Nos nouveaux utilisateurs viennent bien souvent à PickaForm pour transformer une simple feuille Excel en une application collaborative en ligne. Et c’est parfait car on peut vraiment faire cela en quelque clics.
Mais ce que les nouveaux arrivants ne voient pas ou ne comprennent pas immédiatement, c’est que c’est juste un point de départ.
Oui ! A partir de là, vous pouvez faire beaucoup plus de choses avec vos données.
Après l’import, chaque « ligne » de données Excel devient une « donnée » indépendante dans une vraie base de données, ce qui signifie que vous pouvez travailler plus finement au niveau de chaque donnée.
PickaForm offre un bon lot de fonctionnalités pour booster les données qui viennent d’une feuille Excel :
- sécuriser une donnée indépendamment, en définissant qui peut la lire et la modifier
- lier des données entre elles, par exemple une donnée Contrat liée à une donnée Fournisseur
- attacher un workflow pour faire valider une donnée par différents collaborateurs à travers un processus pré-établi (et PickaForm propose clé-en-main un outil de construction de Workflow très facile)
- fusionner les données dans un document PDF, à partir d’un modèle choisi (vous créez vos propres modèles de documents avec Microsoft Word)
- attacher des fichiers à la donnée
- lier des fichiers Google Drive à la donnée
- ajouter des commentaires et commencer une discussion avec vos collaborateurs
- envoyer un email contenant les fichiers attachés à la donnée
- envoyer un email contenant un lien vers la donnée
- créer un évènement d’agenda connecté à la donnée
- créer une nouvelle version de la donnée (cela fait une image de la donnée elle-même ainsi que des fichiers qui lui sont attachés)
- transformer une donnée de type A dans une donnée de type B (avec migration automatique des champs)
En plus de ces fonctionnalités liées à la donnée, il y a d’autres bénéfices à transformer votre fichier Excel en application PickaForm :
- vous avez un espace de travail avec toutes applications différentes dans un même endroit
- vous pouvez partager cet espace de travail avec vos collaborateurs
- vous pouvez sécuriser chaque application indépendamment
- vous pouvez définir plusieurs listes de données (= vues = perspectives = filtres) de manière à ce que les utilisateurs parcourent facilement le contenu de chaque application, et ne voient que ce qui les concerne.
- vous bénéficiez d’un puissant moteur de recherche plein-texte qui cherche dans les données mais également dans les fichiers attachés
Comme vous le voyez, transformer son fichier Excel en application PickaForm n’est pas seulement un moyen de partager vos données en ligne : c’est aussi le meilleur moyen de les booster en leur offrant des capacités qu’elles n’avaient pas dans Excel.
Dans une future version, nous allons ajouter une vidéo d’introduction de ces fonctionnalités juste après le premier import Excel, de manière à ce que les nouveaux arrivants comprennent plus facilement les nouvelles possibilités offertes avec leurs données dans PickaForm.
1 ligne dans Excel transformée en un enregistrement indépendant en base de données avec ses propres fonctionnalités