) Comment présenter les avantages du BPM à la direction de manière convaincante ?

1) Utiliser des données chiffrées.

Mettez en avant l’analyse des coûts et des gains.

Présentez des données chiffrées pour illustrer les économies potentielles et les gains en efficacité. 

Pour y parvenir, expliquez comment l’automatisation du système de facturation peut réduire les coûts de main-d’œuvre de 20 % et augmenter la rapidité de traitement des factures de 30 %.

Astuce : utilisez des graphiques pour montrer l’impact financier du BPM sur une période donnée.

Jouez sur le retour sur investissement (ROI).

Démontrez le ROI potentiel en utilisant des calculs concrets, en particulier sur le temps qui pourrait être gagné et l’économie financière correspondante. 

Par exemple, si l’implémentation d’une solution BPM coûte 3000 euros par an et permet d’économiser l’équivalent de 10000 euros par an en coûts opérationnels, le ROI est évident et simple à démontrer. 

2) Présenter des exemples concrets

Organisez des démonstrations en direct pour montrer comment le BPM peut résoudre des problèmes spécifiques à votre entreprise. 

Vous pouvez par exemple réserver un appel avec Pickaform pour une démonstration en direct en présence de votre direction.

Ainsi, ces derniers pourront profiter de ce moment d’échange pour poser leurs questions et se projeter directement dans le projet.

3) Répondre aux préoccupations et aux objections.

Le coût et la complexité du projet.

Abordez les préoccupations liées aux coûts et à la complexité de l’implémentation du BPM. 

Expliquez que même s’il y a souvent un investissement initial, les économies à moyen et long terme et les gains d’efficacité justifient la dépense.

Proposez un plan de mise en œuvre progressif pour minimiser la complexité des premiers projets réalisés.

L’adoption par les équipes.

Rassurez la direction sur la facilité d’adoption par les équipes en montrant des exemples de formation et d’accompagnement.

Vous pouvez par exemple détailler comment Pickaform propose des formations et un support continu pour assurer une transition en douceur. 

4) Préparer une présentation convaincante.

a) Comment préparer une démonstration de BPM adaptée aux besoins de l’entreprise ?

1) Analyser les besoins spécifiques de l’entreprise.

Commencez par une analyse approfondie des besoins spécifiques de l’entreprise en identifiant les processus critiques qui peuvent bénéficier d’une optimisation. 

2) Personnaliser au maximum la démonstration.

Adaptez la démonstration en fonction des besoins identifiés. 

Pour cela, utilisez des scénarios réels de l’entreprise pour montrer comment le BPM peut résoudre des problèmes concrets. 

Par exemple, simuler un processus de traitement des commandes pour illustrer la fluidification des étapes manuelles et le gain de temps associé. Pour cela, vous pouvez solliciter nos équipes Pickaform pour créer rapidement un prototype : on peut généralement créer un prototype cohérent en moins de 30 minutes avec Pickaform.

3) Intégrer les parties prenantes dès le début du projet.

Invitez les parties prenantes clés à participer à la démonstration. 

Encouragez les questions et les intéractions pour qu’ils puissent se projeter dans l’utilisation de la solution. 

4) Quels éléments doivent être inclus dans une présentation à la direction ?

Des données chiffrées sur le ROI : incluez des données chiffrées pour illustrer les économies potentielles et les gains. 

Présentez un calcul du ROI basé sur des exemples concrets. 

Des études de cas : utilisez des études de cas de succès pour montrer comment d’autres entreprises similaires ont bénéficié du BPM. Pour cela, nous pouvons aussi vous fournir des exemples.

Des graphiques et des visuels : utilisez des graphiques et des visualisations pour rendre les informations financières et opérationnelles plus accessibles. 

Par exemple, un graphique linéaire peut montrer l’évolution des économies réalisées sur plusieurs années.

5) Quels exemples concrets de gains d’efficacité peuvent être présentés à la direction ?

L’automatisation des tâches répétitives : montrez comment l’automatisation des tâches répétitives peut libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. 

Par exemple, l’automatisation des processus de saisie de données peut réduire les erreurs.

Amélioration de la collaboration : expliquez comment le BPM peut améliorer la collaboration entre les équipes. 

Par exemple, en centralisant les informations et en automatisant les flux de travail, les équipes de vente et de support peuvent mieux coordonner leurs efforts.

6) En quoi le BPM diffère-t-il des autres solutions de gestion des processus ?

Par sa flexibilité et sa personnalisation : le BPM offre une flexibilité et une personnalisation supérieures par rapport aux autres solutions de gestion des processus. 

En fait, les outils de modélisation permettent de créer des workflows sur mesure adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Par l’intégration avec les Systèmes Existants : le BPM peut s’intégrer facilement avec les systèmes d’information existants, via des API, ce qui minimise les disruptions.

Par l’amélioration continue : le BPM permet une amélioration continue des processus métiers grâce à des outils de suivi et d’analyse des performances. 

Par exemple, les tableaux de bord interactifs permettent de surveiller les indicateurs clés de performance et d’apporter des ajustements en temps réel.

5) Anticiper les objections.

a) Quelles sont les objections courantes de la direction et comment y répondre ?

1) Des préoccupations concernant les coûts élevés.

La direction peut être préoccupée par les coûts initiaux associés à l’implémentation d’une solution BPM. 

Pour y répondre, présentez une analyse détaillée des économies potentielles et des gains d’efficacité à long terme.

De plus, n’hésitez pas à rappeler que dans le cas de Pickaform, l’investissement initial est très réduit, et que l’abonnement à la plateforme peut être résilié à tout moment sans engagement : le risque financier à lancer un projet de BPM est donc proche de zéro en cas d’échec, et peut au contraire générer de gros bénéfices en cas de succès. Pourquoi ne pas tenter ?

2) La complexité de la mise en œuvre.

L’inquiétude concernant la complexité de la mise en œuvre est une autre objection courante. 

Dans ce cas, expliquez que bien que l’implémentation initiale puisse sembler complexe, il se trouve que des plateformes NoCode comme Pickaform rendent extrêmement trivial.

Proposez aussi un plan de mise en œuvre par étapes, en commençant par les processus les plus critiques et en intégrant progressivement d’autres processus : il est inutile et contre-productif de vouloir résoudre tous les sujets en même temps, et il faut en général commencer par le projet le plus simple pour que les collaborateurs voient très rapidement les bénéfices du BPM.

3) La résistance au changement.

La résistance au changement de la part des employés peut également être une préoccupation. 

Rassurez la direction en soulignant que la formation et un support continu peuvent être assurés par Pickaform.

4) Un plan de mise en œuvre progressif.

Réduisez les inquiétudes concernant la complexité en proposant un plan de mise en œuvre progressif de la solution BPM, et en commençant par un projet simple. 

6) Planifier l’implémentation.

a) Comment planifier la formation et l’adoption par les équipes d’une solution de BPM ?

1) L’évaluation des besoins en formation.

Commencez par évaluer les besoins de formation des différentes équipes. 

Ainsi, vous allez identifier les compétences nécessaires pour utiliser efficacement la solution. 

2) Le développement d’un programme de formation personnalisé.

Créez un programme de formation personnalisé adapté aux différents rôles et niveaux de compétence. 

Par exemple, proposer des sessions de formation spécifiques :

– pour les managers, une formation axée sur l’utilisation des tableaux de bord et des outils d’analyse

– pour les utilisateurs, une formation centrée sur l’ergonomie du produit

– pour les administrateurs, une formation centrée sur la modélisation de vos processus métier

3) L’utilisation de formateurs internes et externes à l’entreprise.

Trouvez des formateurs internes qui comprennent bien les processus métiers de l’entreprise, ainsi que des experts externes pour offrir une perspective nouvelle et des compétences spécialisées. 

4) Un calendrier de formation progressif.

Planifiez les sessions de formation de manière progressive pour éviter de surcharger les équipes. 

Par exemple, vous pourriez commencer par former l’équipe de gestion des commandes avant de passer à l’équipe de support client.

b) Comment assurer une adoption réussie par les équipes ?

1) Engagement des parties prenantes.

Impliquez les parties prenantes dès le début du projet pour obtenir leur soutien et leur adhésion. 

Organisez des réunions régulières pour discuter des progrès, des défis et des succès. 

Ainsi, vous pouvez créer un comité de pilotage composé de représentants de chaque département pour superviser l’implémentation.

2) Ayez une communication transparente.

Assurez une communication transparente tout au long du processus d’implémentation. 

Informez les équipes des objectifs, des bénéfices et des étapes clés du projet. 

Utilisez des bulletins d’information, des réunions d’équipe et des plateformes de collaboration pour partager les mises à jour. 

3) Pilotage et feedback continu.

Lancez un projet pilote pour tester la solution BPM dans un environnement contrôlé avant de l’étendre à l’ensemble de l’entreprise. 

Recueillez les feedbacks des utilisateurs pilotes pour identifier les problèmes et apporter des ajustements.

4) Mettez en place un système de reconnaissance et de récompense.

Marquer le coup et motivez les équipes en reconnaissant leurs efforts et leurs réussites. 

Mettez en place un système de récompenses pour les employés qui adoptent rapidement et efficacement la nouvelle solution. 

7) Évaluer et optimiser.

a) Comment mesurer le succès d’une solution de BPM après son déploiement ?

1) Définissez des indicateurs clés de performance (KPI).

Commencez par définir des indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques et mesurables. 

Ces indicateurs peuvent inclure le temps de cycle des processus, le taux d’erreur, les coûts opérationnels, et la satisfaction des clients. 

2) Surveillez les KPI de manière continue.

Utilisez des tableaux de bord pour surveiller en temps réel les KPI définis. 

Par exemple, un tableau de bord interactif peut afficher les performances des processus de gestion des stocks, permettant de repérer rapidement les goulots d’étranglement et d’apporter des corrections.

3) Analysez les données de performance.

Après avoir collecté suffisamment de données, analysez-les pour évaluer l’impact de la solution. 

Comparez les performances avant et après le déploiement pour identifier les améliorations. 

4) Obtenez des retours des utilisateurs.

Recueillez régulièrement des retours des utilisateurs finaux pour comprendre leur expérience avec la solution BPM. 

Organisez des sessions de feedback et des enquêtes pour identifier les points d’amélioration… sachant que vous pouvez aussi utiliser un outil BPM comme Pickaform pour faire cela !

5) Effectuez des audits périodiques.

Réalisez des audits périodiques pour évaluer la conformité des processus et l’efficacité de la solution. 

Ces audits permettent d’identifier des divergences par rapport aux attentes initiales et d’effectuer les ajustements. 

Par exemple, un audit de la gestion des ressources humaines peut révéler des inefficacités dans le suivi des candidatures, nécessitant des ajustements.

b) Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser continuellement le BPM ?

1) l’amélioration continue des processus.

Adoptez une approche d’amélioration continue en utilisant les principes du Lean Management et de Six Sigma pour optimiser les processus en permanence.

Encouragez les équipes à identifier et à proposer des améliorations. 

2) La formation et le développement continu des équipes.

Assurez-vous que les équipes reçoivent une formation continue sur les nouvelles fonctionnalités et les meilleures pratiques du BPM. 

Mettez à jour régulièrement le programme de formation pour inclure les dernières innovations et techniques. 

3) L’utilisation d’outils d’analyse avancée.

Implémentez des outils d’analyse avancée pour surveiller et optimiser les processus. 

Utilisez des solutions de Business Intelligence (BI) pour analyser les tendances et les performances. 

Par exemple, un tableau de bord BI peut montrer une augmentation des délais de traitement des commandes pendant certaines périodes, ce qui permet de prendre des mesures proactives pour y remédier.

4) La révision régulière des processus.

Planifiez des révisions régulières des processus pour évaluer leur pertinence et leur efficacité. 

Impliquez les parties prenantes dans ces révisions pour garantir que les processus restent alignés avec les objectifs de l’entreprise. 

5) L’adoption de technologies innovantes.

Restez à l’affût des nouvelles technologies et de tendances. 

Intégrez des solutions innovantes telles que l’intelligence artificielle et l’automatisation robotisée des processus (RPA). 

Par exemple, l’intégration de l’IA dans les processus de service client peut permettre de répondre automatiquement aux demandes courantes, libérant ainsi du temps pour les agents pour gérer des cas plus complexes.

8) Conclusion.

Adopter une solution de Business Process Management (BPM) est une démarche stratégique qui permet d’optimiser et d’automatiser les processus métiers d’une entreprise. 

Cet article met en lumière l’importance du BPM, les signes indiquant la nécessité de son adoption, et les avantages concrets qu’il apporte aux différentes fonctions de l’entreprise. 

Nous avons également abordé comment préparer une présentation convaincante à la direction, anticiper les objections courantes, et planifier efficacement l’implémentation et l’adoption par les équipes.

Pour aller plus loin et découvrir comment le BPM peut transformer votre entreprise, nous vous invitons à explorer nos autres articles sur la digitalisation des processus, les outils d’automatisation avancés, et les meilleures pratiques en matière de gestion des processus métiers. 

Ces ressources vous fourniront des informations précieuses et des études de cas pour mieux comprendre et mettre en œuvre une solution de BPM dans votre organisation.

Et vous, quels sont les défis actuels que vous rencontrez dans la gestion de vos processus métiers ? 

Avez-vous déjà envisagé de passer au BPM pour améliorer votre efficacité opérationnelle ?