1) Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est un document formel écrit par un employé dans une entreprise pour solliciter l’achat de biens ou services. 

Ce document peut être rédigé par le service des achats et ensuite soumis au service financier pour approbation.

a) Contenu typique de la demande d’achat.

• 1️⃣ Description des besoins d’achat.
• 2️⃣ Département concerné et ligne budgétaire.
• 2️⃣ Adresse de l’entreprise.
• 2️⃣ Articles et quantités à commander.
• 2️⃣ Informations sur le fournisseur.

Après soumission, la demande d’achat est envoyée aux départements autorisés qui décident de son approbation ou de son rejet. 

Selon les détails fournis, cette décision sera prise par le département des achats et/ou le service financier. Dans les entreprises plus petites, le directeur valide directement.

2) Les types de demandes d’achat.

Il existe principalement deux types :

a) Les demandes d’achat internes.

Ces requêtes concernent l’acquisition d’articles ou services auprès d’un autre service au sein de la même organisation.

b) Les demandes d’achat externes.

Ces requêtes impliquent des articles ou services provenant de fournisseurs extérieurs.

3) Scénarios possibles après soumission d’une demande d’achat.

Plusieurs scénarios peuvent se produire suite à la soumission d’une demande d’achat :

a) La demande est approuvée.

Cela initialise différentes actions constituant le processus d’approvisionnement.

b) La demande est rejetée.

Cela peut être dû à des raisons telles qu’un prix trop élevé, une quantité inadéquate ou une soumission tardive.

c) La demande nécessite des compléments d’information

La demande est renvoyée au demandeur qui doit compléter les informations manquantes.

d) La demande nécessite une validation par un supérieur hiérarchique de plus haut niveau

Il est assez fréquent que des niveaux de pouvoir soient mis en place en fonction du montant de la demande d’achat : par exemple, le supérieur N+1 peut valider jusqu’à 1000€, et au-delà, il faut faire valider aussi par le supérieur N+2.

4) Les étapes du processus de demande d’achat.

a) La création de la demande.

Cette étape initiale nécessite une attention particulière pour éviter des complications ultérieures. 

Chaque détail doit être soigneusement pris en compte pour garantir que la demande est complète et précise.

b) La validation et l’approbation de la demande.

Les parties prenantes comme les départements comptable, financier, achats ou direction examinent la demande avant de la valider ou de la rejeter.

c) Le suivi et la gestion des achats.

Un système efficace est nécessaire pour suivre et gérer toutes les demandes d’achat afin d’harmoniser les exigences de toutes les parties impliquées.

5) Les avantages d’utiliser une demande d’achat formelle.

Utiliser un processus formel présente plusieurs bénéfices, comme :

• 1️⃣ L’implication anticipée des différentes parties prenantes.
• 2️⃣ La protection contre la fraude et les abus.
• 3️⃣ L’optimisation de la planification budgétaire.
• 4️⃣ L’amélioration du processus d’approvisionnement grâce à une meilleure gestion des contrats.

a) Le choix des fournisseurs et les conditions contractuelles.

Une bonne gestion de la demande d’achat permet aussi de sélectionner des fournisseurs adéquats et de négocier des conditions plus favorables. 

De plus, il est toujours possible de changer de fournisseur tant que la demande est en cours d’approbation et que le budget n’est pas encore engagé.

6) Les outils pour faciliter la gestion des demandes d’achat.

Pour réussir à mettre en place un processus de management de vos achats, vous devez d’abord vous équiper d’un logiciel BPM (Business Process Management). 

Ces outils aident à mieux gérer les demandes d’achat et à automatiser certaines parties du processus.

7) Automatisation du processus.

a) Utilisation de logiciels BPM.

L’implémentation de solutions logicielles comme les BPM peut grandement faciliter la gestion des demandes d’achat. 

Ces outils permettent de centraliser toutes les informations et d’automatiser les circuits d’approbation.

b) Les bénéfices

Automatiser le processus présente plusieurs avantages :

• Réduction du temps de traitement.
• Fiabilité grâce aux pistes d’audit numériques.
• Meilleure visibilité sur les dépenses et optimisation budgétaire.
• Conformité renforcée aux politiques internes de l’entreprise.

8) Intégration de Pickaform dans le processus de demande d’achat.

a) La création et la personnalisation des formulaires de demande d’achat.

Pour optimiser le processus, vous devez avoir des formulaires flexibles et personnalisables. 

Avec Pickaform, vous pouvez créer des formulaires adaptés à vos besoins spécifiques en quelques minutes. 

Que vous ayez besoin de champs pour la description des produits, les quantités, les dates de livraison ou les validations budgétaires, Pickaform vous permet d’ajouter et de configurer divers types de champs, tels que les textes, les nombres, les dates, les cases à cocher et bien plus encore.

Exemple : un service achat peut créer un formulaire standardisé pour toutes les demandes d’achats avec des sections dédiées aux détails des produits, aux informations sur les fournisseurs et aux commentaires des demandeurs.

b) Automatisation des workflows de validation et d’approbation.

L’une des étapes les plus critiques du processus de demande d’achat est la validation et l’approbation. 

Pickaform permet de définir des workflows automatisés qui assurent que chaque demande passe par les étapes de validation nécessaires avant d’être approuvée. 

Vous pouvez configurer des règles spécifiques pour différents types de demandes et définir des acteurs responsables à chaque étape.

Exemple : une demande d’achat pour des fournitures de bureau pourrait nécessiter l’approbation du responsable de service et du directeur financier avant d’être traitée par le service des achats. 

Pickaform permet de configurer ce workflow en quelques clics.

c) Suivi et gestion des demandes d’achat.

Après la création et l’approbation des demandes, le suivi et la gestion sont essentiels pour garantir que les achats sont réalisés en temps voulu et dans les limites budgétaires. 

Pickaform offre des fonctionnalités de vues personnalisées qui permettent aux utilisateurs de suivre l’état des demandes et de vérifier les délais de livraison.

Exemple : le responsable des achats peut utiliser des vues filtrées pour afficher toutes les demandes en attente de validation, celles en cours de traitement, ou encore celles qui ont été récemment complétées. Il peut également simplement établir des statistiques des volumes d’achats, par service, par type de produit, par date, etc..

d) Collaboration et communication simplifiées.

La collaboration entre les différents départements est facilitée par les fonctionnalités de Pickaform. 

Grâce aux champs collaboratifs et aux notifications automatisées, tous les acteurs impliqués dans le processus de demande d’achat peuvent être informés des mises à jour et des changements en temps réel, ce qui améliore la communication et réduit les délais.

Exemple : lorsqu’une demande d’achat est modifiée ou approuvée, des notifications automatiques peuvent être envoyées aux départements concernés, ce qui assure que tout le monde est informé en temps réel.

e) Optimisation continue et adaptation aux besoins changeants.

Pickaform permet une optimisation continue de vos processus grâce à l’analyse des données et aux feedbacks des utilisateurs. 

En ajustant régulièrement les workflows et les formulaires, vous pouvez répondre aux besoins de votre entreprise et améliorer l’efficacité de votre gestion des achats.

Exemple : votre service achats peut analyser les données des demandes précédentes pour identifier des goulots d’étranglement et ajuster les workflows en conséquence, ce qui garantit une amélioration continue du processus.

9) Quel est l’impact de la digitalisation ?

a) Accélération des processus administratifs.

La réduction des délais de traitement : la dématérialisation permet une meilleure gestion documentaire liés au traitement manuel. 

En digitalisant les demandes d’achat, les informations peuvent être transmises et approuvées instantanément, sans avoir à attendre le déplacement physique des documents. 

L’automatisation des workflows : les processus numérisés peuvent être automatisés, ce qui réduit la nécessité d’interventions manuelles et minimise les erreurs. 

10) Pourquoi est-il important d’avoir un processus de demande d’achat ?

a) Pour la précision et le contrôle.

Un processus bien structuré permet de vérifier si le besoin exprimé est justifié et conforme aux objectifs budgétaires de l’entreprise. 

Cela permet également de choisir les meilleurs fournisseurs en fonction des critères définis.

b) Pour la prévention des dépenses inutiles.

Sans un tel processus, les achats « sauvages » peuvent s’accumuler rapidement, entraînant un épuisement des ressources financières. 

Aussi, une demande d’achat bien gérée évite les fraudes et les paiements en double.

c) Comment une demande d’achat bien gérée peut-elle réduire les coûts ?

1) Par l’optimisation des relations fournisseurs.

Sélection des meilleurs fournisseurs : une demande d’achat bien gérée permet de choisir les fournisseurs les plus compétitifs en fonction de critères définis tels que le prix, la qualité et les délais de livraison. 

Pour cela vous pouvez utiliser votre base de données de fournisseurs et sélectionner celui offrant le meilleur rapport qualité-prix pour chaque type de produit. 

Négociation et remises :  avec une vue claire et centralisée de toutes les demandes d’achat, vous pouvez mieux négocier les prix et obtenir des remises pour des achats en gros. 

2) Par l’amélioration de la gestion des stocks.

Réduction des stocks excédentaires : une demande bien gérée permet de maintenir des niveaux de stock optimaux, ce qui évite les coûts liés aux stocks excédentaires. 

Par la prévention des ruptures de stock : une bonne gestion des demandes permet de prévoir les besoins futurs et de planifier les approvisionnements en conséquence. 

Par exemple, une chaîne de magasins peut utiliser des outils de prévision pour passer des commandes à temps, évitant ainsi les ruptures de stock et les pertes de ventes potentielles.

d) Pourquoi est-il important d’avoir une bonne traçabilité des demandes d’achat ?

1) Vous avez la main sur le contrôle et la sécurité de vos achats.

Sur la prévention des fraudes : la traçabilité des demandes d’achat permet de suivre chaque étape du processus, de la création à l’approbation, et jusqu’à la réception des biens ou services. 

En enregistrant toutes les actions et décisions, elle permet d’identifier rapidement toute tentative de fraude. 

Ainsi, vous pouvez détecter des demandes suspectes répétées pour le même fournisseur ou des approbations hors des politiques d’achat établies.

Sur la vérification et les audits : une bonne traçabilité facilite les audits internes et externes en offrant une vue complète et détaillée de toutes les transactions. 

Les auditeurs peuvent ainsi vérifier que toutes les demandes d’achat respectent les procédures de l’entreprise et les réglementations en vigueur. 

2) L’optimisation de la gestion des stocks.

La gestion des stocks : la traçabilité permet de mieux gérer les stocks en assurant que chaque demande d’achat est justifiée et alignée avec les niveaux de stock actuels. 

Cela évite les surstocks et les ruptures, ce qui optimise les coûts de stockage et de logistique. 

Le suivi des performances : la traçabilité des demandes d’achat permet de mesurer la performance des fournisseurs en termes de délais de livraison, qualité des produits et respect des conditions contractuelles. 

Ces informations vous permettent par la suite de prendre des décisions éclairées lors du renouvellement des contrats ou de la sélection de nouveaux fournisseurs.

Les réclamations et les litiges : en cas de litiges ou de réclamations, la traçabilité fournit des preuves documentées des transactions et des communications avec les fournisseurs, ce qui facilite la résolution des conflits. 

3) La traçabilité aide aussi à la conformité et à la réglementation.

Respect des réglementations : les entreprises doivent souvent se conformer à des réglementations strictes en matière de gestion des achats, particulièrement dans les secteurs soumis à des audits rigoureux comme la santé, la finance et les marchés publics. 

Une bonne traçabilité assure que toutes les demandes d’achat sont conformes aux normes légales et réglementaires. 

Gestion des risques : la traçabilité aide à identifier et à atténuer les risques liés aux achats en offrant une visibilité complète sur les transactions. 

Cela inclut la gestion des fournisseurs à haut risque, la surveillance des coûts et l’assurance qualité. 

Ainsi, si vous êtes dans l’agroalimentaire, vous pouvez utiliser des systèmes de traçabilité pour garantir que tous les ingrédients achetés respectent les normes de sécurité alimentaire.

e) Pourquoi les entreprises doivent-elles automatiser leurs demandes d’achat ?

1) Pour être plus efficace et réduire les risques d’erreurs.

Automatisation des processus répétitifs : automatiser les demandes d’achat permet de réduire les tâches manuelles répétitives, ce qui libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. 

Par exemple, l’utilisation de Pickaform peut automatiser la saisie des données et l’envoi des demandes pour approbation, ce qui élimine les erreurs humaines fréquentes comme les fautes de frappe ou les oublis.

Fiabilité et traçabilité : les systèmes automatisés comme Pickaform enregistrent chaque étape du processus, assurant une traçabilité complète et fiable. 

Cela facilite les audits internes et externes en fournissant des pistes d’audit claires. 

2) Pour avoir une meilleure visibilité et un contrôle sur les processus.

Suivi en temps réel : les solutions automatisées permettent de suivre l’état des demandes d’achat en temps réel. 

Les responsables peuvent voir quelles demandes sont en attente, lesquelles ont été approuvées, et celles qui ont été rejetées. 

Par exemple, un tableau de bord intégré permet un management visuel des processus et peut montrer l’ensemble des demandes en cours, ce qui permet aux gestionnaires d’identifier rapidement les problèmes.

3) Pour des raisons de conformité et de réduction des coûts.

Respect des politiques internes :  automatiser les demandes garantit que toutes les procédures sont conformes à vos politiques internes. 

Les règles de validation et d’approbation peuvent être intégrées dans Pickaform, ce qui assure que chaque demande est vérifiée selon les critères prédéfinis. 

Optimisation des coûts : l’automatisation permet de centraliser et d’analyser les données des achats, ce qui facilite la négociation avec les fournisseurs et l’obtention de remises pour des achats en gros. 

11) Optimisation et amélioration continue des demandes d’achat.

a) Comment analyser les performances des demandes d’achat ?

L’utilisation de tableaux de bord et KPI : pour analyser les performances, vous devez mettre en place des tableaux de bord avec des indicateurs clés de performance (KPI). 

Ces indicateurs peuvent inclure le temps de traitement des demandes, le taux d’approbation, le respect des délais de livraison et les coûts par commande. 

Par exemple, un tableau de bord dans un logiciel de gestion des achats peut afficher le temps moyen de traitement d’une demande d’achat, permettant aux gestionnaires de repérer les problèmes et d’y remédier.

Faire des audit régulier des processus : les audits réguliers des processus de demande d’achat permettent d’identifier les points faibles et les opportunités d’amélioration. 

Cela implique de revoir les étapes de création, validation, approbation et suivi des demandes. 

L’analyse des données historiques : l’analyse des données historiques permet de comprendre les tendances et les comportements récurrents. 

Si vous examinez les données sur plusieurs périodes, vous pouvez identifier les pics de demande, les services ou les collaborateurs les plus demandeurs, les fournisseurs les plus performants et les types de demandes les plus courants. 

Par exemple, une analyse historique peut révéler que certains mois de l’année voient une augmentation des demandes pour certains types de fournitures, ce qui vous permettra de mettre en place une planification.

b) Quelles sont les meilleures pratiques pour optimiser les délais de traitement ?

L’automatisation des workflows : l’automatisation des workflows de demande d’achat est une pratique clé pour optimiser les délais de traitement. 

Les systèmes BPM (Business Process Management) comme Pickaform peuvent automatiser les étapes d’approbation et de validation, réduisant ainsi les délais manuels. 

Avec Pickaform, un workflow automatisé peut envoyer automatiquement les demandes d’achat à l’approbateur concerné dès leur soumission, ce qui accélère le processus de validation.

La standardisation des formulaires et des processus : standardiser les formulaires de demande d’achat et les processus associés aide à réduire les erreurs et les délais. 

Des formulaires uniformes avec des champs obligatoires garantissent que toutes les informations nécessaires sont fournies dès le départ. 

Ainsi, si vous créez des formulaires de demande d’achat standardisés pour différents types de biens et services, vous vous assurez que chaque demande est complète et précise.

La formation continue et la sensibilisation : former régulièrement les équipes impliquées dans le processus de demande d’achat garantit qu’elles sont à jour avec les meilleures pratiques et les outils disponibles. 

Une bonne compréhension des processus et des systèmes utilisés contribue à une exécution plus rapide et plus efficace des tâches. 

12) Conclusion.

Dans cet article, nous avons exploré les différentes facettes de la demande d’achat, de sa définition à sa gestion optimale. 

Nous avons vu comment une demande bien structurée et automatisée peut améliorer l’efficacité, réduire les coûts et assurer la conformité. 

De plus, l’importance des conditions générales de vente et des KPI pour analyser les performances des demandes d’achat a été soulignée.

Ainsi, en intégrant des solutions comme Pickaform, les entreprises peuvent automatiser et optimiser leurs processus, garantissant ainsi des opérations fluides et des économies. 

Dans un environnement commercial de plus en plus digitalisé, la maîtrise des processus d’achat est un levier important pour rester compétitif.

Avez-vous déjà envisagé comment l’automatisation des demandes d’achat pourrait simplifier votre quotidien professionnel et améliorer vos performances ? 

Réfléchissez à vos propres processus et imaginez les bénéfices que vous pourriez en tirer.