Après quasiment 20 ans de travail dans le domaine de l’organisation et des processus d’entreprise, nous pouvons affirmer sans vanité que nous avons une expérience correcte des workflows.
Les workflows sont souvent rencontrés sous l’appellation BPM (signifiant Business Process Management). Nous avons pu tester beaucoup d’outils de BPM et d’approches différentes, allant des logiciels très riches en fonctionnalités aux produits plus simples ou open source.
De nos jours, la tendance est de suivre la norme BPMN (Business Process Model and Notation) quel que soit le type de workflow dont vous avez besoin.
C’est intelligent … ou pas. Explication !
Dans les grandes entreprises qui ont besoin de workflows plus complexes, comportant de nombreuses étapes et d’intéractions, la norme BPMN constitue un outil puissant pour bien modéliser tous les cas de figure. D’autre part, elle garantit un échange plus facile entre les différents intervenants puisque tout le monde parlera le même langage (BPMN).
Ces qualités sont indéniables et sont la force de toute normalisation.
Néanmoins, pour la plupart des besoins des petites et moyennes entreprises, le BPMN est souvent trop complexe.
Pour commencer, personne ne « parle » le BPMN naturellement. C’est quelque chose qu’il faut apprendre : le jargon y est riche. On y parle de Processus, Chorégraphies, Diagrammes, Sections, Sous-Modèles, Flux de séquence, Instantiation, Activités, Evénements, Messages, Sous-processus, Processus abstraits…
Jetez un oeil aux notations basiques ci-dessous, et lisez leur définition pour comprendre ce dont je parle. Ce n’est pas très compliqué, mais ce n’est pas très simple non plus :
Un effet secondaire de cette richesse est que les outils du marché respectant l’ensemble de la norme sont souvent complexes à appréhender.
Or, justement, la plupart des utilisateurs des petites et moyennes entreprises n’ont pas de temps à investir dans cet apprentissage :
- ils ont besoin de quelque chose qui fonctionne
- ils ont besoin de quelque chose de simple
- ils en ont besoin rapidement
Pour un petit workflow simple comportant 4 ou 5 étapes, utiliser la norme BPMN revient un peu à utiliser un rouleau compresseur pour écraser une mouche.
S’ils doivent louer des services d’un consultant BPM pour analyser leur processus métier et réaliser leur outil de workflow, alors le projet est quasiment mort-né, car on sait bien qu’il n’y aura ni le budget, ni le temps nécessaire.
Pour résoudre cela, nous avons passé beaucoup de temps à analyser le dénominateur commun des workflows simples, et dans la plupart des situations, un workflow d’entreprise est une succession d’étapes (ou d’états) où des acteurs doivent prendre des décisions.
Et… c’est tout !
Etapes. Acteurs. Décisions.
C’est ce principe extrêmement simple que nous avons suivi pour que vous puissiez réaliser vos propres workflows avec PickaForm. Vous pourrez, via une interface très simple :
- Créer les étapes dont vous avez besoin
- Décider des acteurs pour chaque étape
- Définir les décisions possibles à chaque étape
Terminé !
Cette logique nous a permis de réaliser aussi bien des workflows simples à quelques étapes, que des workflows plus complexes à 40 étapes pour des banques ou assurances (suivi de dossier), car la simplicité de la modélisation n’empêche pas pour autant la richesse d’un processus.
Avec PickaForm, nous pouvons vous garantir que vous pourrez rapidement créer vos propres workflows, en quelques minutes, et sans être un expert du BPM !
Si vous êtes intéressé, si vous voulez en savoir plus, ou si vous voulez créer vos propres workflows sans complexité, alors n’hésitez pas, et demandez une démo en ligne !
