1) Définition.

Le système de gestion documentaire, aussi appelé gestion intégrée des documents (GID), est un dispositif organisé et durable. 

Son objectif principal est de structurer et de superviser tout le cycle de vie de l’information au sein d’un organisme. 

Ce processus englobe plusieurs étapes clé :

• 1️⃣ La production : cela inclut la création et la réception de documents. À cette étape, la documentation est générée ou reçue pour la première fois dans l’organisme.

• 2️⃣ Le contrôle et la gestion : après leur création, les documents sont gérés de manière à assurer leur accessibilité, leur exactitude et leur pertinence.

• 3️⃣ L’archivage ou la destruction : en fin de cycle, les documents sont soit conservés de manière sécurisée pour une utilisation future, soit détruits s’ils ne sont plus nécessaires ou pertinents.

2) Pourquoi mettre en place un système documentaire qualité ?

1) Ce système permet l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

1. Une optimisation des processus : un système documentaire qualité standardise et rationalise les processus métiers.

2. Un gain de temps : l’automatisation et la centralisation des documents réduisent le temps de recherche et de traitement des informations.

2) La conformité et la traçabilité.

1. Le respect des normes : un système documentaire qualité assure la conformité aux normes ISO et autres réglementations et permet ainsi le maintien de la qualité.

2. La documentation des activités : cette documentation fournit une traçabilité complète des actions et des décisions, facilitant les audits et les revues de processus.

3) Pour une meilleure gestion et la sécurité des informations.

1. La protection des données : sécurise les documents sensibles et contrôle les droits d’accès pour prévenir les pertes et les fuites d’informations.

2. La conservation des documents : permet une gestion efficace du cycle de vie des documents, de la création à l’archivage ou la destruction.

4) Il facilite la collaboration et le partage de connaissances.

1. Le travail collaboratif : cette façon de travailler encourage la collaboration et le partage de connaissances grâce à des systèmes documentaires accessibles et partagés.

2. L’uniformisation des informations : cette uniformisation assure que tous les membres de l’organisation disposent des mêmes informations actualisées.

5) Un système documentaire qualité donne un avantage compétitif.

1. L’amélioration de la réputation : on renforce ainsi la crédibilité et la réputation de l’entreprise auprès des clients et des partenaires.

2. Il répond aux exigences des clients : on répond efficacement aux attentes et aux exigences des clients en matière de qualité et de performance.

3) Quels sont les moments opportuns pour instaurer un système documentaire qualité ?

Voici ci-dessous cinq moments opportuns pendant lesquels vous pouvez mettre en place votre système et ainsi accompagner votre entreprise vers la croissance.

1) Au lancement de l’entreprise.

Lorsque l’entreprise est encore fragile, vous pouvez déjà vous appuyer sur ces deux leviers.

1. Créer des fondations solides : dès le début, pour établir des bases solides en termes de gestion et d’organisation des informations.

2. Mettre en place une culture de la qualité : intégrer la gestion documentaire dans la culture d’entreprise dès le départ évite les formations tardives et la résistance au changement.

2) Durant une phase de croissance.

1. Une gestion des flux accrus : quand l’entreprise connaît une croissance, pour gérer efficacement l’augmentation des documents et des données.

2. Une structuration : pour structurer et centraliser les informations dans une phase d’expansion.

3) Lorsque vous préparez une certification.

1. La mise en conformité aux normes : avant de se soumettre à des certifications qualité comme ISO, pour assurer l’alignement avec les exigences de la norme.

2. Audit et traçabilité : en anticipation d’audits internes ou externes, pour une meilleure traçabilité et documentation des processus.

4) En cas de modification des réglementations.

L’environnement législatif et économique peut changer à tout moment en fonction des orientations politiques.

Voilà pourquoi l’entreprise doit toujours se tenir près et s’adapter au changement.

1. Une adaptation à l’environnement réglementaire : lorsque des changements législatifs ou réglementaires impactent la gestion des documents.

2. La mise à jour des procédures : pour s’assurer que les processus et les politiques de l’entreprise restent à jour.

5) Face à des défis opérationnels.

1. La rationalisation des opérations : en cas de constat d’inefficacités ou de lacunes dans la gestion des documents actuels.

2. L’amélioration continue : pour renforcer l’efficacité et l’optimisation continue des processus métier.

4) Comment mettre en place un système documentaire qualité ?

Pour assurer une bonne gestion documentaire qualité, vous devez disposer d’un système documentaire bien organisé et structuré. 

Ainsi, ce système documentaire permettra de centraliser l’ensemble des documents liés à la qualité, facilitant ainsi leur accès et leur mise à jour. 

Voici quelques éléments clé à prendre en compte lors de la mise en place d’un système documentaire qualité :

1. Définir les responsabilités : ici, vous devez désigner des responsables pour la création, l’approbation et la diffusion des documents relatifs à la qualité. Ces personnes doivent être formées et compétentes dans leur domaine d’expertise.

2. Établir des règles de rédaction : pour garantir la cohérence des documents, il est important de définir des règles de rédaction et de formatage à respecter par l’ensemble des collaborateurs.

3. Mettre en place un processus d’approbation : les documents relatifs à la qualité doivent être approuvés par les responsables désignés avant leur diffusion aux parties concernées. Ce processus métier permet de s’assurer que les informations contenues dans les documents sont exactes et pertinentes.

4. Assurer un suivi régulier des documents : la gestion documentaire qualité implique une actualisation constante des documents pour prendre en compte les éventuelles modifications ou mises à jour. Un suivi régulier des documents, ainsi qu’un archivage approprié des versions obsolètes, permettent de garantir la pertinence et l’efficacité du système documentaire.

5) Le manuel qualité.

Le manuel qualité : un guide clé.

Le manuel qualité se présente comme un guide concis, mis à jour régulièrement, d’une dizaine de pages. 

Il détaille l’organisation et les pratiques visant l’amélioration continue de la satisfaction des utilisateurs.

Ce manuel, essentiel pour le personnel, les clients et les auditeurs, répond aux questions clés et sert d’outil de communication interne et externe.

Le manuel qualité : décrit l’organisation et la stratégie qualité, souligne les initiatives d’amélioration.

6) Les processus : plus qu’une simple procédure.

Les processus représentent l’ensemble des activités, mobilisant diverses ressources, pour transformer des inputs en outputs de valeur. 

Ces documents, plus parlants pour l’encadrement, évitent la lourdeur administrative pour le personnel. 

Ils modélisent les activités, mettent en évidence les étapes et l’interconnexion entre différents processus. 

Les procédures : un cadre défini.

Une procédure idéale, se limitant entre 2 et 4 pages, clarifie la manière d’exécuter les activités d’un processus. 

Elle répond aux questions fondamentales : qui, quoi, où, quand, pourquoi.

Elle s’appuie sur des référentiels, définit les étapes clés des activités, attribue les responsabilités et peut renvoyer à des modes opératoires spécifiques.

7) La gestion des procédures avec Pickaform.

Pickaform sera un allié de taille dans la partie gestion des processus métier (BPM).

En effet, pour réussir votre gestion documentaire, la circulation de l’information doit être fluide entre les acteurs à chaque étape.

La gestion électronique des documents représente une méthodologie centrée sur la modélisation, l’analyse et l’amélioration des processus d’entreprise. 

En adoptant la BPM avec Pickaform, vous pouvez examiner vos processus existants, identifier les opportunités d’accroître l’efficacité, minimiser les coûts et les erreurs, tout en renforçant vos initiatives de transformation numérique.

La BPM n’est pas un exercice ponctuel, mais un cycle d’amélioration continue qui peut progressivement rehausser vos performances dans votre démarche de gestion documentaire.

Comment fonctionne Pickaform ?

a) Une authentification rapide et efficace.

Pour accéder à l’interface web de notre Saas, un identifiant et un mot de passe sont les seuls prérequis. 

Cette méthode garantit une entrée sécurisée tout en restant simple pour l’utilisateur.

En fonction des droits qui vous sont attribués, vous aurez accès à toutes ou certaines parties des documents du workflow.

Une fois connectés, vos utilisateurs autorisés bénéficient de la flexibilité nécessaire pour accéder aux documents et aux dossiers, quel que soit leur emplacement. 

b) Le mécanisme de validation des documents internes.

Dans la gestion documentaire qualité, le workflow de validation joue un rôle central. 

Ce processus est conçu pour approuver différentes actions effectuées sur un document ou un dossier. 

Cela inclut des activités telles que la mise à jour, la création, la suppression, ou encore le déplacement des documents.

c) Le contrôle et la sécurisation des documents.

Ce mécanisme de validation assure que chaque modification ou manipulation de document passe par un processus d’approbation rigoureux. 

Il garantit l’intégrité et la conformité des documents dans le système de gestion documentaire, réduisant ainsi les risques d’erreurs et augmentant la fiabilité du système d’information de l’entreprise.

d) Exemple d’utilisation de Pickaform.

• 1️⃣ Utilisation dans une industrie : dans une industrie, vous allez pouvoir utiliser le logiciel pour la gestion de vos factures fournisseurs depuis leur réception en passant par leur validation et enfin le règlement de cette dernière.

• 2️⃣ Utilisation dans le service achats d’une administration : dans un service achats, les demandes passent souvent par plusieurs acteurs avant d’être approuvées. Vous allez donc pouvoir gérer vos documents depuis l’émission de la demande d’achat jusqu’à l’approbation finale.

e) Vidéos de démonstration de Pickaform.

Toutefois, comme une vidéo vaut mieux que mille mots, nous vous proposons de visionner notre vidéo de démonstration.

Dans ce tutoriel, David Grossi le fondateur de Pickaform vous montre comment utiliser le logiciel pour de la gestion d’incident.

En visionnant le tutoriel, vous comprendrez rapidement comment l’intégrer à votre gestion documentaire !

8) Les modes opératoires : les clés de la gestion documentaire.

Définition et rôle.

Le mode opératoire, élément central de la gestion documentaire, illustre précisément comment exécuter une tâche. 

Il peut intégrer des références à d’autres documents, comme des consignes ou des documents de traçabilité. 

Ce document répond aux interrogations sur le « comment » et le « avec quoi ».

• 1️⃣ Attachement à une procédure : chaque mode opératoire se connecte systématiquement à une procédure existante.

• 2️⃣ Détail des tâches : il décrit minutieusement la façon de mener une tâche à bien.

• 3️⃣ Spécification des moyens : le mode opératoire précise les outils et méthodes nécessaires.

9) Gestion des enregistrements et maîtrise documentaire.

1) L’enregistrement : la preuve de conformité.

Les enregistrements démontrent l’application rigoureuse des procédures et modes opératoires. 

Ils symbolisent la traçabilité des actions entreprises, nécessitant une conservation adaptée en fonction de leur contenu et durée prédéfinie.

2) L’archivage et la traçabilité.

Il est judicieux de lister les enregistrements à archiver, processus par processus ou selon les chapitres du référentiel qualité. 

Cette liste doit préciser leur emplacement et durée d’archivage pour assurer une gestion documentaire efficace.

3) Le résumé de l’enregistrement.

• 1️⃣ La preuve de conformité : les enregistrements valident le respect des procédures et modes opératoires.

• 2️⃣ La conservation et la protection : ils doivent permettre la conservation et la protection des données liées à une action spécifique.

• 3️⃣ Le rattachement : un lien direct avec la procédure ou le mode opératoire concerné est essentiel.

• 4️⃣ L’organisation : ils peuvent être répertoriés dans un tableau indiquant le lieu de conservation, le responsable, les conditions d’accès, la durée d’archivage, et le mode de destruction.

4) L’importance de la maîtrise des enregistrements.

La maîtrise des enregistrements est capitale pour le système qualité. 

Ces documents attestent la conformité aux exigences et attestent de l’efficacité du management de la qualité.

5) Évaluation et procédure.

1️⃣ La vérification : Il est vital de vérifier l’efficacité de la procédure d’enregistrement par rapport aux objectifs visés.

2️⃣ La procédure documentée : la mise en place d’une procédure documentée assure :

• La disponibilité des versions pertinentes sur les lieux d’utilisation.
• La protection des documents (papiers ou numériques) contre les accès non autorisés et pour l’archivage.
• La révision, la mise à jour, et l’approbation des documents.
• Le contrôle des modifications et l’identification facilitée des documents.
• La conservation et l’élimination appropriées.
• La gestion des informations documentées d’origine externe, cruciales pour le système de management de la qualité.
• La protection contre toute altération, surtout pour les documents utilisés comme preuve de conformité.

10) La création et la diffusion des documents qualité.

Le processus de création et de diffusion des documents qualité est également un aspect à prendre au sérieux dans la gestion documentaire qualité. 

Il convient de mettre en œuvre des méthodes et des outils : 

Utiliser un format standardisé : pour assurer la cohérence des documents, il est recommandé d’utiliser un format standardisé, tel que le format PDF. 

Ce format permet de faciliter la lecture des documents par les différentes parties prenantes.

Mettre en place un système de diffusion adapté : la mise à disposition des documents qualité doit être réalisée de manière rapide et efficace afin que chaque collaborateur puisse accéder aux informations dont il a besoin pour réaliser ses tâches. 

Il peut s’agir, par exemple, d’un intranet, d’une plateforme collaborative, ou d’un système de gestion électronique de documents (GED).

Assurer la traçabilité des documents : afin de garantir l’intégrité des documents qualité et de prouver leur conformité réglementaire, il est primordial de mettre en place un système de traçabilité qui enregistre toutes les actions effectuées sur chaque document (création, modification, approbation, diffusion, etc.).

L’amélioration continue de la gestion documentaire qualité.

Au-delà de la création et de la diffusion des documents qualité, l’enjeu principal de la gestion documentaire qualité réside dans l’amélioration continue des processus mis en place. 

Cela passe notamment par :

• 1️⃣ La réalisation d’audits internes et externes pour vérifier la conformité des processus documentaires avec les exigences réglementaires et les normes de qualité.

• 2️⃣ La mise en place d’indicateurs de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité du système documentaire et identifier les éventuels axes d’amélioration.

• 3️⃣ La formation continue des collaborateurs pour développer leurs compétences en matière de gestion documentaire qualité, et ainsi renforcer la culture qualité au sein de l’entreprise.

11) L’impact de la gestion documentaire qualité sur la réussite de l’entreprise.

La gestion documentaire qualité joue un rôle prépondérant dans la réussite de l’entreprise, et ce, à plusieurs niveaux :

1) Amélioration de la productivité

En facilitant l’accès aux documents qualité, le système documentaire permet aux collaborateurs de gagner du temps et d’éviter les erreurs liées à l’utilisation de documents obsolètes ou inappropriés. 

2) Optimisation des compétences.

La documentation qualité permet également de capitaliser les savoir-faire et les compétences de l’entreprise. 

En partageant ces informations, la diffusion des bonnes pratiques est facilitée, garantissant ainsi une montée en compétences collective.

3) Favorisation de la vente.

Une entreprise qui maîtrise sa gestion documentaire qualité démontre sa capacité à respecter les normes et règlements en vigueur. 

Ceci peut constituer un véritable atout pour la vente, en rassurant les clients sur le sérieux et l’engagement de l’entreprise en matière de qualité.

En définitive, la gestion documentaire qualité est un enjeu majeur pour toute entreprise souhaitant garantir sa conformité réglementaire et améliorer ses performances. 
Les processus mis en place doivent être rigoureux et adaptés pour assurer une gestion documentaire efficace et pérenne.