Introduction à l’analyse de déroulement

L’analyse de déroulement s’applique à l’évaluation des postes de travail. 

En effet, au lieu de suivre uniquement les étapes d’un processus, cette méthode se concentre sur les tâches exécutées séquentiellement par un opérateur et non au processus dans son intégralité. 

Cela permet d’élaborer une gamme de travail précise et organisée.

a) Les objectifs et la méthodologie de cette analyse.

L’objectif principal de cette analyse est de cartographier et d’optimiser l’efficacité des éléments du processus en cours. 

Pour cela, chaque étape est classifiée selon son apport : tâches à valeur ajoutée (VA) ou tâches à non valeur ajoutée (NVA). 

Phase de préparation.

L’analyse de déroulement adopte la structure du cycle PDCA pour assurer une amélioration continue des processus. 

Ce cycle comprend quatre étapes qui guident l’analyse ce qui permet une évaluation détaillée et une méthodique des flux de travail au sein de l’organisation.

Étape 1 : l’observation active :

L’approche commence par une observation minutieuse des événements sur le terrain, particulièrement les postes de travail. 

Cela permet de saisir les séquences d’actions et de révéler les aspects de la production qui ajoutent de la valeur ou, au contraire, qui constituent un gaspillage ou d’autres dérives.

Étape 2 : l’identification de la valeur ajoutée :

Pour être efficace, un focus est mis sur la distinction entre les tâches à valeur ajoutée et celles sans valeur ajoutée. 

Les activités non requises par le client sont classées comme non-essentielles, orientant les efforts vers leur élimination.

Étape 3 : la recherche de gisements d’optimisation :

L’étape suivante consiste à identifier des éléments spécifiques susceptibles d’amélioration :

• Tâches inutiles,
• Déplacements superflus,
• Temps d’attente,
• Accumulation de stocks ou en-cours,
• Conditions de travail non-ergonomiques.

Étape 4 : définition du Périmètre et des Objectifs :

Avant de plonger dans l’analyse, vous devez délimiter le périmètre d’étude et clarifier les objectifs poursuivis. 

Cela oriente l’ensemble du processus et garantit que l’analyse reste alignée avec les attentes stratégiques de l’entreprise.

b) L’optimisation du poste de travail.

En adoptant une approche lean, l’analyse aide à standardiser les tâches et à implémenter des améliorations opérationnelles continues ! 

Ce processus permet non seulement d’améliorer la satisfaction cliente, mais aussi de piloter l’efficacité des méthodes de travail au quotidien.

c) Quelles différences existe-t-il entre l’analyse de déroulement et la cartographie des processus ?

⏩ L’analyse de déroulement : comme cet article le précise, cette méthode se concentre sur les tâches exécutées séquentiellement par un opérateur dans un environnement de travail spécifique. 

L’objectif est d’élaborer une gamme de travail précise et organisée en classifiant chaque tâche selon son apport en valeur ajoutée ou non.

⏩ La cartographie des processus : contrairement à l’analyse de déroulement, la cartographie des processus englobe une vue d’ensemble des flux de processus au sein de l’organisation. 

Elle vise à visualiser et comprendre le processus dans son intégralité, y compris les interactions entre différents postes de travail ou départements.

Les objectifs.

⏩ L’analyse de déroulement : l’objectif est d’optimiser l’efficacité du processus à un niveau micro, en se concentrant sur l’amélioration des tâches individuelles pour réduire les gaspillages et les activités non-essentielles, comme indiqué dans les différentes étapes de l’analyse présentées dans le document.

⏩ La cartographie des processus : cette méthode cherche à identifier les goulots d’étranglement, les redondances, ou les inefficacités à un niveau macro. 

Elle permet de déterminer les améliorations nécessaires à l’échelle de l’entreprise ou de processus interdépendants.

La méthodologie.

⏩ L’analyse de déroulement : adopte une approche séquentielle et détaillée, en utilisant le cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act). 

Chaque tâche est évaluée de manière isolée pour maximiser la valeur ajoutée au poste de travail spécifique.

⏩ La cartographie des processus : utilise des outils comme le Value Stream Mapping pour visualiser les flux de valeur à travers les différents processus. 

Cette méthode permet de voir où les entrées et les sorties se connectent entre les différents segments du processus.

Les applications.

⏩ L’analyse de déroulement : plus spécifique, souvent utilisée dans les environnements de production où la précision des tâches individuelles est importante.

⏩ La cartographie des processus : peut-être appliquée dans une variété de contextes, y compris les services, où elle aide à visualiser les flux de travail et à améliorer les interactions entre les différents départements ou services.

Quels sont les principaux défis rencontrés lors de la mise en œuvre d’une analyse de déroulement ?

a) La résistance au changement.

1️⃣ Acceptation par le personnel : un des principaux défis est la résistance au changement de la part des employés. 

L’introduction de nouvelles méthodes peut susciter une appréhension ou une opposition, surtout si les avantages ne sont pas clairement communiqués ou perçus par tous.

2️⃣ Formation et adaptation : la nécessité de former les employés à de nouvelles pratiques et à l’utilisation d’outils spécifiques peut représenter un défi logistique et financier. 

b) L’alignement stratégique.

La clarification des objectifs : avant de démarrer une analyse de déroulement, il est essentiel de définir clairement les objectifs et de s’assurer que ceux-ci sont alignés avec les stratégies globales de l’entreprise. 

Un manque de clarté peut entraîner des efforts dispersés et une baisse de l’efficacité du processus.

L’intégration des processus : l’analyse de déroulement doit être intégrée harmonieusement aux autres processus de l’entreprise pour éviter les redondances et les conflits entre départements. 

Cette intégration peut être complexe, surtout dans les grandes organisations avec des structures hiérarchiques rigides.

c) La gestion des ressources.

L’allocation des ressources : l’analyse de déroulement nécessite souvent des ressources spécifiques, tant humaines que matérielles. 

Trouver le bon équilibre entre les ressources actuelles et les besoins du projet peut être un défi, particulièrement dans un contexte de contraintes budgétaires.

Suivi et évaluation : un autre défi majeur est de mettre en place un système efficace pour suivre les progrès et évaluer les résultats de l’analyse de déroulement. 

Il est crucial de développer des indicateurs de performance clairs et de les mesurer régulièrement pour s’assurer que l’analyse débouche sur une amélioration tangible.

A quel type d’organisation est destinée l’analyse de déroulement ?

Les types d’organisations concernées.

L’analyse de déroulement est particulièrement adaptée aux entreprises ou organisations qui cherchent à optimiser leurs processus métier dans le détail. 

Elle s’applique efficacement dans les environnements industriels où la précision des processus et la réduction des gaspillages sont primordiales. 

Cette méthode convient également aux entreprises engagées dans des démarches lean, kaizen ou Six Sigma.

Les secteurs d’application.

Elle est idéale pour les secteurs de la fabrication, de l’assemblage et de la production où les processus peuvent être clairement définis et améliorés. 

1. Industries manufacturières : ces environnements profitent pleinement de l’approche lean pour réduire les gaspillages et optimiser la productivité. La cartographie des processus aide à identifier précisément les activités à valeur ajoutée.

2. Entreprises de services : pour les sociétés axées sur les services, cette analyse permet d’améliorer les opérations en réduisant les délais et en affinant la réponse aux besoins des clients.

3. Secteurs de la logistique : la gestion optimisée de la supply chain à travers des principes lean améliore considérablement l’efficacité des flux de production et de distribution.

De plus, elle bénéficie aux entreprises de services ou de logistique qui souhaitent affiner leurs opérations pour mieux répondre aux attentes des clients et accroître leur compétitivité sur le marché.

Dans les métiers du tertiaire.

Dans les processus tertiaires, tels que les achats, la gestion des dossiers clients, les centres d’appel, et la maintenance, le flux matériel cède la place à un workflow structuré. 

Ce cadre de travail se concentre sur l’amélioration continue des étapes à valeur ajoutée, tout en éliminant les obstacles courants qui réduisent l’efficacité.

Les défis opérationnels et les solutions lean.

Les défis opérationnels typiques incluent :

• 1️⃣ Attentes : par exemple, un formulaire envoyé au poste suivant peut stagner en attendant la disponibilité de la personne responsable.

• 2️⃣ Transferts inutiles : le ping-pong d’emails est un gaspillage de ressources qui peut être résolu par des systèmes de communication plus intégrés.

• 3️⃣ Contrôles redondants : des étapes de validation superflues, telles que la nécessité d’une approbation supplémentaire, peuvent être éliminées pour fluidifier les processus.

• 4️⃣ Stockage non productif : la difficulté de retrouver des informations comme des emails archivés indique souvent un besoin d’amélioration dans la gestion de l’information.

• 5️⃣ Retravail : un dossier incomplet nécessitant un retour en amont pour correction montre l’importance d’un contrôle de qualité initial plus rigoureux.

Et exactement sur ce point que Pickaform peut vous aider.

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1. Invisibilité des en-cours.

Contrairement aux environnements industriels où les produits intermédiaires peuvent rapidement encombrer une zone de transfert, dans le secteur tertiaire, les en-cours sont souvent invisibles. 

Cela rend leur gestion moins intuitive, nécessitant une approche structurée pour identifier et réduire les blocages dans le flux d’informations ou de décisions.

2. L’efficacité des processus.

Les processus tertiaires ont généralement des rendements inférieurs à ceux de l’industrie. 

Cette différence est principalement due à une automatisation moins avancée, exigeant plus fréquemment des interventions humaines pour prendre des décisions. 

3. La flexibilité du workflow.

Dans le secteur tertiaire, les acteurs ont tendance à s’écarter plus librement du workflow prescrit, parfois au détriment de l’efficience. 

En contraste, dans l’industrie, le flux matériel est souvent rigide, guidé par la disposition des équipements et les spécificités des opérations. 

L’AD aide à standardiser et optimiser ces workflows pour améliorer la conformité et la performance.

Quelle est la méthode pour mettre en place une analyse de déroulement ?

Les étapes préliminaires.

Avant tout, il est nécessaire de définir clairement l’objectif de l’analyse. 

Cela inclut l’identification des processus clés à examiner et les résultats attendus. 

La première étape consiste à rassembler une équipe projet compétente, incluant des lean managers et des experts en amélioration continue. 

Cette équipe sera chargée de piloter le projet, de la planification à l’exécution.

La cartographie des processus.

La méthode commence par la cartographie détaillée des flux de travail existants. 

Utilisez des outils comme Pickaform pour visualiser les étapes actuelles du processus, en identifiant clairement les goulots d’étranglement, les gaspillages et les activités à valeur ajoutée. 

Cette visualisation aide à comprendre où les améliorations sont nécessaires et possibles.

Analyse et optimisation.

Après la cartographie, l’équipe doit analyser les données pour déterminer les améliorations possibles. 

Dans ce cas, l’approche lean six sigma peut être appliquée pour réduire la variabilité et éliminer les gaspillages. 

Les modifications proposées doivent être testées en petits groupes avant leur déploiement à grande échelle pour assurer leur efficacité.

L’implémentation et le suivi des actions.

Une fois les changements approuvés, ils sont mis en œuvre de manière systématique. 

C’est à cette étape que vous devez mettre en place des standards et des procédures pour maintenir les nouvelles méthodes de travail. 

Le suivi continu et l’évaluation des performances permettent de mesurer les améliorations et d’ajuster le processus si nécessaire.

Quels sont les indicateurs clés à suivre lors de l’analyse de déroulement ?

a) Les indicateurs opérationnels.

⏩ Le taux de valeur ajoutée : cet indicateur mesure le pourcentage de tâches qui ajoutent directement de la valeur au produit ou au service par rapport à l’ensemble des activités analysées. 

Il est essentiel pour identifier les possibilités de réduction des activités non valorisantes.

⏩ Temps de cycle : le temps total nécessaire pour compléter un processus du début à la fin. Suivre ce temps permet d’identifier les retards et de tester l’efficacité des améliorations apportées.

b) La qualité.

⏩ Le taux de défauts : il indique le nombre d’erreurs ou de défauts produits par rapport aux unités totales produites. 

Un faible taux de défauts est souvent synonyme d’une bonne maîtrise des processus.

⏩ Les retours et les réclamations des clients : mesurer les retours et les réclamations aide à évaluer indirectement la qualité du processus d’analyse de déroulement, car une amélioration des processus devrait normalement réduire ces incidents.

c) L’efficience.

⏩ L’utilisation des ressources : cet indicateur montre comment les ressources matérielles et humaines sont utilisées. 

Une utilisation optimale indique que les processus sont bien configurés et exécutés.

⏩ Le gaspillage : il quantifie les pertes de matériaux, de temps ou d’énergie dans le processus de production. 

Réduire le gaspillage est un objectif clé de l’analyse de déroulement, qui cherche à rendre les processus plus lean.

d) La satisfaction client.

⏩ Le délai de livraison : temps pris pour livrer un produit ou un service au client. 

L’analyse de déroulement vise à optimiser ce délai pour améliorer la satisfaction client.

⏩ Indices de satisfaction : à travers des enquêtes et des feedbacks, cet indicateur évalue la réaction des clients aux produits ou services post-amélioration des processus.

Intégration de Pickaform dans l’analyse de déroulement.

Pickaform, une solution technologique adaptée.

Pickaform se positionne comme un outil no-code idéal pour supporter et faciliter l’implémentation de l’AD dans les entreprises de toutes tailles. 

Grâce à sa plateforme flexible permettant de créer des workflows personnalisés sans codage, Pickaform aide à visualiser, modifier et optimiser les flux de processus en temps réel. 

Les fonctionnalités telles que l’édition de formulaires intégrée, la gestion des types de champs variés et la possibilité de définir des vues personnalisées rendent cet outil particulièrement adapté pour supporter les cycles PDCA (Plan, Do, Check, Act) nécessaires à l’AD.

Applications pratiques de Pickaform dans l’AD.

1. Visualisation et cartographie des processus : utilisez Pickaform pour créer des cartes de flux de valeur (Value Stream Mapping), ce qui permet une visualisation claire des étapes du processus et des points de gaspillage.
2. Formulaires dynamiques et collecte de données : configurez des formulaires pour collecter des données directement depuis les postes de travail, facilitant ainsi l’observation active et la collecte de données en temps réel.
3. Analyse et rapports : exploitez les données collectées via Pickaform pour générer des analyses détaillées et identifier les goulots d’étranglement, les tâches inutiles et les opportunités d’amélioration continue.
4. Gestion du changement et formation : utilisez les outils de collaboration de Pickaform pour former les équipes, partager les meilleures pratiques et communiquer efficacement les changements dans les processus.

Le timing optimal pour l’analyse de déroulement.

a) Identification des besoins d’optimisation.

L’analyse de déroulement est particulièrement pertinente lorsqu’une organisation constate des dysfonctionnements ou d’autres problèmes qui mettent en péril ses processus actuels. 

Ce moment est idéal pour évaluer les flux de travail !

b) Phase de croissance et d’expansion.

Mettre en place une analyse de déroulement s’avère aussi bénéfique lors de phases de croissance ou lors de l’introduction de nouveaux produits ou services. 

C’est une stratégie proactive pour adapter et optimiser les processus avant que les défis liés à l’échelle ne deviennent trop complexes.

c) Après des changements majeurs.

Enfin, après la mise en œuvre de changements majeurs dans la structure ou la technologie de l’entreprise, revisiter les processus à travers une analyse de déroulement peut aider à intégrer efficacement ces nouvelles modifications et à maximiser leur impact positif sur l’organisation.

Comment former mon équipe à l’analyse de déroulement ?

a) La préparation et planification de la formation.

Identifier les besoins spécifiques : avant de débuter la formation, évaluez les compétences actuelles de votre équipe et déterminez les lacunes en matière de connaissances spécifiques à l’analyse de déroulement. 

Cela permettra de cibler la formation pour répondre précisément aux besoins.

Choisir un format adapté : selon la taille de l’équipe et les objectifs, choisissez un format de formation adéquat : ateliers, séminaires, formation en ligne, ou coaching individuel.

b) Le contenu de la formation.

Fondamentaux de l’analyse de déroulement : commencez par les bases de l’Analyse de Déroulement pour tous les participants, en insistant sur les principes de valeur ajoutée et de réduction des gaspillages.

Outils et techniques spécifiques : enseignez les méthodes spécifiques utilisées dans l’analyse de déroulement, comme le mappage des flux de valeur, l’identification des activités à non-valeur ajoutée, et les techniques de réduction des gaspillages.

c) La mise en pratique des principes acquis.

Exercices pratiques : organisez des simulations et des études de cas pour permettre à l’équipe de mettre en pratique les concepts appris. 

Cela pourrait inclure des analyses de déroulement sur des segments spécifiques de votre production ou services.

Projets pilotes : encouragez l’équipe à appliquer les connaissances acquises à des projets pilote réels au sein de l’entreprise. 

Cela renforce l’apprentissage et montre l’impact réel des compétences acquises.

d) Le suivi et l’évaluation.

L’évaluation continue : mettez en place des mécanismes pour évaluer régulièrement les progrès de l’équipe dans l’application des techniques d’analyse de déroulement. 

Cela peut inclure des réunions de suivi, des évaluations périodiques, et des ajustements de la formation selon les résultats.

Feedback et ajustements : encouragez les retours d’information de la part des employés formés pour ajuster le programme de formation. 

Cela permet d’affiner les sessions futures et d’améliorer l’efficacité de la formation.

Conclusion.

Dans cet article, nous avons parcouru un chemin détaillé à travers l’analyse de déroulement, explorant ses principes fondamentaux, ses applications, et ses bénéfices pour optimiser les flux de travail et éliminer les gaspillages. 

À travers la méthodologie PDCA et l’adoption de principes Lean, l’analyse de déroulement se révèle être un outil puissant pour augmenter la productivité et la satisfaction client, tout en réduisant les coûts opérationnels.

L’importance de cette approche réside dans sa capacité à offrir une perspective détaillée sur chaque tâche, permettant ainsi de distinguer clairement les contributions à valeur ajoutée des activités superflues. 

Cela souligne combien l’amélioration continue est vitale pour rester compétitif dans un marché en constante évolution.

Pour explorer davantage sur ce sujet et découvrir comment l’implémenter dans votre propre contexte, je vous invite à consulter d’autres articles et ressources disponibles sur notre site. 

Que ce soit pour améliorer les processus industriels ou optimiser les flux dans les services, vous trouverez des guides, des études de cas, et des expériences approfondies.

Pensez à la dernière fois où vous avez identifié un gaspillage dans votre environnement de travail ou à la maison. 

Comment pourriez-vous appliquer les principes de l’analyse de déroulement pour transformer cette situation et améliorer l’efficacité? Partagez vos réflexions et expériences dans les commentaires ci-dessous ou sur nos réseaux sociaux pour enrichir notre communauté d’apprentissage mutuelle.