La gestion des ressources humaines dans votre entreprise ressemble-t-elle à un parcours du combattant ?
Entre :
- le recrutement de nouveaux talents,
- l’onboarding des collaborateurs,
- la gestion de la paie,
- des congés
- et l’évaluation des compétences, chaque étape peut vite devenir une source de complexité.
Vous rêvez d’une organisation où chaque action RH est fluide, où l’expérience collaborateur est au cœur de votre stratégie et où votre équipe RH peut enfin se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée ?
Ce n’est pas une utopie !
Ce guide ultime proposé par Pickaform est la clé pour formaliser, simplifier et optimiser chaque processus.
Découvrez comment :
- définir une méthode efficace,
- utiliser les bons outils (peut-être un SIRH ?),
- et transformer la gestion administrative en un véritable levier de performance pour chaque salarié et pour l’entreprise.
Préparez-vous à cartographier votre succès et à améliorer durablement le fonctionnement de votre service RH.
1) Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Avant de plonger dans le vif du sujet, assurons-nous de parler le même langage.
Un processus RH, c’est bien plus qu’une simple formalité administrative.
C’est le moteur silencieux qui rythme la vie de vos collaborateurs au sein de l’entreprise.
Mais comment le définir précisément ?
Et pourquoi sa bonne compréhension est-elle la première clé de votre succès ?
Découvrons-le ensemble.
a) Définition : Au-delà de la simple tâche, une vision stratégique pour l’entreprise.
Un processus RH est l’ensemble des actions et des stratégies des équipes RH, ou une série d’actions organisées et répétables,
Ces actions sont conçues pour gérer les interactions entre l’organisation et ses collaborateurs, constituant une séquence d’étapes bien définies et structurées.
Il s’agit de :
- la formalisation de l’ensemble des actions,
- des étapes
- et des outils utilisés par vos collaborateurs pour mettre en œuvre la stratégie de l’entreprise et accompagner le parcours des salarié-e-s à chaque étape de leur cycle de vie.
Le rôle clé des RH est d’accompagner le développement et le business de l’entreprise en gérant les ressources humaines pour atteindre les objectifs.
Il participe activement à l’épanouissement des collaborateurs afin d’accroître la compétitivité globale de l’entreprise.
Ces processus peuvent être considérés comme des processus métier essentiels menés par les ressources humaines.
Ils couvrent l’ensemble de la vie professionnelle du salarié, depuis le recrutement, l’intégration (onboarding), la formation, l’évaluation, la promotion, jusqu’au départ (offboarding).
La formalisation des processus RH est essentielle pour la visibilité, l’identification des problèmes, l’alignement stratégique et l’automatisation.
b) Pourquoi chaque entreprise, petite ou grande, DOIT structurer ses processus RH.
La mise en place de processus RH structurés est essentielle pour plusieurs raisons.
Ils améliorent l’efficacité opérationnelle en rationalisant :
- les opérations de gestion des ressources humaines,
- en automatisant les tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée,
- et en libérant du temps pour des tâches stratégiques.
Ces processus garantissent la conformité légale et réglementaire en établissant des normes et des pratiques cohérentes et en évitant des coûts considérables.
Une bonne structuration peut également contribuer à :
- la réduction des coûts cachés en minimisant les risques légaux et les inefficacités opérationnelles,
- et en évitant les situations qui embolisent les services RH.
Ils transforment le fonctionnement de l’entreprise du « chaos organisé à la fluidité maîtrisée » en offrant un cadre clair, permettant de revoir et d’ajuster les méthodes de travail, et en créant une référence commune pour les équipes.
Enfin, un processus RH bien défini est un garant de l’équité et de la transparence pour chaque collaborateur, améliorant l’expérience employé et renforçant la confiance en clarifiant les rôles et responsabilités.
Cette nécessité de structuration s’applique aux entreprises de toutes tailles.
c) Quelques exemples concrets pour illustrer : du recrutement au départ du collaborateur.
Les processus RH sont intégrés dans chaque phase clé de la vie en entreprise, du recrutement au départ du collaborateur.
Le processus de recrutement est l’un des plus critiques et importants.
Il ne s’agit pas d’une simple sélection, mais d’une véritable stratégie d’acquisition de talents.
Il couvre :
- l’identification des besoins en personnel,
- la rédaction et la diffusion des offres d’emploi,
- le traitement des candidatures,
- la conduite des entretiens
- et l’évaluation des candidats.
Ce processus est important, car il détermine la qualité du capital humain qui rejoindra l’organisation.
Vous devez optimiser ce processus pour qu’il soit fluide, efficace et rapide, face aux difficultés pour trouver les meilleurs candidats.
Un employeur doit développer son image de marque pour devenir attractif et attirer les talents.
Le parcours d’intégration (onboarding) est une étape décisive pour la fidélisation et l’engagement du collaborateur dès le premier jour.
Il s’agit du processus d’intégration des nouveaux employés.
Il comprend l’accueil, la présentation de l’entreprise et de ses politiques, la formation initiale sur les outils et les procédures, et l’introduction auprès des équipes.
Un bon onboarding, assorti de logiciels de gestion, facilite une transition fluide et peut améliorer significativement la rétention des talents.
Il vise à rendre les nouvelles recrues productives et engagées dès le début.
Lister les étapes de l’onboarding permet d’éviter les oublis et d’identifier facilement les opportunités d’optimisation.
La gestion des congés est un exemple de processus RH lié à l’administration du personnel.
Bien qu’il puisse sembler simple, ce processus est fondamental pour la bonne organisation de l’entreprise.
Une mauvaise gestion des congés, des absences et des temps de travail peut impacter toute l’équipe en compliquant la planification des opérations et en réduisant l’impact sur la chaîne de valeur et les clients.
La gestion des congés et des absences est un processus qui peut avantageusement être automatisé pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Il permet de gérer les droits et soldes des collaborateurs et de disposer de plannings à jour.
2) Comment mettre en place un processus RH ?
Maintenant que la notion de processus RH est claire, une question brûle les lèvres : comment passer de la théorie à la pratique ?
Mettre en place un processus RH efficace ne s’improvise pas.
Cela demande méthode, rigueur et une bonne dose de pragmatisme.
Préparez-vous à découvrir les étapes clés pour construire des fondations solides pour votre gestion des ressources humaines.
Ce n’est pas sorcier, promis !
a) La phase préparatoire : poser les fondations d’un système de gestion efficace.
1) Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise et de vos collaborateurs : l’analyse des besoins comme point de départ crucial.
Pour que les processus RH contribuent pleinement au développement de l’entreprise, ils doivent être pertinents et adaptés à la vision de l’entreprise.
La première étape consiste à lister toutes les activités qui relèvent du département RH pour identifier l’ensemble des activités nécessaires au développement de l’entreprise.
Une analyse du positionnement stratégique ciblé par l’entreprise est fondamentale pour donner du sens aux choix RH.
Vous devez analyser et d’intégrer les besoins de vos salariés en consultant directement les collaborateurs.
Réaliser un audit de vos pratiques actuelles permet de faire :
- un état des lieux complet de toutes vos activités RH,
- d’examiner leur efficacité,
- d’identifier les redondances,
- les manquements
- et les points de friction rencontrés par les employés ou les gestionnaires.
2) Définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque processus RH : que cherchons-nous à améliorer ou à atteindre ?
Les processus RH permettent d’accroître la compétitivité et la performance globale de l’organisation et contribuent à l’épanouissement des collaborateurs.
Ils permettent d’atteindre les objectifs stratégiques.
Les objectifs incluent :
- le développement et l’optimisation du fonctionnement de l’entreprise,
- l’amélioration de la satisfaction et du bien-être des salariés,
- le renforcement de la marque employeur pour attirer les meilleurs talents,
- l’adaptation de la stratégie,
- la création d’une culture d’entreprise,
- l’amélioration du suivi administratif
- et l’optimisation de la gestion administrative et des démarches RH.
De ce fait, vous devez définir des objectifs pour chaque processus et établir des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les résultats.
3) Impliquer les bonnes parties prenantes : qui sont les acteurs clés (managers, salariés, direction) dans la définition et la mise en œuvre de chaque processus ?
Il est indispensable de faire participer vos collaborateurs et de mener ce chantier avec les managers et les collaborateurs de l’entreprise dans une démarche de co-construction.
Les processus sont plus efficaces lorsqu’ils sont créés de manière collaborative.
Il faut impliquer les parties prenantes clés, telles que :
- les responsables RH et les employés,
- ainsi que les gestionnaires.
Réunir une équipe en atelier pour formaliser le processus peut être très utile.
b) Conception et formalisation : de l’idée à la procédure documentée.
1) Cartographier le processus existant (si applicable) ou le créer de zéro : quelle méthode choisir pour visualiser chaque étape ?
Formaliser tous vos processus RH en gardant à l’esprit la vision de l’entreprise (approche top-down) et les attentes des salariés (approche bottom-up).
La cartographie des processus RH est une méthode simple pour définir des processus RH efficaces.
Elle permet :
- d’obtenir des schémas visuels qui aident à centraliser les données et à interpréter les informations,
- visualiser de manière claire les différentes étapes,
- les interconnexions,
- les rôles de chacun,
- les principales tâches,
- les événements,
- le résultat attendu et la documentation.
Utiliser des diagrammes de flux permet de dessiner chaque étape.
On peut commencer par cartographier les processus, souvent en les recensant dans un tableau ou en les modélisant graphiquement.
2) Rédiger des fiches de processus claires, concises et actionnables pour chaque étape : qui fait quoi, quand, comment et avec quels outils ?
L’élaboration d’un processus offre l’opportunité de revoir et d’ajuster les méthodes de travail.
Il faut définir vos process en gardant en tête la vision de l’entreprise et les attentes des salariés.
La formalisation implique de décrire précisément les rôles et les étapes clés pour chaque action, ainsi que les outils utilisés et les processus de validation nécessaires.
On peut descendre au niveau des sous-processus et définir les étapes, les responsables, les délais, les entrées et les sorties.
Il est recommandé d’établir des fiches processus, qui sont un outil pour garantir la pérennité d’une activité et assurer une amélioration simplifiée.
Ces fiches regroupent des informations clés comme :
- la cartographie,
- les indicateurs de performance,
- la finalité,
- les objectifs,
- les indicateurs,
- les données d’entrée/sortie,
- les grandes activités
- et des procédures plus détaillées.
3) Intégrer la conformité légale (droit du travail, RGPD) et les meilleures pratiques du secteur dès la conception.
Les processus RH doivent assurer une bonne gestion et garantir la conformité légale et réglementaire.
Cela est fondamental en matière de gestion des données personnelles des employés, conditions de travail, sécurité et santé au travail.
Les outils SIRH, par exemple, respectent les obligations légales et réglementaires et peuvent aider à anticiper ces axes.
S’assurer d’une base de données fiable et à jour permet une bonne gestion administrative.
La conformité est un sujet qui évite des coûts considérables. Il faut s’appuyer sur des experts dont c’est le métier.
Les outils SIRH permettent d’automatiser certaines démarches pour respecter la conformité, comme l’archivage des bulletins de paie ou les alertes pour les documents nécessaires comme le permis de conduire.
c) Déploiement et communication : engager les équipes pour une adoption réussie.
Une fois les processus RH conçus et formalisés, l’étape suivante est leur mise en œuvre effective au sein de l’organisation.
Cela implique non seulement le déploiement technique des outils (si applicable) mais surtout l’accompagnement humain pour garantir l’adoption et maximiser les bénéfices escomptés.
4) Former les collaborateurs et les managers aux nouveaux processus RH : l’importance de l’accompagnement au changement.
L’accompagnement au changement est un objectif majeur des RH.
Il est indispensable de former les employés concernés pour qu’ils comprennent et mettent en œuvre les nouveaux processus.
Cela peut inclure des sessions d’information ou la mise à disposition de supports comme des guides ou des FAQs.
Pour un SIRH par exemple, il faut accompagner les collaborateurs dans le processus de digitalisation.
Les collaborateurs doivent bien comprendre le fonctionnement du processus, leur place et comment leur travail participe aux objectifs de l’entreprise.
S’assurer que chaque collaborateur a une vision claire de ses rôles et des activités qui en découlent est important.
5) Communiquer sur la valeur ajoutée et les bénéfices pour chaque salarié et pour l’entreprise.
Une bonne communication permet le succès d’un nouveau processus RH.
Il est primordial de communiquer sur les processus mis en place, en gardant en tête l’objectif d’améliorer l’expérience employé et de gagner en clarté, efficacité et rapidité pour les RH.
Il faut communiquer de manière transparente sur les changements, expliquant les raisons, les avantages et les attentes.
Pour les collaborateurs, l’optimisation des processus peut signifier une meilleure expérience grâce à des démarches plus fluides, transparentes et un accès facile à l’information.
L’entreprise bénéficie de ce processus RH par une efficacité et une productivité renforcées.
La diminution des tâches à faible valeur ajoutée libère des ressources, ce qui favorise également la rétention des talents.
Communiquer régulièrement sur les progrès, les changements et les opportunités renforcent l’engagement des collaborateurs.
6) Mettre en place un plan de suivi et d’ajustement : la première version n’est jamais parfaite. Comment assurer une amélioration continue ?
Les processus RH doivent être mesurables et ajustables.
Le suivi, l’évaluation et l’amélioration continue sont des étapes clés.
Il faut définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les résultats et les suivre régulièrement pour évaluer l’efficacité et apporter des ajustements si nécessaire.
Recueillir les feedbacks des salariés permet d’ajuster les processus en continu et d’améliorer leur acceptation.
Établir des canaux de communication ouverts pour recueillir les commentaires et suggestions est important.
Une méthode pour l’amélioration continue est d’encourager une culture dans laquelle les employés proposent des idées d’optimisation des processus et où ces contributions sont valorisées.
Des revues et des évaluations régulières permettent d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.
La formalisation des processus est un outil décisif pour assurer la pérennité d’une activité et simplifier l’amélioration dès que nécessaire.
L’audit des processus existants permet d’identifier les points faibles et les opportunités d’amélioration, servant de base pour le diagnostic.
L’évaluation critique des processus existants permet d’identifier ceux qui sont dysfonctionnels ou générateurs d’insatisfaction pour les améliorer.
L’amélioration continue nécessite d’abord que le processus soit modélisé, après quoi un retour d’expérience (« bottom-up ») des utilisateurs peut aider à l’optimiser.
3) Quels sont les processus RH en 2025 ?
Le monde du travail évolue à une vitesse folle, et les processus RH ne font pas exception.
En 2025, certains processus sont devenus absolument incontournables, tandis que de nouvelles priorités émergent.
Êtes-vous à jour ?
Faisons le point sur les processus RH qui façonnent l’expérience collaborateur et la performance des entreprises aujourd’hui.
Vous pourriez être surpris de leur étendue !
a) Le cycle de vie du collaborateur : les processus incontournables qui jalonnent son parcours.
L’ensemble de la vie professionnelle du salarié peut être découpée par des processus RH.
1) Processus de recrutement et sélection des candidats.
De l’analyse du besoin à la rédaction de l’offre d’emploi et la sélection du meilleur talent.
C’est le processus par lequel les entreprises identifient, évaluent et sélectionnent les candidats les plus qualifiés.
C’est un processus critique et un objectif majeur des RH.
Il implique de :
- définir les besoins,
- d’élaborer des descriptions de poste,
- de diffuser des offres,
- de mener des entretiens,
- de vérifier les références
- et de prendre des décisions éclairées pour constituer une équipe compétente.
Une gestion optimale permet d’améliorer le sourcing face aux difficultés pour trouver les meilleurs candidats, afin qu’il soit fluide, efficace et rapide.
Il est important de communiquer en interne et en externe pour améliorer la marque employeur.
L’expérience candidat est primordiale pour réduire les refus de poste.
Le recrutement fait partie des processus liés à la gestion du capital humain de l’entreprise, tout comme l’évaluation de la performance et la gestion des carrières.
2) L’intégration (onboarding) des nouveaux collaborateurs.
Créer une expérience mémorable et efficace (welcome kit, présentation des équipes, suivi des premières semaines).
C’est le processus d’intégration des nouveaux employés.
Il comprend :
- la formation initiale sur les outils,
- la politique et les procédures de l’entreprise,
- ainsi que l’introduction auprès des équipes clés.
Un bon onboarding facilite une transition fluide et peut améliorer la rétention des talents.
Il permet de rendre les nouvelles recrues productives et engagées dès le début.
Cela inclut le kit de bienvenue, la présentation de l’entreprise, et le système de parrainage.
C’est fondamental pour soutenir la croissance.
3) Gestion des carrières et développement des compétences.
Entretiens annuels, plans de formation, mobilité interne.
La gestion des carrières et les successions permettent de diminuer le risque de fuite de compétences.
Ces processus se concentrent sur le développement des compétences des employés et leur mobilité interne.
Ils vous aident à aligner les aspirations des collaborateurs avec les besoins de l’entreprise.
Cela inclut la planification des trajectoires professionnelles, la mise en place de programmes de formation, et l’évaluation régulière des compétences et des performances.
Il est indispensable de disposer des compétences nécessaires à la performance de l’entreprise et d’avoir une démarche active et ciblée de développement des compétences.
L’évaluation des compétences et la gestion de la GEPP sont des processus clés.
4) Évaluation des performances et suivi des objectifs.
Un dialogue continu pour la croissance.
La gestion de la performance individuelle et collective trouve son utilité dans la mise en cohérence des objectifs individuels.
L’évaluation des performances est un processus critique qui consiste à évaluer et à mesurer la performance des employés et à fournir des commentaires pour les aider à s’améliorer.
C’est un processus primordial pour l’entreprise.
Les campagnes d’entretiens annuels font partie de ces processus.
5) Gestion des départs (offboarding).
Soigner la dernière impression, récupérer les informations clés et gérer l’administratif.
Les processus d’offboarding désignent toutes les actions RH à mener lors du départ d’un salarié.
Cela inclut les entretiens de sortie, la gestion des derniers paiements et la transition des responsabilités.
Il s’agit de soigner les dernières impressions, par exemple grâce au partage automatique des documents officiels ou à un questionnaire d’évaluation de l’expérience.
b) Processus administratifs et de gestion quotidienne : l’épine dorsale de la fonction RH.
1) Gestion de la paie et des avantages sociaux.
Précision, ponctualité et conformité salariale.
La gestion de la paie et des avantages sociaux est un processus critique.
Le processus de révision salariale et de simulation de la masse salariale permet de suivre les évolutions de salaires et les primes.
Cela inclut le calcul des salaires, la création des fiches de paie, la conformité légale et la sécurisation des données.
Être dans la conformité légale et réglementaire évite des coûts considérables.
2) Gestion des temps et des absences (congés, maladies, RTT).
Un enjeu d’organisation et de respect du temps de travail.
La gestion des absences est un processus fondamental.
Elle inclut la gestion des droits et soldes de congé, la mise à disposition de plannings à jour pour les managers.
Cette gestion permet de planifier les opérations et de réduire les impacts sur la chaîne de valeur.
Elle aide à gérer les besoins des collaborateurs liés à leur vie familiale, comme les demi-journées d’absence.
Avoir un outil dédié permet de diminuer la charge mentale des collaborateurs et de leur faciliter la vie.
3) Gestion administrative du personnel.
Du contrat de travail aux documents légaux, assurer la conformité.
Cela inclut la gestion des entrées, sorties, mutations, et le traitement des changements d’informations personnelles et professionnelles des collaborateurs.
Les processus administratifs garantissent la conformité avec la réglementation en vigueur.
Digitaliser les dossiers RH et dématérialiser le processus de signature du contrat de travail améliore l’expérience collaborateur.
La gestion administrative du personnel est un pilier de la fonction RH, tout comme la paie et les processus RH stratégiques.
c) Processus stratégiques pour une GRH à forte valeur ajoutée en 2025
En plus des processus du cycle de vie et administratifs, certains processus RH revêtent une importance stratégique croissante pour la performance et l’adaptation de l’entreprise.
1) Gestion des talents et planification de la relève (succession planning).
Identifier et développer les futurs leaders.
La gestion des talents est considérée comme l’un des processus RH les plus critiques.
Elle regroupe les processus liés à la gestion du capital humain.
Les RH jouent un rôle clé dans l’identification, la rétention et le développement des talents.
Cela inclut l’identification des employés à fort potentiel et la création de plans de succession, ainsi que la promotion de la mobilité interne.
Le pilotage des carrières et des successions permet de diminuer le risque de fuite de compétences.
Une gestion optimale des processus de gestion des talents et des données associées permet d’identifier les meilleurs potentiels.
2) Développement de la marque employeur et stratégies d’engagement des collaborateurs.
Le renforcement de la marque employeur et l’attractivité de la structure sont des objectifs des processus RH afin d’attirer les meilleurs talents.
Une expérience employé positive renforce la marque employeur et l’attractivité.
Quand les processus RH sont performants et modernes, cela « fait mouche » chez les employés, qui deviennent des ambassadeurs pour le recrutement.
L’amélioration de l’expérience collaborateur conduit à une meilleure fidélisation des employés et une promotion de l’entreprise.
L’engagement des collaborateurs est renforcé notamment via des programmes de formation.
3) Gestion de la formation continue et adaptation aux nouvelles compétences (upskilling/reskilling).
La formation et le développement sont des objectifs majeurs des RH.
Les processus de formation constituent l’épine dorsale de toute politique RH axée sur le développement des compétences.
Ils englobent tout le cycle de vie de la formation, de la conception à l’évaluation.
Une gestion efficace permet le développement continu des compétences des collaborateurs, ce qui est un moteur d’engagement et de performance.
Vous devez disposer des compétences nécessaires pour que l’entreprise réalise sa performance aujourd’hui et demain.
4) Optimisation de la qualité de vie au travail (QVT) et du bien-être.
Des processus pour un environnement de travail sain et motivant.
La santé et la sécurité au travail sont une priorité pour les RH.
Le bien-être des employés est un enjeu important.
Donner les moyens aux équipes de bien faire leur travail contribue à la qualité de vie au travail.
Réduire la charge mentale des collaborateurs et leur faciliter la vie grâce à des outils et des processus optimisés fait partie de cette démarche.
La QVT est un levier important pour l’attractivité des entreprises.
4) Quels sont les avantages de l’automatisation des processus RH ?
Imaginez un monde où les tâches répétitives et chronophages de la gestion RH se font toutes seules… ou presque.
Ce monde n’est plus une utopie, grâce à l’automatisation !
Mais quels sont concrètement les bénéfices à en attendre ?
Gain de temps, réduction des coûts, meilleure expérience collaborateur…
L’automatisation des processus RH est bien plus qu’une tendance technologique, c’est une véritable révolution pour votre service.
Prêt à découvrir comment elle peut vous changer la vie (et celle de vos collaborateurs) ?
a) Gains d’efficacité et de productivité : libérer du temps précieux pour l’humain.
L’automatisation des processus RH permet une réduction drastique des tâches manuelles et répétitives à faible valeur ajoutée, telles que :
- la saisie de données,
- la gestion des demandes de congés et d’absences,
- la gestion des notes de frais,
- ou le suivi des candidatures.
Elle entraîne une accélération des flux de validation et des délais de traitement des demandes, comme la signature d’un contrat de travail qui peut se faire rapidement, parfois de manière tripartite dans la journée.
De plus, elle permet une diminution des erreurs humaines et une amélioration de la qualité et de la fiabilité des données RH.
En automatisant ces tâches chronophages, les équipes RH peuvent consacrer plus de temps à des actions à forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des collaborateurs, le développement stratégique des employés, ou les initiatives stratégiques.
L’optimisation des processus grâce à l’automatisation contribue à simplifier la gestion et le suivi administratif.
b) Optimisation des coûts et amélioration de la conformité légale.
Elle est essentielle pour assurer une meilleure traçabilité des actions et une conformité légale renforcée.
Être en conformité avec la réglementation permet d’éviter des coûts considérables.
L’automatisation garantit le respect des exigences légales et réglementaires en matière de gestion des ressources humaines.
c) Impact sur l’expérience collaborateur et la prise de décision stratégique.
L’automatisation permet d’apporter l’information au collaborateur en temps réel, facilement et de manière intuitive, offrant des réponses plus rapides et un meilleur suivi des demandes des salariés, ce qui améliore leur satisfaction et leur bien-être.
Elle contribue à simplifier la vie des collaborateurs et à diminuer leur charge mentale, notamment en facilitant la gestion des absences, du télétravail ou des demandes d’acompte via des applications accessibles à tout moment, même le week-end.
La transparence apportée par l’accès aux informations, comme les bulletins de paie dans un coffre numérique ou le suivi des congés, renforce la confiance entre employeur et employé.
L’amélioration de l’expérience collaborateur et une meilleure communication contribuent à renforcer la marque employeur et à attirer et fidéliser les talents.
Parallèlement, l’automatisation et la centralisation assurent des données RH fiables et accessibles en temps réel, offrant une meilleure visibilité pour la direction et permettant un pilotage fin du capital humain basé sur des indicateurs et des analyses précises.
Ces données et cette visibilité éclairent la stratégie de l’entreprise et aident à prendre des décisions alignées avec les objectifs stratégiques.
5) Comment cartographier les processus RH ?
« Cartographier »… le mot peut sembler intimidant, évoquant des schémas complexes.
Pourtant, la cartographie des processus RH est un exercice incroyablement puissant et souvent plus simple qu’on ne le pense.
C’est l’art de rendre visible l’invisible, de comprendre où l’on est pour mieux décider où l’on va. Alors, comment s’y prendre concrètement pour visualiser vos processus métier et identifier les leviers d’optimisation ?
Suivez le guide, on vous explique tout pas à pas.
a) Pourquoi la cartographie des processus est une première étape cruciale pour toute démarche d’optimisation.
La cartographie des processus RH, qui sont des éléments essentiels de la gestion des ressources humaines, est une méthode permettant de visualiser de manière claire les différentes étapes d’un processus, ainsi que les interconnexions entre ces étapes.
L’objectif principal de cette démarche est de mettre à plat chaque étape, acteur et interaction d’un processus afin d’obtenir une compréhension claire et concise de son fonctionnement.
En représentant schématiquement le fonctionnement, la cartographie aide à clarifier les rôles de chacun, à simplifier les processus et à identifier les points de friction.
Elle permet notamment d’identifier les goulots d’étranglement, les tâches répétitives ou redondantes, les inefficacités, et les points de douleur pour les collaborateurs et l’équipe RH.
Ces informations collectées lors de l’état des lieux et de l’exercice de schématisation sont précieuses pour l’analyse des besoins et l’identification des problèmes.
La cartographie permet également de créer une base commune et de standardiser les procédures, garantissant une compréhension uniforme du processus.
C’est aussi un moyen de clarifier les processus RH et de montrer la complexité et la valeur du travail des équipes RH.
b) Les étapes clés pour une cartographie des processus RH réussie et actionnable.
Pour commencer à établir la cartographie des processus RH, il est recommandé de réaliser un état des lieux ou un audit des pratiques actuelles, qui constitue la base de l’analyse des besoins.
L’implication des parties prenantes, managers et employés est essentielle, car ils sont souvent impliqués dans les processus et connaissent les subtilités du terrain.
La première étape consiste à définir le périmètre, c’est-à-dire quels processus RH identifier et cartographier, en commençant idéalement par ceux qui sont les plus critiques, qui ont le plus d’impact ou qui sont dysfonctionnels.
Il faut ensuite identifier toutes les étapes du processus, en incluant :
- les entrées et les sorties,
- ainsi que les acteurs ou rôles impliqués (qui fait quoi ?),
- les flux d’information,
- les outils utilisés et les points de décision.
Vous devez choisir la bonne méthode et le bon niveau de détail pour votre cartographie.
Utiliser un diagramme de flux ou un logigramme permet de représenter visualiser les étapes et leurs interconnexions.
Des outils de modélisation peuvent aider à créer un référentiel structuré, mais commencer par un schéma simple, même manuscrit ou dans un tableur, peut être suffisant au début.
L’important est que la représentation soit facilement compréhensible par toutes les parties concernées.
Une fois le schéma créé, il faut l’analyser pour identifier les points de blocage et les inefficacités, ce qui permettra ensuite de proposer des améliorations et de modéliser le processus cible.
Le suivi de ces processus optimisés peut ensuite être facilité par l’utilisation de tableaux de bord.
c) De la cartographie à l’action : comment utiliser cette analyse pour améliorer et optimiser vos processus.
Une fois la cartographie des processus RH établie, l’étape suivante est l’analyse approfondie pour transformer les observations en actions concrètes.
L’analyse de la cartographie RH révèle des opportunités d’amélioration immédiates : simplification des étapes complexes, automatisation des tâches répétitives, et clarification des rôles et responsabilités ambigus.
L’identification des points de friction, des goulots d’étranglement, des retards ou des erreurs fréquentes met en lumière les domaines critiques nécessitant une intervention.
Il est ensuite essentiel de prioriser les chantiers d’optimisation des processus RH en fonction de leur impact stratégique, de leur criticité, de leur degré de maîtrise (sont-ils dysfonctionnels ?), et de leur faisabilité.
Cette priorisation permet de concentrer les efforts là où ils auront le plus de bénéfices.
Enfin, la cartographie n’est pas une fin en soi, mais un document de référence vivant.
Elle doit être utilisée pour communiquer les changements, former les nouveaux arrivants (facilitant l’onboarding), et surtout, pour le suivi et l’évaluation régulière des améliorations mises en place.
En mesurant les résultats grâce à des indicateurs clés de performance (KPI), et en recueillant le feedback des collaborateurs, la cartographie devient un outil puissant pour une démarche d’amélioration continue.
6) Quels outils pour gérer les processus RH ?
Vous avez défini, mis en place et même cartographié vos processus RH.
Bravo !
Mais pour passer à la vitesse supérieure, notamment avec l’automatisation, les bons outils sont indispensables.
Le marché regorge de solutions, des SIRH complets aux logiciels spécialisés.
Comment s’y retrouver dans cette jungle technologique et choisir l’outil qui correspondra vraiment à vos besoins et à la taille de votre entreprise ?
Pas de panique, on décrypte ça pour vous.
a) Le SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) : la solution intégrée pour une gestion centralisée.
Le SIRH est défini comme un système d’information des ressources humaines qui gère les salariés de A à Z.
C’est une plateforme tout-en-un composée de nombreuses fonctionnalités RH.
En 2024, on attend d’un SIRH des fonctionnalités clés couvrant tout le cycle de vie de l’employé.
Cela inclut :
- la gestion administrative du personnel (entrées, sorties,
- mutations,
- changements d’informations,
- dossiers RH dématérialisés),
- la gestion de la paie,
- le recrutement (gestion des candidatures, entretiens) et l’onboarding,
- la gestion des talents (performance, compétences, carrières, revues),
- la formation (gestion, catalogue, suivi budgétaire, évaluations),
- la gestion des absences et congés,
- la gestion des temps et plannings,
- la gestion des notes de frais,
- la signature électronique de documents,
- ou encore la gestion du télétravail.
Un bon SIRH propose également des tableaux de bord RH pour suivre les indicateurs clés et prendre des décisions éclairées.
Les avantages d’une plateforme SIRH sont multiples.
Elle permet la centralisation de toutes les données du personnel dans une base unique et fiable.
Le principal atout est souvent la capacité d’automatiser les tâches répétitives et chronophages.
Le SIRH permet d’améliorer :
- l’efficacité,
- la productivité
- et la précision des données.
Il assure la cohérence et la standardisation des processus et aide à garantir la conformité légale et réglementaire.
Pour les collaborateurs, il améliore l’expérience en offrant des processus transparents et un accès facile aux informations via un portail dédié.
Lors du choix d’un SIRH, plusieurs points méritent attention.
La modularité est essentielle pour pouvoir adapter la solution aux besoins de l’entreprise et la déployer par étapes.
La capacité d’intégration avec d’autres logiciels existants est également importante.
Enfin, l’expérience utilisateur (UX), pour les équipes RH comme pour les collaborateurs, est primordiale pour garantir l’adoption de l’outil.
Un outil simple à utiliser, même pour les processus complexes, facilite l’appropriation.
b) Les logiciels spécialisés : des outils experts pour des besoins RH spécifiques et pointus.
Outre les SIRH intégrés, le marché propose une multitude de logiciels spécialisés, conçus pour couvrir des processus RH spécifiques avec une expertise pointue.
On trouve notamment :
- les ATS (Applicant Tracking Systems),
- dédiés au recrutement,
- les LMS (Learning Management Systems),
- pour la gestion de la formation et la création de parcours e-learning,
- les logiciels de gestion des temps et activités (GTA),
- les outils d’évaluation des performances,
- les logiciels de gestion électronique de documents (GED) pour la dématérialisation des dossiers,
- les logiciels de gestion des processus métier (BPM) ou de workflow, ou encore des solutions de gestion de la paie externalisée.
Opter pour un outil spécialisé plutôt qu’un module SIRH intégré peut être pertinent dans certains cas d’usage.
Si un besoin RH est très spécifique ou nécessite une expertise particulièrement pointue qui n’est pas entièrement couverte par le module du SIRH généraliste, une solution dédiée peut être plus performante.
Certaines entreprises peuvent aussi préférer une approche « best-of-breed » en choisissant les meilleurs outils pour chaque fonction.
L’enjeu majeur avec plusieurs outils spécialisés est l’interopérabilité.
Vous devez vous assurer que vos différents logiciels communiquent efficacement entre eux pour éviter les silos de données et les doubles saisies.
Des intégrations ou des API permettent de relier ces solutions pour fluidifier les flux d’informations et maintenir une gestion cohérente des processus RH.
c) Comment choisir les bons outils pour votre entreprise et optimiser vos processus RH ?
1) L’analyse fine de vos besoins actuels et futurs : ne pas se laisser séduire par des fonctionnalités inutiles.
Choisir le bon logiciel ou la bonne plateforme pour optimiser vos processus RH et qui nécessite une méthodologie rigoureuse.
La première étape indispensable est une analyse fine de vos besoins actuels et futurs.
Cette analyse, idéalement réalisée en co-construction avec les managers et les collaborateurs, futurs utilisateurs des outils, permet de comprendre leurs attentes et leurs modes de fonctionnement.
Cela vous évitera de vous laisser séduire par des fonctionnalités inutiles qui ne correspondent pas à vos besoins réels et vous permettra de personnaliser la solution.
L’analyse doit aussi prendre en compte le positionnement stratégique de l’entreprise.
2) Définir un budget réaliste et évaluer le ROI (retour sur investissement) attendu.
Vous devez définir un budget réaliste et évaluer le ROI (retour sur investissement) attendu pour chaque projet d’optimisation d’un processus.
3) L’importance de l’accompagnement proposé par l’éditeur : formation, support technique, mises à jour.
L’accompagnement proposé par l’éditeur ou l’intégrateur est un facteur clé de succès.
Cela inclut la formation des équipes RH et des collaborateurs à l’utilisation du logiciel, le support technique en cas de problème et la garantie de mises à jour régulières pour rester en conformité avec les évolutions légales et réglementaires.
S’appuyer sur des experts pour la mise en place des outils est recommandé.
6) Comment améliorer l’expérience collaborateur avec les processus RH ?
Et si la clé d’une expérience collaborateur exceptionnelle se cachait (aussi) dans vos processus RH ?
Souvent perçus comme purement administratifs, ils ont en réalité un impact direct et quotidien sur le vécu de chaque salarié.
De l’intégration au développement de carrière, en passant par la simple demande de congé.
Alors, comment transformer ces étapes, parfois sources de friction, en véritables leviers d’engagement et de satisfaction ?
C’est le défi que nous allons relever ensemble.
a) Le lien indissociable entre des processus RH fluides et une expérience collaborateur positive.
De nombreux opérationnels vivent les processus RH comme une contrainte qui s’ajoute à leur charge de travail, sans en percevoir la valeur ajoutée.
Des processus mal conçus, lents ou opaques peuvent devenir une source de frustration et de désengagement pour les salariés.
L’exercice de l’entretien annuel, par exemple, peut vite devenir fastidieux s’il se limite à une formalité annuelle sans interaction véritable.
De même, la gestion des absences ou la gestion matérielle associée au poste peuvent générer une charge mentale si les processus ne sont pas fluides.
À l’inverse, des processus fluides, transparents et simples sont perçus comme efficaces et modernes, contribuant au bien-être et à l’épanouissement des collaborateurs.
Transformer chaque interaction RH – qu’il s’agisse d’une demande, d’une information ou d’un suivi – en une opportunité de renforcer la relation de confiance et la perception de la valeur ajoutée du service RH est essentiel.
Lorsque les employés voient que les processus RH sont performants et modernes, cela renforce la marque employeur.
Une bonne marque employeur, nourrie par une expérience collaborateur positive, est fondamentale pour attirer les meilleurs talents et les fidéliser.
Des collaborateurs satisfaits deviennent même les meilleurs ambassadeurs de l’entreprise.
b) Leviers d’action concrets pour que vos processus RH servent réellement l’expérience employé.
L’optimisation des processus RH vise à accroître l’efficacité et la performance, en libérant du temps pour les équipes RH afin qu’elles se concentrent sur l’accompagnement humain à forte valeur ajoutée.
Un levier est de simplifier et digitaliser les demandes courantes pour plus d’autonomie et de réactivité.
Des exemples concrets incluent :
- la gestion des congés en self-service,
- l’accès facilité aux documents personnels
- ou aux bulletins de paie numérisés dans un coffre-fort numérique.
Ces outils aident directement à la qualité de vie au travail en diminuant la charge mentale des collaborateurs.
Vous devez personnaliser les parcours, notamment lors de l’onboarding ou pour le développement de carrière et la mobilité interne.
Des processus RH adaptables et flexibles permettent de prendre en compte les besoins et les aspirations individuelles des collaborateurs.
L’implication des salariés dans la conception et l’optimisation des processus, via des démarches de co-construction ou des retours « bottom-up », permet de s’assurer qu’ils répondent à leurs attentes.
Une communication interne transparente tout au long de ces processus renforce l’engagement et la confiance.
Enfin, rendre l’accès à l’information sur les opportunités de développement des compétences (comme un catalogue de formation digitalisé) peut fortement stimuler l’intérêt et l’engagement des salariés dans leur évolution professionnelle.
c) Au-delà des processus : cultiver une culture d’entreprise centrée sur le capital humain et l’écoute.
Améliorer l’expérience collaborateur ne se limite pas à optimiser des étapes administratives, cela implique aussi de cultiver une culture d’entreprise qui place réellement le capital humain au cœur de sa stratégie.
Le rôle crucial du manager de proximité est alors fondamental.
Les managers sont impliqués dans de nombreux processus RH, tels que l’évaluation, la mobilité, la formation ou le recrutement.
Ils peuvent même être désignés comme responsables de processus.
Leur accompagnement humain au quotidien est essentiel pour la fluidité des processus et le soutien des équipes.
Des processus RH bien pensés peuvent soutenir activement la politique de qualité de vie au travail (QVT) et le bien-être des collaborateurs.
En réduisant la charge mentale et en fournissant les moyens de bien faire leur travail, ces processus contribuent directement à l’amélioration des conditions de travail et du partage entre vie professionnelle et personnelle.
Pour y parvenir, il est essentiel d’utiliser le feedback des salariés (enquêtes, entretiens) pour une amélioration continue de vos processus RH, en adoptant une démarche de design thinking centrée sur l’utilisateur final.
Cette méthode agile et itérative permet de comprendre les besoins des employés – physiques, cognitifs et émotionnels – pour créer des solutions intuitives et à forte valeur.