1) La définition d’un processus d’achat en entreprise.

a) Un processus d’achat, c’est quoi ?

Le processus d’achats dans une entreprise est une série d’actions avec pour objectif d’acheter les biens et les services nécessaires à son bon fonctionnement. 

Ce processus se compose de diverses étapes, dont chacune d’elles joue un rôle dans l’optimisation des coûts et l’efficacité opérationnelle.

b) Les étapes clé du processus d’achats.

1. L’identification des besoins et la recherche des fournisseurs.

Le processus débute par la détection d’un besoin spécifique au sein de l’entreprise. 

Cette étape implique une phase de recherche pour identifier un fournisseur fiable pouvant répondre aux besoins.

2. La négociation et la gestion des contrats.

Une fois le fournisseur identifié, les responsables des achats et approvisionnements entament les négociations pour obtenir des conditions favorables. 

Ils s’assurent également de la conformité des contrats avec les exigences de l’entreprise.

3. Le suivi et le contrôle de la qualité.

Le processus inclut la vérification et le suivi des commandes reçues. 

Cette étape sert à garantir la qualité des produits ou services achetés et pour maintenir une traçabilité fiable.

c) La finalité du processus d’achats.

Ici, l’un des objectifs de cette démarche stratégique est de maintenir la compétitivité de l’entreprise sur le marché.

Allons maintenant explorer plus en détail à travers un schéma pratique comment ces éléments s’articulent.

2) Schéma d’un processus d’achat simplifié.

3) Le processus d’achat en dix étapes.

Étape 1 : l’élaboration du cahier des charges des besoins de l’entreprise.

1️⃣ Rôle de l’acheteur dans l’expression du besoin.

L’initialisation du processus d’achat en entreprise débute par l’expression des besoins. 

Voilà pourquoi cette tâche est généralement confiée à un acheteur expérimenté, ou en son absence, à un membre désigné de l’équipe. 

En effet, une définition inexacte du besoin à ce stade pourrait entraîner des écarts notables entre ce qui est attendu et ce qui est livré.

2️⃣ L’importance du cahier des charges pour une vision globale des besoins.

Pour être performant, il est conseillé de formaliser ces besoins à travers un cahier des charges exhaustif.

Ce document, souvent élaboré en groupe, offre une perspective complète et détaillée des attentes de l’entreprise. 

Il encapsule les exigences métiers, les spécificités du produit ou service attendu, les critères de qualification, le budget alloué, et même les audits internes pour une mutualisation efficace des achats.

3️⃣ La mise en place d’une communication inter-services pour la précision des besoins.

Pour que cela fonctionne, une interaction fluide et efficace entre les différents départements est nécessaire pour délimiter précisément les contours de l’achat à venir. 

Cette communication interne permet de définir des aspects clé tels que la date de livraison, les caractéristiques spécifiques des produits ou services, ainsi que les modalités de contrôle qualité.

4️⃣ L’analyse des parties prenantes en préparation de la sélection des fournisseurs.

Cette première étape inclut également une analyse rigoureuse des parties prenantes. 

Cette démarche vise à préparer efficacement l’étape suivante du processus, qui consiste à étudier le panel de fournisseurs de l’entreprise. 

Cette analyse permet ainsi d’affiner les stratégies d’approvisionnement et à optimiser les relations fournisseurs pour le futur achat.

Étape 2 : la stratégie de recherche de fournisseurs.

1️⃣ Comprendre le marché pour une sélection efficace.

Au service achats, la recherche des fournisseurs adéquats est une démarche qui nécessite une bonne connaissance du marché et des acteurs le composant. 

Cette étape est déterminante pour la maîtrise des achats et pour garantir une transition fluide lors de la passation des commandes.

2️⃣ Méthodes de sourcing des fournisseurs

1) Consultation du panel existant : utilisez la base de données de l’entreprise pour explorer les fournisseurs déjà connus et intégrés dans votre chaîne logistique.

2) Identification de nouveaux fournisseurs : vous pouvez adopter une veille quotidienne pour découvrir de nouveaux fournisseurs potentiels qui correspondent à votre politique d’approvisionnement.

Pour cela, utilisez les retours d’expérience et les outils de sourcing pour enrichir votre panel.

3️⃣ La gestion et l’évaluation du panel de fournisseurs : le maintien et l’analyse régulière du panel fournisseurs dans votre secteur d’activité est une bonne pratique pour une vision à jour du marché. 

Cette évaluation continue permet d’ajuster les stratégies d’approvisionnement de l’entreprise aux dynamiques du marché.

4️⃣ La transformation du besoin en appel d’offres : après avoir identifié les fournisseurs appropriés, il est important de formaliser les besoins de l’entreprise en un appel d’offres clair et précis. 

Cela facilite la communication avec les fournisseurs potentiels et assure un meilleur management des achats.

Étape 3 : la procédure d’appel d’offres dans la planification des achats.

a) La définition de l’appel d’offres.

L’appel d’offres est en réalité une procédure utilisée par toutes les entreprises. 

C’est un document où le prescripteur, c’est-à-dire l’entreprise, sollicite des propositions commerciales de la part de plusieurs fournisseurs. 

Cette étape est stratégique dans les lignes d’approvisionnement, car elle nécessite du temps, de l’organisation et des compétences spécifiques.

b) L’application pratique de l’appel d’offres.

Dans cette phase, les entreprises qui ont été présélectionnées lors des étapes précédentes sont invitées à soumettre leurs offres. 

Ces propositions doivent correspondre aux besoins exprimés dans le cahier des charges, qu’il s’agisse de produits, de services ou de prestations.

b) Les méthodes de communication de l’appel d’offres.

Traditionnellement, l’appel d’offres est transmis aux prestataires via un email ou voie postale. 

Cependant, l’ère numérique a apporté des innovations permettant la dématérialisation des achats et des approvisionnements et ainsi rendre plus efficaces ces procédures.

c) La centralisation et l’analyse des offres.

Une fois les offres reçues, elles doivent être centralisées afin de faciliter leur analyse par le département des achats et c’est sur ce point que Pickaform peut vous aider.

Cette étape de la démarche qualité est utile pour évaluer et comparer les propositions reçues en fonction des critères définis.

Étape 4 : l’analyse des offres pour la sélection des fournisseurs.

a) L’analyse des offres.

L’étape d’analyse des offres est fondamentale dans l’optimisation du processus d’achat. 

Elle consiste à évaluer minutieusement toutes les propositions reçues afin d’identifier les propositions les plus avantageuses pour l’entreprise.

b) Processus d’analyse des offres.

1️⃣ La centralisation des offres : rassembler toutes les offres en un seul lieu pour une analyse cohérente et structurée.

2️⃣ L’analyse multi-critères : d’abord, vous devez évaluer les offres en vous basant sur des critères prédéfinis lors de l’expression du besoin, tels que la qualité, les coûts, les délais, etc.

Puis, éliminez les offres qui ne correspondent pas aux exigences établies.

c) La méthodologie d’analyse pour une sélection efficace.

1️⃣ L’identification des composants de l’offre : examiner en détail les éléments constitutifs de chaque proposition.

2️⃣ La sélection des offres compétitives : identifier les propositions offrant un avantage concurrentiel significatif pour l’entreprise.

3️⃣ La communication sur le choix final : partager la décision finale avec les parties prenantes concernées après une évaluation approfondie.

En général, cette tâche incombe au directeur des achats.

Étape 5 : la sélection d’une offre et la finalisation du processus.

a) L’objectif de la sélection de l’offre.

La sélection de l’offre est l’étape où l’entreprise finalise son choix parmi les propositions les plus pertinentes suite à l’analyse. 

Ici, cette décision détermine le partenaire avec lequel l’entreprise va collaborer et impacte directement la stratégie d’achat.

b) Les critères de sélection.

1️⃣ Les critères définis lors de l’expression du besoin : la sélection est basée sur les caractéristiques et les critères établis initialement dans le cahier des charges.

2️⃣ La grille de critères ou système de qualification : utilisation d’une grille de critères standardisée pour évaluer et comparer les offres.

c) La gestion du nombre d’offres.

L’acheteur ou la personne du service des achats désignée doit surveiller le nombre d’offres reçues. 

Un nombre insuffisant d’offres peut indiquer la nécessité de revoir la demande pour attirer plus de propositions. Dans le secteur public, il est même courant qu’au moins trois offres soient étudiées : le cas échéant, l’appel d’offre peut devenir caduque.

d) La finalisation du choix du fournisseur.

Après la sélection de l’offre, l’entreprise entre dans une phase de négociation avec le fournisseur choisi. 

Cette étape permet d’ajuster les termes de l’accord pour répondre au mieux aux besoins de l’entreprise.

Étape 6 : l’art de la négociation dans le processus d’achat.

a) La nécessité de négocier.

La négociation est une phase clé dans le processus d’achat, car elle offre à l’entreprise l’opportunité d’optimiser ses acquisitions. 

b) La préparation à la négociation.

1️⃣ L’identification des clauses à négocier : avant l’entrevue, il est essentiel d’identifier toutes les clauses administratives et techniques qui peuvent être sujettes à négociation.

2️⃣ La définition des objectifs à atteindre : déterminez clairement vos objectifs et priorités. 

Ainsi, vous devez savoir quels sont les aspects les plus importants de l’offre pour votre entreprise.

3️⃣ La préparation des arguments : préparez les arguments et les justifications pour soutenir votre position durant la négociation.

c) L’établissement d’une relation collaborative.

La création d’une relation positive avec le fournisseur est fondamentale pour un déroulement efficace de la négociation.

d) Atteindre le meilleur accord.

L’objectif de la négociation est d’obtenir un accord qui offre le meilleur rapport qualité/prix, qui répond aux besoins précis de l’entreprise et garantit des délais de livraison adaptés.

e) Finalisation et validation interne.

Après une négociation réussie, le résultat doit être validé en interne avec la direction des achats avant de finaliser l’accord avec le fournisseur.

La négociation, loin d’être l’apanage des seuls experts, est accessible à tous et peut être menée efficacement avec une préparation appropriée. 

Étape 7 : la validation de l’offre avant la contractualisation.

a) Processus de validation post-négociation.

Une fois la négociation achevée, la validation de l’offre est une étape suivante. 

Elle implique la présentation de l’offre négociée aux décideurs de l’entreprise pour obtenir leur approbation avant d’entamer la contractualisation.

b) L’implication des décideurs.

1️⃣ Le rôle des décideurs : l’offre doit être examinée et approuvée par les responsables ou les décideurs de l’entreprise. 

Cela peut inclure la direction des achats, les responsables financiers, ou d’autres parties prenantes clés.

2️⃣ La communication et les délais : une communication efficace sera bénéfique pour éviter des retards inutiles. 

Les difficultés de communication peuvent prolonger le processus, ce qui peut affecter l’efficacité de l’achat.

c) L’étape de validation.

1️⃣ La répartition des responsabilités : cette étape permet de partager la responsabilité de l’achat, garantissant ainsi un consensus au sein de l’équipe.

2️⃣ Prise en compte des coûts : étant donné que l’achat représente un coût pour l’entreprise, une décision judicieuse est nécessaire avant de s’engager formellement avec un fournisseur.

d) L’optimisation du système d’approbation.

L’efficacité du système d’approbation va être le moteur dans la rapidité du processus de validation. 

Un système optimisé peut considérablement réduire les délais et améliorer l’efficacité opérationnelle.

e) Le début de la contractualisation.

Après validation interne, l’entreprise peut procéder à la contractualisation avec le fournisseur, ce qui marque le début d’une collaboration formelle.

Étape 8 : l’établissement du contrat avec le fournisseur.

a) L’importance de définir les modalités du partenariat.

La rédaction d’un contrat avec fournisseur permet de formaliser les échanges,   d’établir une relation de confiance et clarifier les termes de l’engagement entre les deux parties.

b) Conseils pour la rédaction de CGV efficaces.

1️⃣ L’analyse des conditions générales de vente (CGV) : il est important de bien analyser les conditions générales de vente afin d’identifier et d’évaluer les risques potentiels.

2️⃣ Demander des conditions spécifiques : demandez des clauses adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise, justifiant ainsi la nécessité d’un contrat personnalisé.

3️⃣ La délimitation temporelle du contrat : une bonne pratique est de fixer une durée de validité pour le contrat.

c) La finalisation de l’accord et le paiement.

Une fois les modalités convenues, le paiement constitue l’étape finale qui scelle l’accord entre votre entreprise et le fournisseur.

Étape 9 : la gestion du paiement dans le processus d’achat.

a) Signification du paiement dans l’achat.

Le paiement symbolise la finalisation de l’acte d’achat. 

Ainsi, il marque l’acceptation de la prestation et renforce la relation contractuelle établie entre l’entreprise et le fournisseur, garantissant ainsi la confiance mutuelle.

b) Les modalités de paiement.

1️⃣ Définition des termes de paiement : dans votre contrat, vous devez déterminer les conditions de paiement adaptées, telles que le versement d’arrhes, le paiement à la livraison, les possibilités d’échelonnement, ou encore les délais de paiement.

2️⃣ L’adaptation aux besoins des deux parties : trouver un accord de paiement qui convient à la fois à l’entreprise et au fournisseur va permettre de maintenir une trésorerie saine et de respecter les engagements contractuels.

c) Suivi post-paiement.

Une fois le paiement effectué, il est important de s’assurer que toutes les conditions initialement convenues sont respectées, afin de garantir la conformité de l’acquisition et la satisfaction des deux parties.

Étape 10 : le suivi des travaux et des contrats.

a) L’importance du suivi post-achat.

Le suivi des travaux et des contrats est une étape essentielle, souvent négligée, mais cruciale pour garantir l’efficacité et la sécurité du processus d’achat.

b) Les stratégies pour un suivi efficace.

1️⃣ Des audits réguliers des contrats et des achats : il est conseillé de réaliser des audits, mensuels ou trimestriels, pour surveiller l’avancement et la conformité des contrats et des achats.

2️⃣ La définition de jalons spécifiques : selon la nature des achats, il est judicieux de fixer des jalons pour suivre l’évolution du travail ou de la livraison.

c) Le maintien d’une bonne relation acheteurs-fournisseurs.

Le suivi rigoureux permet de veiller au respect des conditions définies dans le cadre de la relation contractuelle.

De ce fait, ces simples actions contribuent ainsi à préserver et à renforcer la relation entre acheteurs et fournisseurs.

d) Avantages d’une méthode rigoureuse.

Un suivi efficace bien structuré offre de multiples avantages à l’entreprise, notamment en termes de sécurisation de l’approvisionnement et de gestion optimisée des relations fournisseurs.

Les dix étapes du processus d’achat, étant défini, voyons maintenant comment ces principes s’appliquent concrètement avec l’exemple de Pickaform.

4) Processus d’achat, exemple avec Pickaform.

Le logiciel Pickaform peut parfaitement vous aider dans la gestion de vos processus d’achats.

Voici ci-dessous un exemple ou vous pour utiliser Pickaform : 

La sélection d’un fournisseur de matière première.

Trouver un fournisseur peut sembler être une tâche banale !

En effet, vous vous rendez sur Google et là, vous tapez une requête de type “fournisseur d’aluminium”, et c’est un bon début.

Vous devez donc travailler de façon collaborative avec un outil BPM et dans l’idéal équipé d’un moteur de workflow.

Dans cet exemple, nous aurons 4 acteurs : 

Acteur 1, il est chargé de : 

1. Trouver les fournisseurs.
2. Envoyer la demande de cotation.
3. Récupérer et saisir les informations.
4. Lancer les commandes.

Acteur 2, il est chargé de : 

1. Étudier les offres.
2. Sélectionner celles qui correspondent aux cahiers des charges.

Acteur 3, il est chargé de : 

1. Valider les offres retenues.

Étape 1 : La base fournisseur.

La première étape sera de lister tous les fournisseurs que vous aurez trouvés dans un fichier.

Ici, l’idée est d’afficher sur un même document toutes les informations sur ces derniers.

Si vous avez déjà un fichier Excel, vous pouvez l’importer dans Pickaform.

Le logiciel vous affichera l’équivalent de votre fichier, mais de façon plus moderne. 

Ici, vous préparez tout simplement votre formulaire pour la saisie des informations.

Donnez un nom à votre application et c’est parti.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 1

Pour vous faire une idée de comment fonctionne Pickaform, nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous.

Elle explique comment gérer des incidents en entreprise, mais Pickaform est un logiciel BPM (Business Process Management) qui pourra parfaitement s’adapter à la gestion d’un processus d’achat.

Étape 2 : l’envoi de vos besoins en matière première.

À cette étape, vous avez déjà rédigé un cahier des charges de ce que vous souhaitez acheter et c’est ce document qui est envoyé.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 1

Étape 3 : la réception des propositions commerciales.

Toutes les propositions arrivent au fur et à mesure et elles sont saisies dans le formulaire de Pickaform.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 1

Étape 4 : la sélection des offres.

Chaque offre est étudiée et si elle correspond aux critères du cahier des charges, cette dernière est retenue.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 2.

Étape 5 : la validation d’une offre.

Après l’étude des offres, une d’entre elles est sélectionnée et validée.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 3

Étape 6 : la passation de la commande.

La dernière étape de ce processus consiste à passer la commande.

Ici, nous sommes arrivés au bout du workflow et toutes les étapes du processus ont été validées.

Cette tâche est réalisée par l’acteur 1.

Après avoir exploré l’exemple détaillé de Pickaform pour la gestion des achats, il devient essentiel de comprendre le rôle des différents acteurs dans ce processus complexe. 

Qui, au sein de l’entreprise, joue un rôle clé dans les décisions d’achats ? 

Alors, examinons cela dans la suite.

5) Qui doit être impliqué dans le processus d’achat de votre entreprise ?

a) Les acteurs clé du processus d’achat

1️⃣ La direction des achats : la direction des achats joue un rôle stratégique dans la coordination et la supervision du processus d’achat. 

Elle établit les politiques et les stratégies d’achat, ce qui garantit l’optimisation des ressources.

2️⃣ Le service achats : ce service est composé d’acheteurs professionnels, le service achats est chargé de la mise en œuvre des stratégies d’achat. 

Ces spécialistes pilotent les opérations, de la sélection des fournisseurs à la négociation des contrats.

3️⃣ Le département des achats : ce département assure la gestion opérationnelle des achats. 

Il est responsable de l’approvisionnement en fournitures et services, tout en veillant au respect des critères de qualité, coût et délais.

4️⃣ Le responsable approvisionnement : chargé de la gestion des stocks et de la supply-chain, le responsable approvisionnement veille à la disponibilité des produits nécessaires à l’activité de l’entreprise.

5️⃣ Les équipes achats : ces équipes achats, composées d’acheteurs et de coordinateurs, travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs pour optimiser les conditions d’achat et garantir la satisfaction des besoins internes.

b) Collaboration interdépartementale.

Une collaboration efficace entre les différents départements (production, finance, qualité, RSE) est essentielle pour aligner les objectifs d’achat avec les besoins globaux de l’entreprise.

Désormais, vous connaissez le rôle de la direction des achats, du service achats, et d’autres acteurs dans l’optimisation de la supply-chain et la gestion des stocks.

Maintenant, explorons les facteurs à considérer pour élaborer un processus d’achat performant et opérationnel dans votre entreprise.

6) Que considérer lors de la conception de votre processus d’achat ?

a) Les facteurs clé à considérer.

1️⃣ La stratégie achats et approvisionnements : définir une stratégie d’achat claire, alignée sur les objectifs et les besoins de l’entreprise. 

Cela inclut l’identification des fournitures essentielles et des partenaires stratégiques.

2️⃣ L’optimisation des stocks : gérer efficacement les stocks pour éviter les surplus ou les ruptures. 

L’utilisation de systèmes de gestion des stocks et de planification peut grandement contribuer à cet équilibre.

3️⃣ Le choix des fournisseurs : sélectionner un panel de fournisseurs fiables et compétitifs, en tenant compte de critères tels que la qualité, les coûts, la réactivité et la conformité RSE.

4️⃣ Les processus opérationnels : établir des processus opérationnels clairs pour chaque étape de l’achat : de la demande d’achat à la réception et au contrôle des biens ou services.

5️⃣ Le contrôle et l’audit : mettre en place des mécanismes de contrôle et d’audit pour assurer la conformité et l’efficacité du processus. 

Cela peut inclure des audits internes et des évaluations périodiques.

6️⃣ La formation et la professionnalisation : investir dans la formation et dans la professionnalisation des équipes achats. 

Un personnel qualifié et bien formé est essentiel pour la réussite du processus d’achat.

7️⃣ Technologie et digitalisation : intégrer des solutions technologiques pour digitaliser et automatiser le processus d’achat. 

Cela peut améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et accélérer les opérations.

b) L’approche holistique.

Adopter une approche holistique qui considère le processus d’achat dans son ensemble, en intégrant les interactions entre les différents départements et en veillant à l’alignement avec la stratégie globale de l’entreprise.

Cela permet de créer un système d’achat agile et réactif, capable de soutenir les objectifs à long terme de l’entreprise.

Avec une stratégie d’achats et approvisionnements bien définie, et une gestion optimisée des stocks et des fournisseurs, la question se pose : à quel moment devons-nous envisager de réexaminer et de potentiellement réajuster notre processus d’achat pour rester compétitifs et opérationnels ?

7) Quand est-il temps de réviser votre processus d’achat ?

a) Indicateurs clés pour la révision.

1️⃣ Lors des changements dans l’environnement de l’entreprise : si votre entreprise connaît des changements significatifs, comme une expansion, une réduction ou une modification de sa stratégie globale, il est temps de revoir votre processus d’achat.

2️⃣ Inefficacités ou lacunes dans le processus actuel : des retards répétés, des dépassements de coûts, ou des problèmes de qualité avec les fournisseurs sont des signaux que votre processus d’achat nécessite une révision.

3️⃣ L’évolution des technologies et des marchés : l’avènement de nouvelles technologies ou des changements sur le marché peuvent rendre votre processus d’achat obsolète. 

Restez à jour avec les tendances actuelles pour rester compétitif.

4️⃣ Lors des feedbacks des équipes internes : des commentaires réguliers de la part des équipes impliquées dans le processus d’achat, notamment sur les défis ou les obstacles rencontrés, peuvent indiquer la nécessité d’une révision.

5️⃣ L’analyse des performances d’achat : une analyse régulière des performances d’achat, notamment en termes de coûts, de délais, et de satisfaction des clients internes, peut révéler des domaines d’amélioration.

b) Approche pour la révision.

Adoptez une approche systématique pour la révision du processus d’achat. 

Cela inclut l’analyse des données existantes, la consultation des parties prenantes internes et externes, et l’évaluation des outils et des technologies disponibles.

Conclusion

Comme vous le voyez, nous arrivons à la fin de cet article sur le processus d’achat. Tout ce qui a été décrit ici est assez général, mais il est bien évident que chaque entreprise dispose de son propre processus d’achat.

Il est ainsi important d’adapter l’outil à la manière de travailler de l’entreprise, et en ce sens, un logiciel comme Pickaform peut vous y aider car on peut absolument tout paramétrer sur mesure, et sans coder :

• les formulaires pour définir vos fournisseurs
• les workflows de validation de vos fournisseurs
• les formulaires pour définir vos demandes d’achat
• les formulaires pour définir vos appels d’offres
• les workflows pour définir le processus d’achat, depuis la demande jusqu’à la validation des offres, et même le passage de la commande