1) Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?

L’automatisation des processus est devenue un levier incontournable dans la transformation numérique. 

Mais de quoi s’agit-il exactement ? 

Ce concept souvent flou mérite une explication claire.

a) Définition de l’automatisation des process / processus.

L’automatisation des processus représente l’utilisation de technologies permettant d’accomplir des tâches répétitives et manuelles sans intervention humaine directe. 

Cela se traduit notamment par l’automatisation des workflows, qui permet de structurer et d’enchaîner des tâches de manière fluide, mais aussi par la robotisation, où des logiciels spécifiques exécutent des actions à la place des opérateurs humains. 

En outre, l’intégration d’algorithmes intelligents dans ces systèmes d’automatisation permet d’analyser des données en temps réel et d’ajuster les processus pour maximiser la productivité.

b) Les types d’automatisation.

L’automatisation des processus se décline en plusieurs types selon les technologies employées et le degré de sophistication souhaité.

1) L’automatisation manuelle.

D’abord, l’automatisation manuelle repose sur l’utilisation d’outils simples pour automatiser des étapes spécifiques d’un processus. 

Ces outils n’agissent que sur certaines tâches précises, comme l’envoi d’emails automatiques ou l’administration de formulaires, et nécessitent toujours une intervention humaine pour les paramétrer ou les ajuster.

2) L’automatisation intelligente.

Ensuite, l’automatisation intelligente exploite des technologies avancées comme l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning. 

Ces systèmes sont capables de prendre des décisions en temps réel, en s’adaptant à des scénarios complexes sans intervention humaine, ce qui permet d’optimiser en continu les workflows et d’anticiper les éventuels problèmes.

3) L’automatisation robotisée.

Enfin, l’automatisation robotisée (RPA) utilise des robots logiciels ou des automates programmables pour exécuter des tâches souvent complexes en interagissant directement avec différents systèmes informatiques. 

Ces robots permettent d’automatiser des processus entiers, comme la gestion des factures ou la validation de données, ce qui améliore la fluidité et la fiabilité des opérations.

4) Les étapes pour automatiser un processus.

1. Identification des processus manuels à automatiser
2. Analyse des besoins et objectifs
3. Choix des outils d’automatisation (RPA, BPA, BPM)
4. Conception des workflows automatisés
5. Test et optimisation des processus automatisés
6. Mise en place des indicateurs de suivi (KPI)
7. Formation des équipes et accompagnement au changement

2) Comment débuter l’automatisation des processus ?

Automatiser un processus peut sembler complexe. 

Pourtant, une bonne planification, en suivant les bonnes étapes, vous permettra de rapidement optimiser vos opérations.

a) La cartographie des processus existants.

La cartographie des processus existants est une étape nécessaire avant de lancer toute automatisation. 

Elle consiste à analyser en détail les workflows actuels de l’entreprise afin d’identifier les tâches : 

1. répétitives, 
2. chronophages, 
3. et à faible valeur ajoutée. 

En premier lieu, cette démarche permet de visualiser chaque étape du processus, de comprendre les points de blocage et les tâches manuelles qui peuvent être automatisées. 

De plus, en ayant une vue d’ensemble claire, il devient plus simple de prioriser les interventions et de définir quelles étapes du processus nécessitent une optimisation. 

b) La définition des objectifs de l’automatisation.

Définir les objectifs d’automatisation est une des étapes pour garantir la réussite du projet. 

Tout d’abord, il est nécessaire de déterminer quels résultats vous souhaitez obtenir. 

Ces objectifs peuvent inclure : 

• l’amélioration de la productivité, 
• la réduction des erreurs humaines, 
• ou encore l’optimisation du temps consacré aux tâches répétitives. 

De plus, en définissant ces objectifs, vous pouvez mieux vous aligner sur les capacités des technologies choisies. 

Par ailleurs, il est important de fixer des indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre l’impact de l’automatisation. 

Ces KPI permettent d’évaluer les progrès, qu’il s’agisse du taux d’erreurs diminué, du temps économisé ou de l’amélioration du taux de satisfaction client. 

En clair, définir ses objectifs et ses KPI dès le début permet de mesurer précisément le succès de l’automatisation.

c) Les KPIs pour suivre la performance des processus automatisés.

• Temps d’exécution des tâches automatisées
• Taux de réduction des erreurs
• Gain de productivité par processus
• Taux de satisfaction des utilisateurs
• Nombre de processus manuels automatisés
• Coûts opérationnels avant/après l’automatisation

d) Choisir les bons outils et technologies.

Une fois vos objectifs d’automatisation bien définis, l’étape suivante consiste à choisir les outils et technologies les mieux adaptés. 

Et donc, en fonction de vos objectifs, plusieurs exemples de processus automatisé et de solutions peuvent être envisagés.

1) Les systèmes de gestion de workflow.

Les systèmes de gestion de workflow facilitent l’automatisation des flux de travail en structurant les différentes étapes d’un processus. 

Des outils comme Pickaform permettent de suivre et d’automatiser des tâches spécifiques, ce qui augmente la productivité des équipes.

2) Les solutions d’automatisation robotisée.

Les solutions d’automatisation robotisée des processus (RPA), se révèlent très efficaces pour automatiser des tâches répétitives et complexes, souvent manuelles, en interagissant directement avec les applications utilisées par l’entreprise. 

Ces robots logiciels permettent de traiter des volumes de données importants sans erreurs.

Ainsi, choisir les bons dispositifs dépend donc des spécificités de vos processus et des résultats que vous attendez.

d) Tableau des bénéfices avant/après l’automatisation.

3) Quels sont les avantages de l’automatisation ?

L’automatisation ne se limite pas à la réduction des coûts. 

Non, elle offre une multitude d’avantages stratégiques pour l’entreprise.

a) Les avantages de l’automatisation des processus.

• Gain de temps sur les tâches répétitives
• Réduction des erreurs humaines
• Amélioration de la productivité
• Meilleure conformité et traçabilité
• Réduction des coûts opérationnels
• Accélération des flux de travail
• Optimisation des ressources humaines
• Renforcement de la satisfaction client
• Capacité à suivre et analyser en temps réel
• Transformation numérique facilitée

b) Les gains de productivité et l’optimisation des ressources.

L’automatisation apporte un gain de temps et de productivité considérables en réduisant le temps et les efforts consacrés aux tâches répétitives et manuelles. 

En automatisant ces processus, les employés peuvent libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que  : 

• l’analyse stratégique, 
• la gestion des clients 
• ou l’innovation. 

Cette réorganisation des ressources humaines permet à l’entreprise de mieux répartir les compétences et les efforts, tout en améliorant ses performances. 

Les ressources sont donc redirigées vers les zones dans lesquelles elles apportent le plus de valeur, tout en garantissant un fonctionnement fluide et continu des processus métiers automatisés.

c) L’amélioration de la précision et la réduction des erreurs humaines.

L’automatisation des processus aide directement à l’amélioration de la précision des opérations en éliminant une grande partie des erreurs humaines. 

Les logiciels et automates sont programmés pour exécuter les tâches avec une cohérence et une précision parfaites, ce qui est particulièrement bénéfique dans des secteurs sensibles comme la finance, où la moindre erreur peut entraîner des pertes importantes. 

En outre, dans des secteurs comme la gestion des stocks, les processus automatisés offrent un suivi en temps réel, ce qui réduit les risques de rupture ou d’excédent. 

Par conséquent, la fiabilité des opérations s’en trouve considérablement améliorée, tout en optimisant les performances.

d) La flexibilité et l’adaptabilité des processus.

Avec des processus automatisés, l’entreprise gagne en flexibilité. 

Les workflows automatisés peuvent être ajustés facilement, ce qui permet une adaptation rapide aux évolutions du marché ou aux nouvelles demandes internes. 

Contrairement aux processus manuels, souvent rigides et longs à modifier, les systèmes d’automatisation offrent une révision rapide des étapes sans perturber la continuité des opérations. 

Ainsi, l’entreprise devient plus agile, car elle est capable de réagir aux changements de l’environnement économique et d’améliorer son pilotage stratégique en temps réel.

4) Quels exemples d’automatisation existent ?

L’automatisation peut s’appliquer dans de nombreux secteurs et pour différentes tâches. 

Voici quelques exemples de processus automatisé pour illustrer ses nombreuses applications.

Tableau des cas d’usage par secteur.

a) L’automatisation des processus RH.

Dans les ressources humaines, l’automatisation apporte une aide précieuse dans la gestion des tâches administratives. 

Par exemple, la gestion des paies et des congés peut être entièrement automatisée grâce à des logiciels spécifiques, ce qui réduit les erreurs et garantit une plus grande précision dans le traitement des salaires et des absences. 

De plus, l’automatisation intervient aussi dans le suivi des candidatures et l’onboarding des nouveaux employés, ce qui facilite le recrutement et l’intégration. 

Les systèmes automatisés permettent de trier les CV, programmer des entretiens, et gérer le processus d’accueil des nouveaux collaborateurs de manière fluide. 

Cela permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement du personnel et la gestion des talents.

b) L’automatisation du marketing.

Dans le marketing, l’automatisation joue un rôle fondamental pour personnaliser et optimiser les campagnes. 

L’un des exemples les plus courants est l’envoi automatique d’emails marketing basés sur le comportement des utilisateurs. 

En effet, grâce à des plateformes d’automatisation, il est possible de déclencher des emails en fonction des actions réalisées par les prospects ou les clients, comme : 

• l’abandon d’un panier d’achat, 
• une inscription à une newsletter 
• ou encore une visite spécifique sur un site web. 

Cela permet d’engager les utilisateurs de manière ciblée et personnalisée, ce qui peut faire augmenter les taux de conversion.

En outre, l’automatisation facilite le suivi des leads et la segmentation automatique. 

Les outils de marketing automation permettent de classer automatiquement les leads en fonction de critères définis (comme le comportement, les données démographiques ou les interactions avec la marque). 

Cela simplifie la priorisation des prospects pour les équipes de vente et améliore la pertinence des actions marketing. 

Ainsi, l’entreprise optimise ses performances en veillant à ce que les offres appropriées parviennent aux bonnes personnes au moment opportun.

c) L’automatisation de la production.

Dans le secteur industriel, cet exemple de processus automatisé transforme la manière dont les entreprises gèrent leur production et leurs stocks. 

Un exemple est l’intégration de l’Internet des objets (IoT) pour surveiller et automatiser les processus de production. 

Ainsi, grâce aux capteurs connectés, il est possible : 

• de suivre en temps réel les performances des machines, 
• de détecter les anomalies avant qu’elles n’entraînent des pannes, 
• et d’optimiser les chaînes de production en fonction des données recueillies.

L’IoT permet également d’activer des ajustements automatiques sur les lignes de production, en fonction des besoins et des conditions en temps réel, ce qui offre une flexibilité et de la réactivité.

De plus, l’utilisation de robots logiciels facilite le suivi des inventaires et la gestion des stocks. 

Ces robots peuvent : 

• automatiquement mettre à jour les niveaux de stock en fonction des ventes et des livraisons, 
• passer des commandes de réapprovisionnement lorsque c’est nécessaire, 
• et anticiper les besoins en matériaux. 

Ce type d’automatisation assure une gestion fluide des stocks, minimise les risques de rupture et optimise les coûts de stockage. 

d) Exemples de processus automatisés.

• Saisie des données
• Traitement des factures
• Gestion des demandes clients (SAV)
• Suivi des stocks et inventaire
• Automatisation des processus RH (recrutement, paie)
• Planification et gestion de projet
• Gestion des emails marketing
• Processus d’approbation des documents
• Gestion des contrats et des renouvellements
• Analyse des données commerciales (rapports)

5) Comment améliorer l’expérience client avec l’automatisation ?

L’automatisation peut transformer l’expérience utilisateur et la rendre plus fluide et personnalisée !

a) L’automatisation du service client.

L’un des moyens les plus efficaces d’améliorer l’expérience est de mettre en place des chatbots et des assistants virtuels. 

Ces programmes permettent de répondre instantanément aux questions fréquentes des clients, à toute heure et sans intervention humaine. 

Et donc, en fonction des demandes, les chatbots peuvent fournir des réponses standardisées ou orienter les utilisateurs vers les services appropriés. 

Ainsi, ce type d’automatisation permet de réduire le temps d’attente, d’apporter des réponses immédiates, et d’améliorer la satisfaction des clients.

De plus, le suivi automatisé des demandes et des réclamations est un autre atout de l’automatisation du service client. 

Lorsqu’un client soumet une réclamation ou une demande, un système automatisé peut : 

1. en assurer le suivi, 
2. informer le client de l’état d’avancement en temps réel 
3. et envoyer des notifications lorsqu’une action est requise. 

Cela permet d’éviter que les demandes ne soient oubliées ou mal traitées, tout en assurant une communication continue et transparente entre le client et l’entreprise. 

Ce suivi automatisé améliore non seulement l’efficacité des services, mais aussi la confiance des clients dans la réactivité de l’entreprise.

b) La personnalisation des interactions.

L’automatisation permet d’aller bien au-delà des interactions génériques, en offrant une personnalisation précise et pertinente des communications. 

Grâce à l’analyse des comportements et des préférences des clients, les systèmes automatisés sont capables d’envoyer des offres personnalisées qui répondent spécifiquement aux besoins individuels de chaque client. 

Par exemple, en fonction des achats précédents, des pages visitées ou des produits consultés, des recommandations sur mesure ou des promotions spéciales peuvent être envoyées automatiquement, ce qui augmente les chances de conversion.

De surcroît, cette approche individualisée améliore la satisfaction des clients. 

En effet, ces derniers se sentent reconnus et mieux compris, ce qui crée une relation de confiance avec votre marque. 

En conséquence, les clients sont plus enclins à interagir avec des contenus qui leur semblent adaptés à leurs attentes et à leurs habitudes. 

Cette façon de travailler instaure ainsi un dialogue personnalisé, tout en déchargeant les équipes marketing des tâches répétitives et manuelles.

6) Quels outils utiliser pour l’automatisation ?

a) Les ERP et les CRM.

Les ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) sont des dispositifs pour automatiser divers processus, aussi bien dans le pilotage des activités internes que dans les interactions avec les clients.

D’une part, les ERP, offrent une solution complète pour gérer les opérations liées :  

• à la gestion des stocks, 
• des finances, 
• des ressources humaines 
• et de la production. 

Ces systèmes centralisent l’ensemble des données de l’entreprise, ce qui facilite une automatisation fluide des processus métiers, une meilleure coordination entre les départements et une prise de décision plus avisée grâce à une vision des opérations.

D’autre part, les CRM permettent d’automatiser et d’optimiser le pilotage de la relation client. 

Ils offrent des fonctionnalités pour : 

• le suivi des leads, 
• la segmentation de la clientèle, 
• et l’envoi automatique de communications personnalisées. 

En somme, l’utilisation d’ERP et de CRM facilite la centralisation et l’automatisation des processus, ce qui apporte des gains de productivité et une meilleure gérance de l’information.

b) Les RPA et les outils de workflow.

Les solutions de Robotic Process Automation (RPA) et les logiciels de workflow comme Pickaform sont deux piliers majeurs de l’automatisation des tâches répétitives et des flux de travail.

Les RPA, sont particulièrement efficaces pour automatiser des tâches manuelles et répétitives qui nécessitent habituellement l’intervention humaine. 

Ces robots logiciels imitent les actions d’un utilisateur et interagissent avec les applications et les systèmes d’information pour accomplir des tâches comme : 

• la saisie de données, 
• le traitement de transactions, 
• ou encore la génération de rapports. 

En parallèle, des outils de workflow (logiciel bpm) permettent de structurer, planifier et automatiser des flux de travail de manière simple, mais efficace. 

Ces plateformes permettent de gérer des projets collaboratifs, en :  

• automatisant des notifications, 
• des affectations de tâches, 
• et des rappels, pour fluidifier les processus et améliorer la productivité des équipes. 

Elles offrent une vue d’ensemble des tâches à accomplir et permettent une meilleure coordination entre les membres d’une équipe, ce qui réduit les oublis et optimise l’efficacité opérationnelle.

7) Intégrer Pickaform dans l’automatisation des processus.

a) Pickaform : une solution no-code pour automatiser vos processus.

Pickaform se distingue par sa capacité à offrir une solution no-code permettant à toute organisation de créer des workflows personnalisés en quelques minutes. 

Cette approche répond parfaitement aux besoins des entreprises qui souhaitent automatiser leurs processus sans avoir à investir dans des développements complexes ou coûteux.

1) Flexibilité et personnalisation immédiate.

L’un des grands atouts de Pickaform est sa flexibilité. 

En effet, la plateforme permet de personnaliser chaque aspect d’un workflow, que ce soit  : 

• les formulaires, 
• les étapes 
• ou encore les décisions à prendre. 

En quelques clics, il devient possible de créer un workflow sur mesure, adapté aux spécificités du processus métier de chaque entreprise. 

De plus, les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier des vues, trier les données et personnaliser les colonnes selon leurs besoins. 

Cette approche assure une gestion plus agile des processus automatisés, tout en étant simple à déployer.

b) Créer des workflows adaptés à vos processus métier.

Dans le cadre de l’automatisation des processus, Pickaform offre une interface intuitive pour concevoir des workflows spécifiques, sans qu’il soit nécessaire d’avoir des compétences techniques. 

Grâce à ses fonctionnalités variées, la plateforme permet de gérer aussi bien les processus administratifs, que les processus métier complexes.

1) Collecte et traitement des données avec des formulaires personnalisés.

L’un des éléments clés de l’automatisation repose sur la collecte de données. 

Pickaform permet de créer des formulaires personnalisés pour collecter des informations simples ou complexes, en fonction des besoins de chaque processus. 

Que ce soit pour un workflow RH, un suivi de projet ou la gestion des demandes internes, les 21 types de champs disponibles (texte, date, fichiers joints, etc.) assurent une grande souplesse dans la création des formulaires.

2) Suivi et gestion des workflows en temps réel.

Une fois les workflows créés, Pickaform propose des outils de suivi en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs de superviser chaque étape du processus automatisé. 

En effet, les vues personnalisées facilitent l’organisation des données, offrant ainsi une vision claire de l’avancement des projets. 

Grâce à des fonctionnalités comme le tri multi-colonnes, le regroupement des données ou encore les filtres avancés, la gestion des workflows devient plus fluide et transparente.

c) L’optimisation des processus grâce à Pickaform.

L’automatisation vise à optimiser les workflows en réduisant les étapes manuelles et en améliorant la productivité. 

Pickaform apporte une réponse à ce besoin, notamment par la simplification de la gestion des données et la réduction des tâches répétitives.

1) Automatiser les tâches répétitives pour libérer du temps.

Avec Pickaform, les entreprises peuvent automatiser des tâches répétitives comme la gestion des demandes internes, le traitement des données ou la validation des étapes. 

En conséquence, les collaborateurs sont libérés des tâches fastidieuses et peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Par exemple, dans un contexte de gestion des projets, Pickaform permet de suivre automatiquement les échéances, les budgets, ou encore le statut des livrables, facilitant ainsi la gestion des projets de bout en bout.

2) Centralisation et collaboration améliorée.

Un autre point fort de Pickaform est la centralisation des données. 

Toutes les informations nécessaires à un workflow sont accessibles à partir d’un tableau de bord unique, permettant une meilleure collaboration entre les équipes. 

Chaque utilisateur voit uniquement les informations qui le concernent, ce qui améliore la communication et la productivité des équipes. 

De plus, grâce aux vues en onglets et à la barre de navigation latérale, la plateforme offre une grande flexibilité dans la façon de visualiser et d’organiser les données.

d) Un accompagnement sur mesure avec Pickaform.

Pickaform ne se limite pas à la création de workflows ; elle accompagne également les entreprises dans l’optimisation continue de leurs processus automatisés.

1) Formation et support pour une meilleure adoption.

Bien que la plateforme soit simple d’utilisation, Pickaform propose des démos et des formations pour garantir une bonne adoption de ses solutions par les équipes. 

Cela permet de s’assurer que les utilisateurs maîtrisent toutes les fonctionnalités offertes, que ce soit pour  : 

• la création de workflows, 
• la gestion des formulaires 
• ou encore l’optimisation des vues.

2) Retour sur investissement garanti.

Grâce à la simplicité d’utilisation et à la rapidité de mise en œuvre de Pickaform, les entreprises peuvent voir un retour sur investissement dès les premiers mois. 

La réduction des coûts liée à l’automatisation des tâches manuelles et la libération des ressources humaines pour des missions plus stratégiques sont autant d’éléments qui favorisent ce retour rapide. 

Pour en savoir plus, cliquez sur le bouton ci-dessous pour réserver votre créneau de démonstration.

8) Comment l’automatisation impacte-t-elle les employés ?

L’automatisation soulève des questions sur l’impact qu’elle peut avoir sur les équipes.

a) La réduction des tâches répétitives.

L’un des principaux effets est la réduction des tâches répétitives et fastidieuses, souvent chronophages. 

Grâce aux systèmes automatisés, vos employés sont libérés de ces tâches manuelles, comme la saisie de données administrative routinière. 

En conséquence, ils peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et plus stratégique, telles que  : 

• l’analyse, 
• la prise de décision 
• ou l’innovation. 

La libération de ces tâches permet aussi une meilleure répartition du temps de travail et une amélioration du bien-être des équipes.

b) La nécessité de monter en compétences.

Toutefois, l’automatisation des processus amène également un besoin d’adaptation des compétences. 

Vos employés doivent apprendre à travailler en collaboration avec des technologies plus avancées, comme l’intelligence artificielle (IA) ou les systèmes automatisés. 

Ce passage à des logiciels plus sophistiqués demande une montée en compétences, tant sur le plan technique que stratégique. 

En effet, il devient nécessaire pour les équipes de comprendre et de superviser les systèmes automatisés, de résoudre des problèmes plus complexes, ou de gérer l’interaction entre l’humain et la machine. 

Cette évolution représente une opportunité d’acquérir de nouvelles compétences, ce qui rend vos employés plus polyvalents et précieux pour l’entreprise.

9) Quels sont les défis de l’automatisation ?

Si cette solution offre de nombreux avantages, elle présente aussi des défis que vous devez prendre en compte. 

La complexité de la mise en place d’une automatisation nécessite de surmonter plusieurs obstacles, tant financiers qu’humains, pour garantir une transition réussie.

a) Tableau des principaux défis de l’automatisation des processus.

b) Le coût d’implémentation.

L’une des premières difficultés est son coût d’implémentation, souvent élevé. 

Mettre en place une solution d’administration des processus métier nécessite non seulement l’achat d’un logiciel et de technologies, mais aussi des coûts supplémentaires liés à l’infrastructure technique et au développement des systèmes. 

De plus, la formation du personnel pour qu’il maîtrise ces nouveaux dispositifs représente un investissement en temps et en ressources. 

Par ailleurs, il peut également être nécessaire de recourir à des experts externes pour intégrer les systèmes et assurer leur bon fonctionnement. 

Bien que les gains de productivité soient indéniables à long terme, ces coûts initiaux peuvent constituer une barrière pour certaines entreprises, notamment les petites structures.

Toutefois, la solution que propose Pickaform reste très abordable et mérite que vous y portiez votre attention.

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour sécuriser votre démonstration.

c) La résistance au changement.

L’automatisation peut aussi engendrer une résistance au changement de la part des employés. 

En effet, certains peuvent percevoir ce changement comme une menace pour leur emploi ou comme une transformation radicale de leur manière de travailler. 

Ce sentiment d’incertitude peut provoquer des réticences et une baisse de motivation. 

Vous devez donc accompagner cette transition en communiquant clairement les bénéfices pour les équipes, et en leur offrant les instruments et les formations nécessaires pour s’adapter à ces nouvelles technologies. 

Un processus d’intégration bien mené, axé sur la montée en compétences et la collaboration entre humain et technologie, permet de limiter les résistances et d’assurer une adoption plus fluide.

10) L’automatisation et la collaboration humaine : le duo gagnant.

L’automatisation des processus apporte de la productivité en éliminant les tâches répétitives, mais l’intervention humaine reste déterminante dans certaines étapes. 

L’automatisation et la collaboration humaine ne sont pas des opposés. Bien au contraire, ils se complètent et forment un duo gagnant. 

En combinant l’intelligence des machines et les compétences humaines, les entreprises peuvent maximiser la valeur ajoutée, tout en maintenant le contrôle sur des processus critiques. 

Cependant, vous devez bien définir où et comment l’humain doit intervenir dans un workflow automatisé.

a) Quels processus doivent rester collaboratifs ?

Certains processus nécessitent encore une intervention humaine pour des prises de décisions complexes, créatives ou stratégiques. 

Les tâches requérant un jugement humain, telles que la gestion des relations clients ou les décisions stratégiques dans la gestion de projet, doivent rester collaboratives. 

De plus, dans des secteurs comme la finance ou les ressources humaines, des validations manuelles à des étapes critiques sont souvent indispensables pour garantir la conformité et la cohérence des données.

b) Comment intégrer des check-points humains dans un workflow automatisé ?

Pour optimiser l’automatisation tout en préservant la qualité des décisions humaines, il est possible d’intégrer des check-points au sein du workflow. 

Cela consiste à programmer des moments dans le processus où l’automatisation s’arrête pour obtenir une validation ou une intervention humaine avant de poursuivre. 

Ces points de contrôle permettent aux équipes d’avoir un œil sur les tâches critiques et d’intervenir rapidement en cas de problème. 

Ils assurent ainsi un contrôle qualité à des étapes-clés tout en maintenant l’efficacité de l’automatisation.

c) Les erreurs courantes à éviter lors de l’automatisation.

• Automatiser des processus inefficaces
• Ne pas impliquer les utilisateurs finaux dans la conception
• Ignorer la phase de test et d’optimisation
• Manque de formation pour les employés
• Négliger les mises à jour des workflows automatisés
• Absence d’indicateurs de suivi pour mesurer la performance

11) L’automatisation adaptative : une réponse flexible aux imprévus.

L’automatisation traditionnelle suit des règles fixes, mais dans un environnement professionnel en constante évolution, la flexibilité est indispensable. 

C’est là que l’automatisation adaptative entre en jeu. 

Ce type d’automatisation permet aux workflows de s’ajuster en temps réel en fonction des données et des événements imprévus. 

a) Qu’est-ce qu’un workflow adaptatif ?

Un workflow adaptatif est un processus automatisé capable de modifier son fonctionnement en fonction des circonstances rencontrées en temps réel. 

Contrairement à un workflow classique qui suit une séquence prédéfinie, le workflow adaptatif s’appuie sur des indicateurs et des conditions changeantes pour adapter ses étapes et priorités. 

Par exemple, si un stock atteint un niveau critique, le workflow peut automatiquement réajuster les priorités d’approvisionnement. 

Ce modèle s’appuie sur une logique conditionnelle et des algorithmes pour rendre le processus plus fluide et résilient face aux aléas.

b) Comment les données en temps réel optimisent l’automatisation ?

L’un des atouts majeurs de l’automatisation adaptative est l’utilisation de données en temps réel pour optimiser le déroulement des workflows. 

En exploitant des indicateurs de performance (KPI) et des flux d’information actualisés en continu, les systèmes automatisés peuvent prendre des décisions instantanément, ajuster les processus en fonction des circonstances actuelles et anticiper des besoins futurs. 

Par conséquent, cela améliore la réactivité et réduit les délais d’intervention, notamment dans des secteurs critiques comme la gestion de la production, des stocks ou la maintenance préventive.

c) Cas pratiques d’automatisation adaptative dans la gestion de projet et des stocks.

Dans le cadre de la gestion de projet, l’automatisation adaptative permet de réagir rapidement aux imprévus comme les retards dans les livraisons, les changements de priorité ou l’allocation des ressources. 

Par exemple, si un livrable est en retard, le workflow peut automatiquement réassigner des ressources ou ajuster l’échéancier pour minimiser l’impact sur le projet.

En gestion des stocks, l’automatisation adaptative optimise le processus en ajustant les commandes en fonction des variations de la demande en temps réel. 

Si un produit commence à se vendre plus vite que prévu, le système peut réagir en ajustant les niveaux de réapprovisionnement avant qu’une rupture ne survienne. 

Inversement, en cas de baisse soudaine de la demande, les commandes peuvent être suspendues ou redimensionnées pour éviter des coûts de stockage inutiles.

12) Conclusion.

Pour conclure, l’automatisation des processus offre une multitude d’avantages, allant de la réduction des tâches répétitives à l’amélioration de la précision et de la flexibilité des opérations. 

Grâce à des technologies telles que les RPA, les ERP et les systèmes de gestion de workflow, les entreprises peuvent optimiser leurs workflows tout en libérant leurs équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Cependant, l’implémentation de ces solutions nécessite une planification minutieuse et un accompagnement des employés pour surmonter la résistance au changement et assurer une transition réussie.

Si cet article a suscité votre intérêt pour l’automatisation des processus, n’hésitez pas à explorer d’autres pages de notre site pour découvrir comment Pickaform peut vous accompagner dans la mise en place de workflows automatisés sur mesure. 

Réservez une démonstration dès maintenant et découvrez les bénéfices que l’automatisation peut apporter à votre organisation.