1) Introduction au BPM dans le secteur public.

a) Définition du Business Process Management (BPM).

1) Explication et importance.

Le Business Process Management est une approche méthodique qui améliore la gestion des processus métier en les : 

• 1️⃣ Modélisant. 
• 2️⃣ Analysant
• 3️⃣ Optimisant.

De ce fait, dans la fonction publique, cette méthodologie est essentielle pour simplifier et rationaliser les opérations administratives.

Ainsi, en automatisant par exemple le traitement des demandes de subventions complexes, les grandes administrations peuvent réduire les délais de réponse et améliorer la satisfaction des citoyens.

2) Exemple de cas pratique dans le secteur public.

Un cas concret d’application du BPM dans le secteur public est la dématérialisation des permis de construire dans les mairies.

Traditionnellement, le traitement des demandes de permis implique plusieurs étapes manuelles et des interactions entre différents services. Grâce au BPM, ce processus peut être automatisé.

Désormais, il est possible de soumettre les demandes en ligne, de monitorer leur progression, et de réduire le temps de traitement de manière considérable.

Ce changement a non seulement simplifié les démarches, mais a également augmenté la transparence et la traçabilité des processus administratifs.

Les citoyens peuvent désormais accéder facilement aux informations et surveiller l’état de leur demande sans avoir à se déplacer.

Cela constitue une avancée importante pour les mairies, qui peuvent mieux gérer les demandes et offrir un service plus performant à leurs administrés.

b) La place que peut prendre le BPM dans le secteur public.

1) Comment le BPM aide à atteindre les objectifs stratégiques.

Le BPM aide les administrations publiques à atteindre leurs objectifs stratégiques en améliorant leurs processus métiers. 

Par exemple, l’automatisation des workflows peut réduire les coûts, libérer des ressources et augmenter la qualité des services offerts aux citoyens. 

De plus, en facilitant la transformation numérique, le BPM permet aux administrations de devenir plus agiles et réactives aux besoins des usagers.

2) Comparaison avec d’autres secteurs (secteur privé, ONG).

Alors que le secteur privé utilise le BPM pour augmenter la productivité et la rentabilité, le secteur public l’adopte principalement pour améliorer la transparence et la qualité des services publics. 

Contrairement aux ONG, qui peuvent se concentrer davantage sur l’impact social, les administrations publiques doivent équilibrer l’efficacité avec des exigences de conformité et de réglementation strictes. 

Par exemple, une entreprise privée pourrait utiliser le BPM pour optimiser sa chaîne d’approvisionnement, tandis qu’une administration publique l’utilisera pour gérer des processus tels que la gestion des déchets ou la délivrance de certificats de naissance.

2) Les enjeux du secteur public.

a) Défis du secteur public en matière de gestion des processus.

1) Bureaucratie, lenteur des processus, manque de transparence.

Le secteur public est souvent critiqué pour sa bureaucratie lourde, la lenteur de ses processus et le manque de transparence. 

Ces problèmes entraînent des retards importants dans le traitement des dossiers, une insatisfaction des citoyens et une perte de confiance dans les institutions. 

Parfois, la gestion des demandes de permis de construire peut prendre plusieurs mois en raison de multiples étapes manuelles et de vérifications redondantes.

2) Illustration par des cas concrets.

Prenons l’exemple d’une administration locale qui traite les demandes de subventions pour les associations. 

Sans BPM, le processus implique plusieurs niveaux d’approbation, des échanges incessants de documents papier et des erreurs fréquentes dues à la duplication des données. 

En conséquence, les associations doivent attendre des mois avant de recevoir une réponse, ce qui complique leur gestion financière et leur planification d’activités.

b) Les opportunités offertes par le BPM.

1) L’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts, l’amélioration de la satisfaction des usagers.

Le BPM propose des solutions pour surmonter ces défis en automatisant et en améliorant les processus métiers. 

En dématérialisant les formulaires et en automatisant les flux de travail, les administrations peuvent traiter les demandes de subventions plus rapidement et avec moins d’erreurs.

Cela réduit les coûts opérationnels et améliore la satisfaction des usagers grâce à des délais de traitement plus courts et une meilleure qualité de service.

2) Vidéo explicative sur l’automatisation des processus.

3) La mise en place du BPM dans le secteur public.

a) Étapes pour l’implémentation du BPM.

1) Analyse des processus existants.

L’analyse des processus administratifs existants est une étape importante dans la mise en place du BPM. 

Elle permet de comprendre les flux de travail, d’identifier les points de blocage et d’évaluer les opportunités d’amélioration. 

Pour ce faire, les administrations peuvent utiliser des outils de cartographie en ligne, comme Pickaform, qui facilitent la modélisation visuelle des processus métiers. 

Cet outil permet de créer des diagrammes détaillés, illustrant chaque étape du processus et les interactions entre les différentes parties prenantes.

2) Définition des objectifs et KPIs.

Définir des objectifs clairs et des indicateurs clés de performance (KPIs) est capital pour mesurer la performance des processus et l’impact des améliorations. 

Les administrations publiques doivent suivre des indicateurs comme le temps de traitement des dossiers, le taux de satisfaction des usagers et les coûts opérationnels.

De ce fait, un KPI spécifique au secteur public pourrait être le pourcentage de demandes traitées dans les délais réglementaires. 

Ces KPIs permettent de surveiller la performance des processus et d’ajuster les stratégies en conséquence.

3) Conception et modélisation des nouveaux processus.

La conception et la modélisation des nouveaux processus utilisent souvent des normes comme le BPMN (Business Process Model and Notation). 

BPMN permet de créer des schémas clairs et standardisés qui facilitent la compréhension et la communication entre les équipes. 

De ce fait, un schéma BPMN pour la gestion des permis de construire pourrait inclure des étapes telles que : 

1. La soumission de la demande.
2. La vérification des documents. 
3. L’inspection sur site.
4. L’approbation finale. 

Ces modèles aident à visualiser les améliorations possibles et à identifier les opportunités d’automatisation.

4) Déploiement du logiciel et formation.

Le déploiement des nouveaux processus et la formation des agents sont des étapes importantes pour garantir le succès du BPM. 

Il est primordial que les agents comprennent les nouveaux outils et les nouvelles procédures. 

Ainsi, des ressources externes, comme des tutoriels en ligne, des MOOC et des sessions de formation en présentiel, peuvent être utilisées pour faciliter cette transition.

5) Suivi et amélioration continue.

Le suivi et l’amélioration continue sont indispensables pour garantir que les processus restent alignés avec les objectifs de l’administration. 

Des techniques de monitoring, comme l’utilisation de tableaux de bord et de systèmes de feedback, permettent de suivre les performances en temps réel. 

Des outils d’évaluation des performances, comme les audits de processus et les revues périodiques, aident à identifier les zones d’amélioration et à ajuster les processus en conséquence. 

Ainsi, un tableau de bord qui permet le management visuel des workflow pourrait afficher : 

1. Les temps de traitement moyens.
2. Les taux de satisfaction des usagers.
3. Les coûts opérationnels.

De ce fait, ces informations fourniraient une vue d’ensemble des performances du processus.

4) Cas d’usage et exemples concrets.

a) Exemples de mise en œuvre du BPM.

1) Transformation digitale d’une mairie.

Prenons l’exemple d’une mairie qui entreprend la digitalisation de ses processus de demande de permis de construire. 

Avant l’implémentation du BPM, le traitement d’une demande peut prendre en moyenne trois mois, avec des étapes multiples et des interactions manuelles fréquentes. 

Après la mise en œuvre du BPM, utilisant la norme BPMN pour modéliser les processus, le délai peut être réduit à six semaines. 

En effet, les demandes peuvent être soumises et traitées en ligne, cela améliore la traçabilité et la satisfaction des citoyens. 

Un tableau comparatif avant/après mettra en évidence ces gains de temps et de transparence.

2) Automatisation des processus dans les services sociaux.

Les services sociaux peuvent largement bénéficier de l’automatisation des processus. 

Prenons l’exemple de la gestion des demandes d’allocations. 

Avant l’automatisation, les agents doivent traiter manuellement chaque demande, ce qui peut entraîner des retards et des erreurs. 

Grâce à l’implémentation du BPM, les flux de processus seront automatisés. 

Un graphique illustrant les temps de traitement avant et après l’automatisation montrera une réduction notable des délais, passant de plusieurs semaines à quelques jours. 

Cette optimisation peut également permettre aux agents de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui va améliorer la qualité du service rendu aux usagers.

b) BPM et gestion des crises : optimiser la réactivité des services publics en période d’urgence.

1) Le rôle du BPM dans la gestion des crises.

Le BPM peut jouer un rôle clé dans la gestion des crises en permettant une coordination efficace des ressources et des réponses rapides aux situations d’urgence. 

En modélisant les processus, les administrations publiques peuvent prévoir les étapes nécessaires pour répondre à une crise, assurant ainsi une meilleure préparation et une exécution fluide des actions.

a) Automatisation des processus critiques.

L’automatisation des processus critiques est essentielle pour réduire les délais de réaction et minimiser les erreurs humaines. 

De ce fait, lors d’une catastrophe naturelle, les workflows automatisés peuvent déclencher  : 

• 1️⃣ Des alertes immédiates aux équipes d’intervention.
• 2️⃣ Assigner des tâches spécifiques.
• 3️⃣ Suivre en temps réel l’avancement des opérations.

b) Coordination et communication optimisées.

Le BPM facilite également la communication entre les différents services et organismes impliqués dans la gestion de crise. 

En utilisant des tableaux de bord et des systèmes de monitoring, les responsables peuvent suivre les performances des processus en temps réel et ajuster les actions en fonction des besoins émergents.

2) Études de cas de gestion de crises avec le BPM.

a) Gestion d’une pandémie.

Pendant une pandémie, les administrations peuvent utiliser Pickaform pour gérer efficacement la crise sanitaire. 

Ainsi, la mise en place de processus automatisés pour la distribution de vaccins peut permettre de coordonner :  

• 1️⃣ Les stocks.
• 2️⃣ Les rendez-vous.
• 3️⃣ Le suivi des patients.

Ainsi, cette organisation réduit les délais et améliore la traçabilité.

b) Réponse aux catastrophes naturelles.

Dans le cas de catastrophes naturelles comme les inondations, Pickaform peut être utilisé pour coordonner les efforts de secours. 

Les processus automatisés permettent de : 

• 1️⃣ Gérer les demandes d’aide.
• 2️⃣ D’organiser l’hébergement temporaire.
• 3️⃣ De suivre la distribution des ressources essentielles.

Ce qui garantit une réponse rapide et structurée.

4) Avantages de l’intégration du BPM en période d’urgence.

a) Amélioration de la traçabilité et de la conformité.

L’intégration du BPM améliore la traçabilité des actions et assure la conformité aux protocoles établis. 

De ce fait, lors d’une crise alimentaire, le suivi des chaînes de distribution permet de garantir que les ressources atteignent les zones affectées de manière claire et transparente.

b) Flexibilité et adaptabilité des processus.

Le BPM permet également de rendre les processus plus flexibles et adaptables. 

En cas de changement de situation, les workflows peuvent être rapidement ajustés pour répondre aux nouveaux défis, assurant ainsi une gestion agile et fluide des crises.

L’alignement stratégique entre le BPM et les objectifs de développement durable (ODD) dans le secteur public.

1) Utilisation du BPM pour les objectifs de développement durable.

Les administrations publiques peuvent utiliser le Business Process Management pour aligner leurs processus opérationnels avec les objectifs de développement durable (ODD). 

En modélisant et automatisant les processus métiers, elles assurent une gestion plus responsable et transparente de leurs ressources.

a) Réduction des inégalités.

Le BPM permet de standardiser les processus, garantissant ainsi un traitement équitable pour tous les citoyens. 

Ainsi, en automatisant les processus de distribution des aides sociales, les administrations s’assurent que les ressources sont distribuées de manière uniforme et sans biais, ce qui réduit les inégalités.

b) Gestion durable des ressources.

En utilisant des workflows automatisés, les administrations peuvent surveiller l’utilisation des ressources naturelles et financières, ce qui réduit  le gaspillage. 

Un suivi précis et continu des ressources permet d’optimiser leur utilisation et de mettre en place des pratiques plus respectueuses de l’environnement.

c) Amélioration des infrastructures.

En automatisant les processus de gestion des projets, les administrations peuvent suivre l’avancement des travaux en temps réel, identifier rapidement les obstacles et ajuster les plans en conséquence. 

Cela garantit que les projets sont réalisés dans les délais et selon les normes de qualité requises, améliorant ainsi les infrastructures publiques.

2) Avantages et retours sur investissement.

a) Bénéfices du BPM pour le secteur public.

1) Efficacité et optimisation des ressources.

L’implémentation du BPM permet d’améliorer la gestion des ressources dans le secteur public. 

En automatisant les processus métiers, les administrations peuvent réduire les temps de traitement et les coûts opérationnels. 

2) Amélioration de la transparence et de la satisfaction des usagers.

Le BPM améliore également la transparence des processus et la satisfaction des usagers. 

Grâce à des tableaux de bord et des systèmes de suivi en temps réel, les usagers peuvent vérifier l’état de leurs demandes à tout moment, ce qui renforce la confiance dans les services publics. 

3) Réduction des erreurs et des fraudes.

Enfin, le BPM contribue à réduire les erreurs et les fraudes dans le secteur public. 

En standardisant et en automatisant les processus, il devient plus facile de détecter et de corriger les anomalies. 

5) Intégration de Pickaform dans le secteur public.

Le Business Process Management (BPM) dans le secteur public offre de nombreuses opportunités pour améliorer la gestion des processus. 

Pickaform, avec sa plateforme no-code, est parfaitement positionné pour aider les administrations publiques à automatiser et optimiser leurs processus.

En utilisant Pickaform, les administrations peuvent facilement créer et personnaliser des workflows en quelques minutes. 

Cette flexibilité permet de répondre rapidement aux besoins spécifiques des différents services publics pour de la gestion documentaire ou autres besoins. 

Par exemple, un service de gestion des permis de construire peut modéliser ses processus de bout en bout, de la soumission de la demande à l’approbation finale, en utilisant des formulaires et des workflows automatisés.

L’un des avantages majeurs de Pickaform est la possibilité de créer des formulaires sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques des processus d’entreprise du secteur public. 

Les agents peuvent configurer des vues personnalisées pour organiser le pilotage de la performance et visualiser les données de manière optimale, facilitant ainsi la traçabilité et le suivi des demandes.

De plus, la plateforme permet de réduire les temps de traitement et les coûts opérationnels. 

Par exemple, avant l’automatisation, le traitement manuel des demandes peut être lent et sujet à des erreurs. 

Avec Pickaform, les flux de processus sont automatisés, ce qui réduit les délais et améliore la satisfaction des citoyens.

Pickaform offre également des outils de monitoring et des tableaux de bord qui permettent de suivre en temps réel les performances des processus. 

Les administrations peuvent ainsi identifier rapidement les points d’amélioration et ajuster leurs processus en conséquence. 

Un tableau comparatif avant/après peut illustrer les gains réalisés en termes de coûts et de délais.

En somme, l’intégration de Pickaform dans le secteur public permet d’automatiser et d’optimiser les processus métiers, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité du service rendu aux usagers. 

Grâce à sa flexibilité et à sa facilité d’utilisation, Pickaform est un allié précieux pour la transformation numérique des administrations publiques.

6) Conclusion.

Le Business Process Management (BPM) dans le secteur public présente de nombreux avantages. 

La mise en place de solutions BPM permet d’automatiser les processus métier, de fluidifier les workflows et d’améliorer la productivité des administrations. 

Grâce à l’automatisation des processus, les tâches répétitives sont réduites, libérant ainsi du temps pour les agents publics qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

De plus, la transformation numérique facilitée par le BPM améliore la traçabilité et la qualité des opérations.

Parmi les étapes importantes pour mettre en place un système de BPM performant, on trouve la modélisation des processus existants, l’intégration avec les systèmes d’information comme les ERP et CRM, et l’utilisation d’outils de workflow pour orchestrer les différentes activités. 

L’automatisation intelligente et l’implémentation de l’IA dans les processus métier permettent de prendre des décisions plus rapides et éclairées. 

Adopter le BPM dans les administrations publiques est une démarche importante pour moderniser et améliorer les services offerts aux citoyens. 

Ainsi, les administrations sont encouragées à intégrer des solutions BPM pour profiter de la flexibilité et de l’agilité offertes par ces outils. 

En standardisant les processus et en utilisant des technologies avancées comme le low-code et l’intelligence artificielle, les administrations peuvent rationaliser leurs opérations et répondre plus efficacement aux besoins des citoyens.

De plus, participer à des webinaires, consulter des rapports de recherche et suivre les tendances émergentes en matière de BPM permet aux décideurs publics de rester informés et de mettre en œuvre des stratégies innovantes. 

Les exemples de succès dans d’autres administrations montrent qu’il est possible de transformer radicalement les processus de gestion pour atteindre l’excellence. 

Alors, n’attendez plus, prenez part à la transformation numérique de votre administration et améliorez vos processus dès aujourd’hui.