À l’ère actuelle, la simplification et l’optimisation des processus sont des enjeux cruciaux pour les entreprises. La digitalisation et la mise en place de solutions logicielles sont devenues des leviers incontournables pour améliorer les performances de l’entreprise.
Cet article vous permettra de comprendre comment une entreprise peut améliorer ses processus grâce à l’utilisation de solutions logicielles. Nous allons voir en détail les quatre phases indispensables pour optimiser ses processus : la modelisation, l’identification des acteurs, l’implémentation et enfin, la simplification.
1) La modélisation
La modélisation des processus est la première étape à effectuer afin de comprendre le fonctionnement actuel des processus et de le représenter simplement. Pour cela, il est nécessaire de mettre sur papier le flux de travail et les règles à respecter.
Il est important de réaliser des diagrammes de flux et des schémas explicatifs pour expliciter le fonctionnement des processus. Les diagrammes sont mis en place pour visualiser le fonctionnement des processus. Les diagrammes sont généralement très pratiques pour comprendre le fonctionnement des processus mais aussi pour identifier les acteurs impliqués à chaque étape.
2) Identification des acteurs
Une fois que les diagrammes sont mis en place, l’identification des acteurs doit être effectuée. Il est important d’identifier les personnes qui sont impliquées à chaque étape du processus. Cela permet de mieux comprendre le fonctionnement général, mais aussi de voir les intéractions entre collaborateurs et les chaînes de décisions (parfois avec supérieur hiérarchique).
3) L’implémentation
Pour mettre en place une solution logicielle, il est nécessaire de comprendre le fonctionnement des processus et de les formaliser via les deux étapes précédentes. Une fois cela fait, il est possible de répliquer le processus dans une solution logicielle et de le rendre disponible pour les utilisateurs.
Reproduire le fonctionnement existant est très important car cela permet de ne pas rencontrer trop de résistance au changement des utilisateurs.
Il est aussi important de bien expliquer le fonctionnement du nouvel outil et de former les utilisateurs afin qu’ils puissent comprendre facilement le fonctionnement de la solution et comment elle peut les aider à gagner du temps dans leurs tâches.
4) Simplification
Une fois que la solution est implémentée, il est temps de commencer à simplifier les processus et à gagner du temps. Cette phase peut arriver plus tardivement, parfois après 3 ou 4 mois d’utilisation des processus dans leur version initiale.
Pour cette phase, il est crucial de se concentrer sur les processus qui peuvent être simplifiés et qui sont les plus chronophages.
Il est donc important d’analyser les processus en détail et de voir quels sont ceux qui peuvent être optimisés pour faire gagner le plus de temps possible.
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Et pickaform dans tout ça ?
La simplification et l’optimisation des processus sont des enjeux cruciaux pour les entreprises. La digitalisation et la mise en place de solutions logicielles sont des leviers incontournables pour améliorer les performances de l’entreprise.
Nous venons de voir brièvement les quatre étapes indispensables pour optimiser ses processus : la modélisation, l’identification des acteurs, l’implémentation, et pour terminer, la simplification, qui arrive géénralement plus tard.
Pour faire tout ceci, la plateforme logicielle SaaS pickaform propose un système de workflows collaboratifs intégrés à une plateforme no-code.
Cette combinaison de technologies modernes permet d’offrir la solution idéale pour les entreprises qui veulent rapidement améliorer leurs processus et… gagner du temps !